Quelles alertes et rappels de paiement Houfy envoie-t-il ?

Comment fonctionnent les alertes de paiement

Le système de paiement automatisé de Houfy envoie des e-mails à des moments spécifiques tout au long de la chronologie de paiement d'une réservation. Les e-mails envoyés dépendent de si le client a accepté le prélèvement automatique lors du paiement ou s'il paiera manuellement.

• Clients avec prélèvement automatique (le client a coché la case d'accord de prélèvement automatique lors du paiement) : Houfy envoie des alertes à l'avance avant chaque prélèvement et des e-mails de confirmation après chaque prélèvement réussi ou échoué.

• Clients avec paiement manuel (le client n'a pas accepté le prélèvement automatique) : Houfy envoie des rappels de paiement demandant au client de payer, avec une urgence croissante à mesure que la date d'échéance approche.

Toutes les alertes de paiement sont envoyées automatiquement. Vous n'avez pas besoin de suivre les dates d'échéance ou d'envoyer des rappels vous-même — Houfy s'en occupe.

Trois catégories d'alertes de paiement

Chaque alerte de paiement appartient à l'une des trois catégories :

1. Alertes de prélèvement automatique

   • Quand cela est utilisé : Le client a accepté le prélèvement automatique. Houfy prélèvera automatiquement sur sa carte enregistrée.

   • Qui le reçoit : À la fois l'hôte et le client reçoivent des alertes avant, et des confirmations après, chaque prélèvement.

2. Rappels de paiement manuel

   • Quand cela est utilisé : Le client n'a pas accepté le prélèvement automatique. Houfy leur rappelle de payer par eux-mêmes.

   • Qui le reçoit : Le client reçoit des rappels. L'hôte ne reçoit que la dernière alerte urgente.

3. Alertes de dépôt de garantie

   • Quand cela est utilisé : Le dépôt de garantie est activé sur l'annonce. Couvre l'ensemble du cycle de vie de la retenue.

   • Qui le reçoit : À la fois l'hôte et le client à chaque phase du cycle de vie du dépôt.

Alertes de prélèvement automatique (le client a accepté le prélèvement automatique)

Lorsque le client accepte le prélèvement automatique lors du paiement, sa carte est enregistrée et Houfy gère tous les paiements automatiquement. Voici les alertes envoyées pendant ce processus :

Avant le prélèvement

• Avis de 3 jours à l'avance — Envoyé 3 jours avant la date de prélèvement prévue à la fois au client et à l'hôte. Informe les deux parties qu'un prélèvement automatique est imminent. Indique le montant, la date et les détails de la réservation.

• Avis de 1 jour à l'avance — Envoyé 1 jour avant la date de prélèvement prévue à la fois au client et à l'hôte. Dernière alerte que le prélèvement sera traité demain. Dernière chance pour le client de s'assurer que sa carte dispose de fonds suffisants.

Houfy ne traitera pas un prélèvement tant que l'alerte de 1 jour n'a pas été envoyée. Cela garantit que vous et le client avez toujours un avis préalable avant tout mouvement d'argent.

Après le prélèvement

• Prélèvement réussi — Envoyé immédiatement après que le prélèvement a été traité avec succès à la fois au client et à l'hôte. Confirme que le paiement a été effectué. Inclut le montant prélevé, le mode de paiement et le solde restant mis à jour.

• Prélèvement échoué — Envoyé immédiatement après qu'une tentative de prélèvement échoue, à la fois au client et à l'hôte. Notifie les deux parties que le prélèvement a été refusé. Houfy ne REPREND PAS le prélèvement. Le paiement prévu reste échoué jusqu'à ce que quelqu'un agisse : le client peut payer le solde via le lien de paiement dans son e-mail de réservation, ou vous pouvez le collecter manuellement. Houfy envoie des rappels de suivi d'échec 1 jour, 3 jours et 6 jours après l'échec, mais ce ne sont que des rappels — aucun autre prélèvement n'est tenté.

Un échec de paiement n'est pas réessayé, donc le solde restera impayé jusqu'à ce qu'il soit collecté d'une autre manière. La réservation reste active. Contactez le client et demandez-lui de payer via le lien dans son e-mail de réservation, ou collectez le solde manuellement.

Les alertes de prélèvement automatique s'appliquent à tous les types de prélèvements automatisés :

• Paiements de solde dû — Le solde restant après le dépôt initial, prélevé avant l'arrivée.

• Paiements fractionnés — Versements définis par l'hôte répartis sur plusieurs dates avant l'enregistrement.

Chaque paiement fractionné ou prélèvement de solde dû reçoit son propre ensemble d'alertes de 3 jours, 1 jour, succès et échec.

Rappels de paiement manuel (le client n'a pas accepté le prélèvement automatique)

Lorsque le client n'accepte pas le prélèvement automatique, Houfy ne peut pas prélever automatiquement sa carte. Au lieu de cela, il envoie une série de rappels demandant au client de se connecter et de payer. Ces rappels deviennent progressivement plus urgents. Houfy vérifie les rappels dus chaque heure, donc un rappel est envoyé peu après que la phase à laquelle il appartient devienne due.

La séquence de rappels

• Rappel de solde dû — Envoyé à la date d'échéance du paiement uniquement au client. Urgence standard. Informe le client que son solde est dû aujourd'hui et inclut un lien pour effectuer le paiement.

• Rappel de dépôt dû — Envoyé à la date de collecte du dépôt de garantie uniquement au client. Urgence standard.

• Rappel de suivi — Envoyé 3 jours après la date d'échéance si toujours impayé, uniquement au client. Urgence élevée.

• Rappel de retard — Envoyé 7 jours après la date d'échéance si toujours impayé, à la fois au client ET à l'hôte. L'hôte est informé que le paiement est en retard de 7 jours afin qu'il puisse faire un suivi.

• Rappel avant l'enregistrement — Envoyé 7 jours avant l'enregistrement si toujours impayé, à la fois au client ET à l'hôte.

• Rappel final urgent — Envoyé 1 jour avant l'enregistrement si toujours impayé, à la fois au client ET à l'hôte. Urgent.

Les rappels manuels ne sont envoyés qu'une seule fois à chaque étape. Houfy suit quels rappels ont été envoyés pour éviter les e-mails en double.

Quelles étapes vous êtes copié

Vous êtes copié sur deux des cinq étapes de rappel. Le rappel de la date d'échéance et le suivi de 3 jours vont uniquement au client. Vous recevez un e-mail lorsque le paiement est en retard de 7 jours, encore 7 jours avant l'enregistrement, et encore le jour avant l'enregistrement — les moments où vous pourriez avoir besoin de contacter le client vous-même.

Si un client paie son solde à un moment donné, la séquence de rappels manuels s'arrête et aucun autre rappel n'est envoyé pour ce paiement. Si un prélèvement automatique a échoué et que le solde a ensuite été réglé d'une autre manière, dites-le nous à info@houfy.com afin que nous puissions annuler le prélèvement échoué — sinon, les rappels d'échec peuvent continuer.

Alertes de dépôt de garantie

Si vous avez un dépôt de garantie activé sur votre annonce, Houfy envoie des alertes à chaque étape du cycle de vie du dépôt. Celles-ci sont distinctes des alertes de solde dû et de paiement fractionné. Important : un dépôt de garantie n'est pris qu'en tant que pré-autorisation lorsque la totalité de la période est inférieure à 7 jours — c'est-à-dire les jours avant l'enregistrement où vous le collectez, plus les nuits du séjour, plus vos jours de libération après le départ. Si ce total dépasse 7 jours, ou si vous collectez le dépôt lors de la réservation, Houfy prélève le dépôt sur la carte du client à la place et le rembourse ensuite. La plupart des séjours relèvent du cas de prélèvement, donc informez les clients que leur carte sera débitée et que l'argent sera retourné après le départ, et non simplement retenu.

• Avis de pré-autorisation de 3 jours — Envoyé 3 jours avant la date de pré-autorisation au client et à l'hôte. Une pré-autorisation de dépôt de garantie sera placée sur la carte du client dans 3 jours.

• Avis de pré-autorisation de 1 jour — Envoyé 1 jour avant la date de pré-autorisation au client et à l'hôte. La pré-autorisation sera placée demain.

• Pré-autorisation réussie — Envoyé lorsque la pré-autorisation est placée, au client et à l'hôte. Confirme que la pré-autorisation est active et qu'aucun argent n'a été prélevé. Si le dépôt a été collecté en tant que prélèvement plutôt qu'en tant que pré-autorisation, un Dépôt prélevé e-mail est envoyé à la place, et un Dépôt remboursé e-mail suit lorsqu'il est retourné.

• Échec de la pré-autorisation — Envoyé lorsque la tentative de pré-autorisation ou de prélèvement échoue, au client et à l'hôte. Il n'a pas pu être placé (carte refusée ou fonds insuffisants). Houfy ne réessaie pas — demandez au client de régler la carte et d'organiser le dépôt d'une autre manière.

• Pré-autorisation expirante — Envoyé uniquement à l'hôte, le jour avant qu'une pré-autorisation existante n'expire. Les pré-autorisations de carte durent 7 jours sur chaque processeur de paiement. Si la pré-autorisation est toujours nécessaire, Houfy la réautorise automatiquement. Le client n'est pas informé d'un renouvellement.

• Rappel de pré-lancement — Envoyé avant que la retenue ne soit automatiquement libérée après le départ pour l'hôte uniquement. Vous rappelle d'inspecter votre propriété et de décider de libérer ou de capturer le dépôt.

• Dépôt libéré — Envoyé lorsque vous libérez la retenue (pas de dommage) à l'invité et à l'hôte. Confirme que la retenue du dépôt a été libérée. L'invité n'a jamais été facturé.

• Dépôt capturé — Envoyé lorsque vous capturez le dépôt (dommage trouvé) à l'invité et à l'hôte. Confirme combien a été capturé et la raison de la capture.

Les alertes de dépôt de garantie fonctionnent de la même manière que l'invité ait accepté ou non le prélèvement automatique, car les retenues de dépôt de garantie nécessitent une carte enregistrée de toute façon.

Chronologie des alertes : Une réservation typique

Voici à quoi ressemble la chronologie complète des alertes pour une réservation typique avec une politique de paiement Dépôt + Solde et un dépôt de garantie, où l'invité a accepté le prélèvement automatique :

• Réservation confirmée : L'invité paie le dépôt initial. Le solde restant et la retenue de dépôt de garantie sont programmés en interne. Email de confirmation de réservation envoyé.

• Date d'échéance du solde − 3 jours : Alerte de prélèvement automatique de 3 jours envoyée à l'invité et à l'hôte pour le prochain paiement du solde.

• Date d'échéance du solde − 1 jour : Alerte de prélèvement automatique de 1 jour envoyée. Le prélèvement sera effectué demain.

• Date d'échéance du solde : Houfy prélève le solde restant sur la carte enregistrée de l'invité. Email de succès (ou d'échec) du prélèvement envoyé.

• Date de retenue du dépôt − 3 jours : Alerte de dépôt de garantie de 3 jours envoyée à l'invité et à l'hôte.

• Date de retenue du dépôt − 1 jour : Alerte de dépôt de garantie de 1 jour envoyée.

• Date de retenue du dépôt : Houfy place la retenue d'autorisation sur la carte de l'invité. Aucun montant facturé. Email de succès (ou d'échec) de la retenue envoyé.

• Pendant le séjour (si nécessaire) : si la retenue expire avant le départ, Houfy la réautorise automatiquement et envoie un email à l'hôte la veille de son expiration. Aucun email n'est envoyé à l'invité.

• Après le départ : L'hôte reçoit un rappel de pré-lancement pour inspecter la propriété et décider sur le dépôt.

• L'hôte décide : L'hôte libère la retenue (pas de dommage) ou la capture (dommage trouvé). Alerte de libération ou de capture envoyée aux deux.

Si l'invité n'a pas accepté le prélèvement automatique, les alertes de solde dues ci-dessus seraient remplacées par la séquence de rappel de paiement manuel à la place.

Comment les alertes sont livrées

• Email : Toutes les alertes de paiement sont livrées par email. Houfy utilise l'adresse email que chaque utilisateur a sur son compte Houfy.

• Timing : Houfy vérifie les alertes de prélèvement automatique toutes les 5 minutes et les rappels de paiement manuel toutes les heures, donc chaque alerte est envoyée peu après qu'elle soit due. Les notifications de succès et d'échec sont envoyées immédiatement après le traitement du prélèvement.

• Aucun doublon : Houfy enregistre chaque alerte qu'il envoie par rapport au prélèvement, donc la même étape n'est pas envoyée par email deux fois.

Questions Fréquemment Posées

Puis-je désactiver les alertes de paiement ?

Les alertes de paiement font partie du système de paiement automatisé et ne peuvent pas être désactivées individuellement. Elles sont conçues pour tenir à la fois vous et l'invité informés de chaque événement de paiement. Cependant, vous pouvez gérer leurs préférences de notification par email dans les paramètres de leur compte Houfy.

Que se passe-t-il si l'invité ne lit pas les alertes et que le prélèvement est effectué ?

Les alertes de prélèvement automatique sont informatives : le prélèvement sera toujours effectué à la date prévue, que le client lise ou non l'e-mail. Les alertes donnent au client un préavis afin qu'il puisse s'assurer que sa carte dispose de fonds suffisants.

Pourquoi mon client n'a-t-il pas reçu de rappel ?

Les rappels de paiement manuels ne sont envoyés qu'aux clients qui n'ont pas accepté le prélèvement automatique. Si le client a accepté le prélèvement automatique, il recevra à la place des alertes de prélèvement automatique (préavis de 3 jours, préavis de 1 jour, succès/échec). De plus, chaque rappel n'est envoyé qu'une seule fois : vérifiez si le rappel a déjà été envoyé pour cette réservation.

Que se passe-t-il si un prélèvement échoue et que le client ne répond pas à l'alerte ?

Houfy ne réessaie pas un prélèvement échoué. Vous et le client recevez immédiatement une alerte d'échec, et Houfy envoie des rappels de suivi 1 jour, 3 jours et 6 jours plus tard, mais aucun autre prélèvement n'est tenté. Contactez le client et demandez-lui de payer via le lien dans son e-mail de réservation, ou collectez le solde manuellement.

Les paiements fractionnés reçoivent-ils chacun leurs propres alertes ?

Oui. Chaque versement de paiement fractionné est traité comme un prélèvement séparé avec son propre ensemble complet d'alertes : préavis de 3 jours, préavis de 1 jour, et confirmation de succès ou d'échec. Si vous avez trois paiements fractionnés prévus, le client et l'hôte recevront trois ensembles d'alertes distincts.

Houfy envoie-t-il des alertes pour le paiement initial de réservation ?

Le paiement initial de réservation (le dépôt ou le paiement complet au moment de la réservation) déclenche un e-mail de confirmation de réservation standard, et non la séquence d'alertes de prélèvement automatique. Les alertes de prélèvement automatique ne s'appliquent qu'aux prélèvements programmés futurs tels que les paiements de solde dus, les paiements fractionnés et les dépôts de garantie.

Référence complète des alertes

Voici chaque alerte par e-mail liée au paiement que Houfy envoie, organisée par catégorie :

Alertes de prélèvement automatique

• Alerte de prélèvement automatique préavis de 3 jours (client) — Envoyée au client, 3 jours avant le prélèvement prévu

• Alerte de prélèvement automatique préavis de 3 jours (hôte) — Envoyée à l'hôte, 3 jours avant le prélèvement prévu

• Alerte de prélèvement automatique préavis de 1 jour (client) — Envoyée au client, 1 jour avant le prélèvement prévu

• Alerte de prélèvement automatique préavis de 1 jour (hôte) — Envoyée à l'hôte, 1 jour avant le prélèvement prévu

• Succès de prélèvement automatique (client) — Envoyée au client, prélèvement effectué avec succès

• Succès de prélèvement automatique (hôte) — Envoyée à l'hôte, prélèvement effectué avec succès

• Échec de prélèvement automatique (client & hôte) — Envoyée aux deux, tentative de prélèvement échouée

• Rappel d'échec de prélèvement automatique 1 jour (client & hôte) — Envoyé 1 jour après un prélèvement échoué

• Rappel d'échec de prélèvement automatique 3 jours (client & hôte) — Envoyé 3 jours après un prélèvement échoué

• Rappel d'échec de prélèvement automatique final (client & hôte) — Envoyé 6 jours après un prélèvement échoué

• Vérification supplémentaire requise (client) — Envoyée lorsque la banque du client demande un code 3-D Secure ou un code à usage unique. Le prélèvement ne peut pas être complété tant que le client ne suit pas le lien dans cet e-mail.

• Prélèvement automatique annulé (client & hôte) — Envoyée lorsque l'hôte annule un prélèvement automatique programmé

Rappels de paiement manuels

• Rappel de solde dû — Envoyé au client, à la date d'échéance du paiement

• Rappel de dépôt dû — Envoyé au client, à la date de collecte du dépôt

• Rappel de suivi — Envoyé au client, 3 jours après la date d'échéance si toujours impayé

• Rappel final urgent (client) — Envoyé au client, 1 jour avant l'enregistrement si toujours impayé

• Rappel final urgent (hôte) — Envoyé à l'hôte, 1 jour avant l'enregistrement si toujours impayé

• Rappel de retard (client & hôte) — Envoyé aux deux, 7 jours après la date d'échéance si toujours impayé

• Rappel avant l'enregistrement (client & hôte) — Envoyé aux deux, 7 jours avant l'enregistrement si toujours impayé

Alerte de dépôt de garantie

• Alerte de dépôt de garantie 3 jours — Envoyé au client et à l'hôte, 3 jours avant la date de blocage

• Alerte de dépôt de garantie 1 jour — Envoyé au client et à l'hôte, 1 jour avant la date de blocage

• Blocage réussi — Envoyé au client et à l'hôte, blocage effectué sur la carte

• Échec du blocage — Envoyé au client et à l'hôte, tentative de blocage échouée

• Blocage renouvelé — Envoyé au client, blocage renouvelé pour des séjours plus longs

• Rappel de pré-libre — Envoyé à l'hôte, avant la libération automatique après le départ

• Dépôt libéré — Envoyé au client et à l'hôte, l'hôte libère le blocage (pas de dommage)

• Dépôt capturé — Envoyé au client et à l'hôte, l'hôte capture le dépôt (dommage)

• Dépôt facturé (client & hôte) — Envoyé lorsque le dépôt est pris comme une charge plutôt qu'un blocage

• Échec de la charge de dépôt (client & hôte) — Envoyé lorsque cette charge échoue

• Dépôt remboursé (client & hôte) — Envoyé lorsque un dépôt facturé est remboursé après le départ

• Remboursement de dépôt arrêté (client & hôte) — Envoyé lorsque l'hôte arrête le remboursement automatique pour faire une réclamation de dommage

• Échec de la capture de dépôt (client & hôte) — Envoyé lorsque une tentative de capture échoue

• Blocage expirant (hôte) — Envoyé à l'hôte la veille de l'expiration d'un blocage existant

Notes importantes

• Les alertes sont automatiques — aucune action requise de votre part. Houfy suit chaque événement de paiement et envoie le bon e-mail au bon moment. Vous n'avez pas besoin de configurer, programmer ou envoyer des e-mails de paiement.

• L'alerte de 1 jour est une porte de sécurité. Houfy ne traitera pas une auto-facturation tant que l'avis de 1 jour n'a pas été envoyé. Cela signifie que votre client reçoit toujours au moins un jour d'avis avant d'être facturé.

• Les échecs de paiement déclenchent des alertes, mais pas de nouvelles tentatives. Lorsque un paiement échoue, vous et le client êtes immédiatement informés, et des rappels suivent à 1, 3 et 6 jours. Houfy ne tentera pas de nouveau le paiement — vous devez vous impliquer.

• Les rappels manuels s'intensifient progressivement. Pour les clients qui n'ont pas accepté le prélèvement automatique, Houfy commence par un rappel doux à la date d'échéance, fait un suivi 3 jours plus tard, et envoie une alerte finale urgente à vous et au client la veille de l'enregistrement.

Articles d'aide connexes

• Comment fonctionnent les paiements automatisés sur Houfy ? — Un aperçu général de l'ensemble du système de paiement automatisé.

• Comment configurer le paiement automatique pour le solde dû et les paiements fractionnés ? — Configuration de la politique de paiement de dépôt + solde et du calendrier de paiement fractionné.

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