Quali avvisi e promemoria di pagamento invia Houfy?

Come funzionano gli avvisi di pagamento

Il sistema di pagamento automatizzato di Houfy invia email in momenti specifici durante la timeline di pagamento di una prenotazione. Quali email vengono inviate dipende dal fatto che l'ospite abbia accettato di essere addebitato automaticamente al checkout o pagherà manualmente.

• Ospiti con addebito automatico (l'ospite ha selezionato la casella di accordo per l'addebito automatico al checkout): Houfy invia avvisi anticipati prima di ogni addebito e email di conferma dopo che ogni addebito ha avuto successo o è fallito.

• Ospiti con pagamento manuale (l'ospite non ha accettato l'addebito automatico): Houfy invia promemoria di pagamento chiedendo all'ospite di pagare, con urgenza crescente man mano che la data di scadenza si avvicina.

Tutti gli avvisi di pagamento vengono inviati automaticamente. Non è necessario tenere traccia delle date di scadenza o inviare promemoria da solo: Houfy si occupa di tutto.

Tre categorie di avvisi di pagamento

Ogni avviso di pagamento rientra in una delle tre categorie:

1. Avvisi di addebito automatico

   • Quando viene utilizzato: L'ospite ha accettato l'addebito automatico. Houfy addebiterà automaticamente la loro carta salvata.

   • Chi lo riceve: Sia l'host che l'ospite ricevono avvisi prima e conferme dopo ogni addebito.

2. Promemoria di pagamento manuale

   • Quando viene utilizzato: L'ospite non ha accettato l'addebito automatico. Houfy ricorda loro di pagare autonomamente.

   • Chi lo riceve: L'ospite riceve promemoria. L'host riceve solo l'ultimo avviso urgente.

3. Avvisi di deposito cauzionale

   • Quando viene utilizzato: Il deposito cauzionale è abilitato nell'annuncio. Copre l'intero ciclo di vita della trattenuta.

   • Chi lo riceve: Sia l'host che l'ospite in ogni fase del ciclo di vita del deposito.

Avvisi di addebito automatico (l'ospite ha accettato l'addebito automatico)

Quando un ospite accetta l'addebito automatico al checkout, la sua carta viene salvata e Houfy gestisce tutti i pagamenti automaticamente. Ecco gli avvisi inviati durante questo processo:

Prima dell'addebito

• Avviso di 3 giorni in anticipo — Inviato 3 giorni prima della data di addebito programmata sia all'ospite che all'host. Informa entrambe le parti che un addebito automatico è in arrivo. Mostra l'importo, la data e i dettagli della prenotazione.

• Avviso di 1 giorno in anticipo — Inviato 1 giorno prima della data di addebito programmata sia all'ospite che all'host. Ultimo avviso che l'addebito sarà elaborato domani. Ultima possibilità per l'ospite di assicurarsi che la propria carta abbia fondi sufficienti.

Houfy non elaborerà un addebito fino a quando non è stato inviato l'avviso di 1 giorno. Questo garantisce che sia tu che l'ospite abbiate sempre un avviso anticipato prima che qualsiasi denaro venga movimentato.

Dopo l'addebito

• Addebito riuscito — Inviato immediatamente dopo che l'addebito è stato elaborato con successo sia all'ospite che all'host. Conferma che il pagamento è andato a buon fine. Include l'importo addebitato, il metodo di pagamento e il saldo rimanente aggiornato.

• Addebito fallito — Inviato immediatamente dopo che un tentativo di addebito fallisce, sia all'ospite che all'host. Notifica entrambe le parti che l'addebito è stato rifiutato. Houfy NON riprova l'addebito. Il pagamento programmato rimane fallito fino a quando qualcuno non agisce: l'ospite può pagare il saldo dal link di pagamento nella propria email di prenotazione, oppure puoi raccoglierlo manualmente. Houfy invia promemoria di follow-up per il fallimento 1 giorno, 3 giorni e 6 giorni dopo il fallimento, ma questi sono solo promemoria: non viene tentato alcun ulteriore addebito.

Un addebito non riuscito non viene ripetuto, quindi il saldo rimarrà non pagato fino a quando non verrà riscosso in un altro modo. La prenotazione rimane attiva. Contatta l'ospite e chiedi di pagare dal link nella loro email di prenotazione, oppure riscuoti il saldo manualmente.

Gli avvisi di addebito automatico si applicano a tutti i tipi di addebiti automatizzati:

• Pagamenti saldo dovuto — Il saldo rimanente dopo il deposito iniziale, addebitato prima dell'arrivo.

• Pagamenti frazionati — Rate definite dall'host distribuite su più date prima del check-in.

Ogni pagamento frazionato o addebito saldo dovuto riceve il proprio set di avvisi di 3 giorni, 1 giorno, successo e fallimento.

Promemoria di pagamento manuale (L'ospite non ha accettato l'addebito automatico)

Quando un ospite non accetta l'addebito automatico, Houfy non può addebitare automaticamente la loro carta. Invece, invia una serie di promemoria chiedendo all'ospite di accedere e pagare. Questi promemoria diventano progressivamente più urgenti. Houfy controlla i promemoria dovuti ogni ora, quindi un promemoria viene inviato poco dopo che la fase a cui appartiene diventa dovuta.

La sequenza di promemoria

• Promemoria saldo dovuto — Inviato nella data di scadenza del pagamento solo all'ospite. Urgenza standard. Comunica all'ospite che il loro saldo è dovuto oggi e include un link per effettuare il pagamento.

• Promemoria deposito dovuto — Inviato nella data di riscossione del deposito di sicurezza solo all'ospite. Urgenza standard.

• Promemoria di follow-up — Inviato 3 giorni dopo la data di scadenza se ancora non pagato, solo all'ospite. Urgenza elevata.

• Promemoria scaduto — Inviato 7 giorni dopo la data di scadenza se ancora non pagato, sia all'ospite CHE all'host. L'host viene informato che il pagamento è scaduto da 7 giorni in modo che possa seguire.

• Promemoria pre-check-in — Inviato 7 giorni prima del check-in se ancora non pagato, sia all'ospite CHE all'host.

• Promemoria finale urgente — Inviato 1 giorno prima del check-in se ancora non pagato, sia all'ospite CHE all'host. Urgente.

I promemoria manuali vengono inviati solo una volta in ciascuna fase. Houfy tiene traccia di quali promemoria sono stati inviati per evitare email duplicate.

Quali fasi ti copiano

Sei copiato su due delle cinque fasi di promemoria. Il promemoria della data di scadenza e il follow-up di 3 giorni vanno solo all'ospite. Ricevi un'email quando il pagamento è scaduto da 7 giorni, di nuovo 7 giorni prima del check-in e di nuovo il giorno prima del check-in — i punti in cui potresti dover contattare tu stesso l'ospite.

Se un ospite paga il proprio saldo in qualsiasi momento, la sequenza di promemoria manuali si ferma e non vengono inviati ulteriori promemoria per quel pagamento. Se un addebito automatico è fallito e il saldo è stato poi saldato in un altro modo, faccelo sapere a info@houfy.com in modo che possiamo annullare l'addebito fallito — altrimenti i promemoria di fallimento potrebbero continuare.

Avvisi sul deposito di sicurezza

Se hai un deposito di sicurezza abilitato sulla tua inserzione, Houfy invia avvisi in ogni fase del ciclo di vita del deposito. Questi sono separati dagli avvisi di saldo dovuto e di pagamento frazionato. Importante: un deposito di sicurezza viene preso solo come una hold di autorizzazione quando l'intero periodo rientra in 7 giorni — cioè, i giorni prima del check-in in cui lo riscuoti, più le notti del soggiorno, più i tuoi giorni di rilascio dopo il check-out. Se quel totale è superiore a 7 giorni, o se riscuoti il deposito al momento della prenotazione, Houfy addebita il deposito sulla carta dell'ospite invece e lo rimborsa successivamente. La maggior parte dei soggiorni rientra nel caso di addebito, quindi informa gli ospiti che la loro carta sarà addebitata e il denaro restituito dopo il check-out, non semplicemente trattenuto.

• Avviso di pre-hold di 3 giorni — Inviato 3 giorni prima della data di hold all'ospite e all'host. Una hold di deposito di sicurezza sarà applicata sulla carta dell'ospite tra 3 giorni.

• Avviso di pre-hold di 1 giorno — Inviato 1 giorno prima della data di hold all'ospite e all'host. La hold sarà applicata domani.

• Hold riuscita — Inviato quando la hold è applicata, all'ospite e all'host. Conferma che la hold è attiva e non sono stati prelevati soldi. Se il deposito è stato riscosso come un addebito piuttosto che come una hold, un Deposito Addebitato email viene inviata invece, e un Deposito Rimborsato email segue quando viene restituito.

• Hold fallita — Inviato quando un tentativo di hold o di addebito del deposito fallisce, all'ospite e all'host. Non è stato possibile applicarlo (carta rifiutata o fondi insufficienti). Houfy non lo ripete — chiedi all'ospite di sistemare la carta e organizzare il deposito in un altro modo.

• Hold in scadenza — Inviato solo all'host, il giorno prima che una hold esistente scada. Le autorizzazioni della carta durano 7 giorni su ogni processore di pagamento. Se la hold è ancora necessaria, Houfy la ri-autorizza automaticamente. L'ospite non riceve email riguardo a un rinnovo.

• Promemoria Pre-Rilascio — Inviato prima che la prenotazione venga automaticamente rilasciata dopo il check-out a solo host. Ti ricorda di ispezionare la tua proprietà e decidere se rilasciare o trattenere il deposito.

• Deposito Rilasciato — Inviato quando rilasci il blocco (nessun danno) al guest e all'host. Conferma che il blocco del deposito è stato rilasciato. Il guest non è mai stato addebitato.

• Deposito Trattenuto — Inviato quando tratti il deposito (danno trovato) al guest e all'host. Conferma quanto è stato trattenuto e il motivo della trattenuta.

Le notifiche del deposito di sicurezza funzionano allo stesso modo, che il guest abbia accettato o meno l'addebito automatico, poiché i blocchi del deposito di sicurezza richiedono comunque una carta salvata.

Timeline degli Avvisi: Una Prenotazione Tipica

Ecco come appare la timeline completa degli avvisi per una prenotazione tipica con una politica di pagamento Deposito + Saldo e un deposito di sicurezza, dove il guest ha accettato l'addebito automatico:

• Prenotazione confermata: Il guest paga il deposito iniziale. Il saldo rimanente e il blocco del deposito di sicurezza sono programmati internamente. Email di conferma della prenotazione inviata.

• Data di scadenza del saldo − 3 giorni: Avviso di addebito automatico di 3 giorni inviato al guest e all'host per il prossimo pagamento del saldo.

• Data di scadenza del saldo − 1 giorno: Avviso di addebito automatico di 1 giorno inviato. L'addebito verrà elaborato domani.

• Data di scadenza del saldo: Houfy addebita il saldo rimanente sulla carta salvata del guest. Email di successo (o fallimento) dell'addebito inviata.

• Data di blocco del deposito − 3 giorni: Avviso di deposito di sicurezza di 3 giorni inviato al guest e all'host.

• Data di blocco del deposito − 1 giorno: Avviso di deposito di sicurezza di 1 giorno inviato.

• Data di blocco del deposito: Houfy effettua il blocco di autorizzazione sulla carta del guest. Nessun addebito. Email di successo (o fallimento) del blocco inviata.

• Durante il soggiorno (se necessario): se il blocco scade prima del check-out, Houfy lo ri-autorizza automaticamente e invia un'email all'host il giorno prima della scadenza. Nessuna email viene inviata al guest.

• Dopo il check-out: L'host riceve un promemoria di pre-rilascio per ispezionare la proprietà e decidere sul deposito.

• L'host decide: L'host rilascia il blocco (nessun danno) o lo trattiene (danno trovato). Avviso di rilascio o trattenuta inviato a entrambi.

Se il guest non ha accettato l'addebito automatico, gli avvisi di saldo dovuto sopra sarebbero sostituiti dalla sequenza di promemoria di pagamento manuale.

Come Vengono Inviati gli Avvisi

• Email: Tutti gli avvisi di pagamento vengono inviati via email. Houfy utilizza l'indirizzo email che ogni utente ha sul proprio account Houfy.

• Tempistica: Houfy controlla gli avvisi di addebito automatico ogni 5 minuti e i promemoria di pagamento manuale ogni ora, quindi ogni avviso viene inviato poco dopo che diventa dovuto. Le notifiche di successo e fallimento vengono inviate immediatamente dopo che l'addebito è stato elaborato.

• Nessun duplicato: Houfy registra ogni avviso che invia contro l'addebito, quindi la stessa fase non viene inviata due volte via email.

Domande Frequenti

Posso disattivare gli avvisi di pagamento?

Gli avvisi di pagamento fanno parte del sistema di pagamento automatizzato e non possono essere disattivati singolarmente. Sono progettati per tenere informati sia te che il guest su ogni evento di pagamento. Tuttavia, puoi gestire le loro preferenze di notifica via email nelle impostazioni del tuo account Houfy.

E se il guest non legge gli avvisi e l'addebito viene elaborato?

Le notifiche di addebito automatico sono informative: l'addebito verrà comunque elaborato nella data programmata, indipendentemente dal fatto che l'ospite legga l'email. Le notifiche danno all'ospite un preavviso in modo che possa assicurarsi che la sua carta abbia fondi sufficienti.

Perché il mio ospite non ha ricevuto un promemoria?

I promemoria di pagamento manuale vengono inviati solo agli ospiti che non hanno accettato l'addebito automatico. Se l'ospite ha accettato l'addebito automatico, riceverà invece le notifiche di addebito automatico (notifica di 3 giorni, notifica di 1 giorno, successo/fallimento). Inoltre, ogni promemoria viene inviato solo una volta: controlla se il promemoria è già stato inviato per questa prenotazione.

Cosa succede se un addebito fallisce e l'ospite non risponde alla notifica?

Houfy non riprova un addebito fallito. Sia tu che l'ospite ricevete immediatamente un avviso di fallimento e Houfy invia promemoria di follow-up 1 giorno, 3 giorni e 6 giorni dopo, ma non viene tentato alcun ulteriore addebito. Contatta l'ospite e chiedi di pagare dal link nella loro email di prenotazione, oppure riscuoti il saldo manualmente.

I pagamenti frazionati ricevono ciascuno le proprie notifiche?

Sì. Ogni rata di pagamento frazionato è trattata come un addebito separato con il proprio set completo di notifiche: notifica di 3 giorni, notifica di 1 giorno e conferma di successo o fallimento. Se hai tre pagamenti frazionati programmati, l'ospite e l'host riceveranno tre set separati di notifiche.

Houfy invia notifiche per il pagamento iniziale della prenotazione?

Il pagamento iniziale della prenotazione (il deposito o il pagamento completo al momento della prenotazione) attiva un'email di conferma della prenotazione standard, non la sequenza di notifiche di addebito automatico. Le notifiche di addebito automatico si applicano solo agli addebiti programmati futuri come i pagamenti del saldo dovuto, i pagamenti frazionati e le trattenute per deposito di sicurezza.

Riferimento completo delle notifiche

Ecco ogni notifica email relativa ai pagamenti che Houfy invia, organizzata per categoria:

Notifiche di addebito automatico

• Notifica di addebito automatico di 3 giorni (ospite) — Inviata all'ospite, 3 giorni prima dell'addebito programmato

• Notifica di addebito automatico di 3 giorni (host) — Inviata all'host, 3 giorni prima dell'addebito programmato

• Notifica di addebito automatico di 1 giorno (ospite) — Inviata all'ospite, 1 giorno prima dell'addebito programmato

• Notifica di addebito automatico di 1 giorno (host) — Inviata all'host, 1 giorno prima dell'addebito programmato

• Successo dell'addebito automatico (ospite) — Inviata all'ospite, addebito elaborato con successo

• Successo dell'addebito automatico (host) — Inviata all'host, addebito elaborato con successo

• Addebito automatico fallito (ospite e host) — Inviata a entrambi, tentativo di addebito fallito

• Promemoria di fallimento dell'addebito automatico 1 giorno (ospite e host) — Inviata 1 giorno dopo un addebito fallito

• Promemoria di fallimento dell'addebito automatico 3 giorni (ospite e host) — Inviata 3 giorni dopo un addebito fallito

• Promemoria finale di fallimento dell'addebito automatico (ospite e host) — Inviata 6 giorni dopo un addebito fallito

• Verifica extra richiesta (ospite) — Inviata quando la banca dell'ospite richiede 3-D Secure o un codice monouso. L'addebito non può completarsi fino a quando l'ospite non segue il link in questa email.

• Addebito automatico annullato (ospite e host) — Inviata quando l'host annulla un addebito automatico programmato

Promemoria di pagamento manuale

• Promemoria saldo dovuto — Inviato all'ospite, alla data di scadenza del pagamento

• Promemoria deposito dovuto — Inviato all'ospite, alla data di raccolta del deposito

• Promemoria di follow-up — Inviato all'ospite, 3 giorni dopo la data di scadenza se ancora non pagato

• Ultimo promemoria urgente (ospite) — Inviato all'ospite, 1 giorno prima del check-in se ancora non pagato

• Ultimo promemoria urgente (host) — Inviato all'host, 1 giorno prima del check-in se ancora non pagato

• Promemoria di scadenza (ospite & host) — Inviato a entrambi, 7 giorni dopo la data di scadenza se ancora non pagato

• Promemoria pre-check-in (ospite & host) — Inviato a entrambi, 7 giorni prima del check-in se ancora non pagato

Avvisi sul deposito di sicurezza

• Avviso di deposito di sicurezza 3 giorni — Inviato all'ospite e all'host, 3 giorni prima della data di blocco

• Avviso di deposito di sicurezza 1 giorno — Inviato all'ospite e all'host, 1 giorno prima della data di blocco

• Blocco riuscito — Inviato all'ospite e all'host, blocco effettuato sulla carta

• Blocco fallito — Inviato all'ospite e all'host, tentativo di blocco fallito

• Blocco rinnovato — Inviato all'ospite, blocco rinnovato per soggiorni più lunghi

• Promemoria pre-rilascio — Inviato all'host, prima del rilascio automatico dopo il check-out

• Deposito rilasciato — Inviato all'ospite e all'host, l'host rilascia il blocco (nessun danno)

• Deposito catturato — Inviato all'ospite e all'host, l'host cattura il deposito (danno)

• Addebito deposito (ospite & host) — Inviato quando il deposito viene preso come addebito piuttosto che come blocco

• Addebito deposito fallito (ospite & host) — Inviato quando quell'addebito fallisce

• Deposito rimborsato (ospite & host) — Inviato quando un deposito addebitato viene rimborsato dopo il check-out

• Rimborso deposito fermato (ospite & host) — Inviato quando l'host ferma il rimborso automatico per fare una richiesta di danno

• Cattura deposito fallita (ospite & host) — Inviato quando un tentativo di cattura fallisce

• Scadenza blocco (host) — Inviato all'host il giorno prima della scadenza di un blocco esistente

Note importanti

• Gli avvisi sono automatici — non è necessaria alcuna azione da parte tua. Houfy tiene traccia di ogni evento di pagamento e invia l'email giusta al momento giusto. Non è necessario impostare, programmare o inviare email di pagamento.

• L'avviso di 1 giorno è un gate di sicurezza. Houfy non elaborerà un addebito automatico fino a quando non è stato inviato l'avviso di 1 giorno. Questo significa che il tuo ospite riceve sempre almeno un giorno di preavviso prima di essere addebitato.

• Le transazioni non riuscite attivano avvisi, ma non ripetizioni. Quando una transazione fallisce, sia tu che l'ospite ricevete immediatamente una notifica, e seguono promemoria dopo 1, 3 e 6 giorni. Houfy non tenterà di nuovo la transazione: dovrai intervenire.

• I promemoria manuali aumentano gradualmente. Per gli ospiti che non hanno accettato l'addebito automatico, Houfy inizia con un promemoria gentile alla data di scadenza, segue 3 giorni dopo e invia un ultimo avviso urgente sia a te che all'ospite il giorno prima del check-in.

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