Koje obavijesti i podsjetnike o plaćanju šalje Houfy?

Kako funkcioniraju obavijesti o plaćanju

Houfyjev automatizirani sustav plaćanja šalje e-poštu u određenim trenucima tijekom vremenskog okvira plaćanja rezervacije. Koje se e-poruke šalju ovisi o tome je li gost pristao na automatsko naplaćivanje prilikom odjave ili će platiti ručno.

• Gosti s automatskim naplaćivanjem (gost je označio okvir za pristajanje na automatsko naplaćivanje prilikom odjave): Houfy šalje prethodne obavijesti prije svake naplate i potvrde e-pošte nakon što svaka naplata uspije ili ne uspije.

• Gosti koji plaćaju ručno (gost nije pristao na automatsko naplaćivanje): Houfy šalje podsjetnike za plaćanje tražeći od gosta da plati, s rastućom hitnošću kako rok za plaćanje prolazi.

Sve obavijesti o plaćanju šalju se automatski. Ne morate pratiti datume dospijeća ili sami slati podsjetnike — Houfy se brine o tome.

Tri kategorije obavijesti o plaćanju

Svaka obavijest o plaćanju spada u jednu od tri kategorije:

1. Obavijesti o automatskom naplaćivanju

   • Kada se koristi: Gost je pristao na automatsko naplaćivanje. Houfy će automatski naplatiti njihovu spremljenu karticu.

   • Tko to prima: I domaćin i gost primaju obavijesti prije, i potvrde nakon, svake naplate.

2. Podsjetnici za ručno plaćanje

   • Kada se koristi: Gost nije pristao na automatsko naplaćivanje. Houfy ih podsjeća da plate sami.

   • Tko to prima: Gost prima podsjetnike. Domaćin prima samo konačnu hitnu obavijest.

3. Obavijesti o sigurnosnom depozitu

   • Kada se koristi: Sigurnosni depozit je omogućen na popisu. Pokriva cijeli životni ciklus zadržavanja.

   • Tko to prima: I domaćin i gost u svakoj fazi životnog ciklusa depozita.

Obavijesti o automatskom naplaćivanju (Gost pristao na automatsko naplaćivanje)

Kada gost pristane na automatsko naplaćivanje prilikom odjave, njihova kartica se sprema i Houfy automatski obrađuje sve uplate. Evo obavijesti koje se šalju tijekom ovog procesa:

Prije naplate

• Obavijest 3 dana unaprijed — Poslana 3 dana prije zakazanog datuma naplate i gostu i domaćinu. Obavještava obje strane da dolazi automatska naplata. Prikazuje iznos, datum i detalje rezervacije.

• Obavijest 1 dan unaprijed — Poslana 1 dan prije zakazanog datuma naplate i gostu i domaćinu. Konačno upozorenje da će se naplata obraditi sutra. Posljednja prilika za gosta da osigura da njegova kartica ima dovoljno sredstava.

Houfy neće obraditi naplatu dok obavijest 1 dan unaprijed nije poslana. To osigurava da i vi i gost uvijek imate prethodnu obavijest prije nego što se novac pomakne.

Poslije naplate

• Naplata uspješna — Poslana odmah nakon što je naplata uspješno obrađena i gostu i domaćinu. Potvrđuje da je uplata prošla. Uključuje iznos naplate, način plaćanja i ažurirani preostali saldo.

• Naplata neuspješna — Poslana odmah nakon što pokušaj naplate ne uspije, i gostu i domaćinu. Obavještava obje strane da je naplata odbijena. Houfy NE ponavlja naplatu. Zakazana uplata ostaje neuspješna dok netko ne djeluje: gost može platiti saldo putem poveznice za uplatu u svojoj e-pošti rezervacije, ili ga možete prikupiti ručno. Houfy šalje podsjetnike o neuspjehu 1 dan, 3 dana i 6 dana nakon neuspjeha, ali to su samo podsjetnici — ne pokušava se dodatna naplata.

Neuspjela naplata se ne ponavlja, tako da će saldo ostati neplaćen dok se ne prikupi na drugi način. Rezervacija ostaje aktivna. Kontaktirajte gosta i zamolite ih da plate putem veze u njihovom rezervacijskom e-mailu, ili prikupite saldo ručno.

Upozorenja za automatsku naplatu primjenjuju se na sve vrste automatiziranih naplata:

• Plaćanja s preostalim saldom — Preostali saldo nakon inicijalnog depozita, naplaćen prije dolaska.

• Podijeljena plaćanja — Rata koju definira domaćin raspoređena na više datuma prije prijave.

Svako podijeljeno plaćanje ili naplata s preostalim saldom dobiva svoj set upozorenja od 3 dana, 1 dan, uspjeh i neuspjeh.

Ručno podsjećanje na plaćanje (Gost nije pristao na automatsku naplatu)

Kada gost ne pristane na automatsku naplatu, Houfy ne može automatski naplatiti njihovu karticu. Umjesto toga, šalje niz podsjetnika tražeći od gosta da se prijavi i plati. Ovi podsjetnici postaju sve hitniji. Houfy provjerava due podsjetnike svake sat vremena, tako da podsjetnik izlazi ubrzo nakon što faza kojoj pripada postane dospjela.

Redoslijed podsjetnika

• Podsjetnik o dospjeloj uplati — Poslan na datum dospijeća plaćanja samo gostu. Standardna hitnost. Obavještava gosta da je njihov saldo dospjelo danas i uključuje vezu za uplatu.

• Podsjetnik o depozitu — Poslan na datum prikupljanja sigurnosnog depozita samo gostu. Standardna hitnost.

• Podsjetnik za praćenje — Poslan 3 dana nakon datuma dospijeća ako još nije plaćeno, samo gostu. Povećana hitnost.

• Podsjetnik o neplaćenoj uplati — Poslan 7 dana nakon datuma dospijeća ako još nije plaćeno, i gostu i domaćinu. Domaćin je obaviješten da je uplata 7 dana neplaćena kako bi mogao pratiti.

• Podsjetnik prije prijave — Poslan 7 dana prije prijave ako još nije plaćeno, i gostu i domaćinu.

• Zadnji hitni podsjetnik — Poslan 1 dan prije prijave ako još nije plaćeno, i gostu i domaćinu. Hitno.

Ručna podsjetnika šalju se samo jednom u svakoj fazi. Houfy prati koji su podsjetnici poslani kako bi izbjegao duplicirane e-mailove.

Na kojim ste fazama kopirani

Na dvije od pet faza podsjetnika ste kopirani. Podsjetnik o datumu dospijeća i 3-dnevni podsjetnik idu samo gostu. Dobivate e-mail kada je uplata 7 dana neplaćena, ponovno 7 dana prije prijave, i ponovno dan prije prijave — to su trenuci kada možda trebate kontaktirati gosta sami.

Ako gost plati svoj saldo u bilo kojem trenutku, ručni redoslijed podsjetnika prestaje i ne šalju se daljnji podsjetnici za tu uplatu. Ako je automatska naplata neuspjela i saldo je tada podmiren na drugi način, javite nam na info@houfy.com kako bismo mogli očistiti neuspjelu naplatu — inače se podsjetnici o neuspjehu mogu nastaviti.

Upozorenja o sigurnosnom depozitu

Ako imate sigurnosni depozit omogućen na vašem popisu, Houfy šalje upozorenja u svakoj fazi životnog ciklusa depozita. Ova su odvojena od upozorenja o dospjeloj uplati i podijeljenim plaćanjima. Važno: sigurnosni depozit se uzima samo kao autorizacijska zadržavanja kada cijeli prozor stane unutar 7 dana — to jest, dani prije prijave kada ga prikupite, plus noći boravka, plus dani otpuštanja nakon odjave. Ako je taj ukupni iznos veći od 7 dana, ili ako prikupite depozit prilikom rezervacije, Houfy naplaćuje depozit s kartice gosta i vraća ga kasnije. Većina boravaka spada u slučaj naplate, pa obavijestite goste da će im kartica biti terećena i novac vraćen nakon odjave, a ne samo zadržan.

• 3-dnevna obavijest o zadržavanju — Poslana 3 dana prije datuma zadržavanja gostu i domaćinu. Zadržavanje sigurnosnog depozita bit će postavljeno na karticu gosta za 3 dana.

• 1-dnevna obavijest o zadržavanju — Poslana 1 dan prije datuma zadržavanja gostu i domaćinu. Zadržavanje će biti postavljeno sutra.

• Zadržavanje uspješno — Poslano kada je zadržavanje postavljeno, gostu i domaćinu. Potvrđuje da je zadržavanje aktivno i da novac nije uzet. Ako je depozit prikupljen kao naplata umjesto zadržavanja, umjesto toga se šalje Depozit naplaćen e-mail, a Depozit vraćen e-mail slijedi kada se vrati.

• Zadržavanje neuspješno — Poslano kada pokušaj zadržavanja ili naplate depozita ne uspije, gostu i domaćinu. Nije moglo biti postavljeno (kartica odbijena ili nedovoljna sredstva). Houfy ne ponavlja — zamolite gosta da riješi problem s karticom i dogovori depozit na drugi način.

• Zadržavanje ističe — Poslano samo domaćinu, dan prije nego što postojeće zadržavanje istekne. Autorizacijska zadržavanja traju 7 dana na svakom procesoru plaćanja. Ako je zadržavanje još uvijek potrebno, Houfy ga automatski ponovo autorizira. Gosti ne primaju e-mail o obnovi.

• Podsjetnik prije objave — Poslan prije nego što se zadržavanje automatski oslobodi nakon odjave za domaćina samo. Podsjeća vas da pregledate svoju imovinu i odlučite hoćete li osloboditi ili zadržati depozit.

• Depozit oslobođen — Poslan kada oslobodite zadržavanje (nema štete) gostu i domaćinu. Potvrđuje da je zadržavanje depozita oslobođeno. Gosta nikada nije naplaćeno.

• Depozit zadržan — Poslan kada zadržite depozit (pronađena šteta) gostu i domaćinu. Potvrđuje koliko je zadržano i razlog zadržavanja.

Upozorenja o sigurnosnom depozitu rade na isti način, bez obzira na to je li gost pristao na automatsko naplaćivanje ili ne, jer zadržavanje sigurnosnog depozita zahtijeva spremljenu karticu bez obzira na to.

Vremenska linija upozorenja: Tipična rezervacija

Evo kako izgleda puna vremenska linija upozorenja za tipičnu rezervaciju s politikom plaćanja depozita + preostalog iznosa i sigurnosnim depozitom, gdje je gost pristao na automatsko naplaćivanje:

• Rezervacija potvrđena: Gost plaća početni depozit. Preostali iznos i zadržavanje sigurnosnog depozita zakazani su interno. Poslana potvrda o rezervaciji putem e-pošte.

• Datum dospijeća preostalog iznosa − 3 dana: Upozorenje o automatskom naplaćivanju od 3 dana poslano gostu i domaćinu za nadolazeće plaćanje preostalog iznosa.

• Datum dospijeća preostalog iznosa − 1 dan: Upozorenje o automatskom naplaćivanju od 1 dana poslano. Naplata će se obraditi sutra.

• Datum dospijeća preostalog iznosa: Houfy naplaćuje preostali iznos s spremljene kartice gosta. E-mail o uspjehu (ili neuspjehu) naplate poslan.

• Datum zadržavanja depozita − 3 dana: Upozorenje o sigurnosnom depozitu od 3 dana poslano gostu i domaćinu.

• Datum zadržavanja depozita − 1 dan: Upozorenje o sigurnosnom depozitu od 1 dana poslano.

• Datum zadržavanja depozita: Houfy postavlja autorizacijsko zadržavanje na karticu gosta. Nema naplate. E-mail o uspjehu (ili neuspjehu) zadržavanja poslan.

• Tijekom boravka (ako je potrebno): ako zadržavanje istekne prije odjave, Houfy ga automatski ponovo autorizira i šalje e-poštu domaćinu dan prije nego što istekne. E-mail se ne šalje gostu.

• Nakon odjave: Domaćin prima podsjetnik prije objave da pregleda imovinu i odluči o depozitu.

• Domaćin odlučuje: Domaćin oslobađa zadržavanje (nema štete) ili ga zadržava (pronađena šteta). Upozorenje o oslobađanju ili zadržavanju poslano oboma.

Ako gost nije pristao na automatsko naplaćivanje, upozorenja o dospjeloj ravnoteži iznad zamijenila bi se sekvencom podsjetnika za ručno plaćanje umjesto toga.

Kako se isporučuju upozorenja

• E-pošta: Sva upozorenja o plaćanju isporučuju se putem e-pošte. Houfy koristi adresu e-pošte koju svaki korisnik ima na svom Houfy računu.

• Vrijeme: Houfy provjerava upozorenja o automatskom naplaćivanju svake 5 minuta i upozorenja za ručne podsjetnike svake sat, tako da svako upozorenje ide odmah nakon što postane dospjelo. Obavijesti o uspjehu i neuspjehu šalju se odmah nakon što se naplata obradi.

• Nema duplikata: Houfy bilježi svako upozorenje koje šalje u vezi s naplatom, tako da se ista faza ne šalje dvaput putem e-pošte.

Često postavljana pitanja

mogu li isključiti upozorenja o plaćanju?

Upozorenja o plaćanju su dio automatiziranog sustava plaćanja i ne mogu se isključiti pojedinačno. Dizajnirana su da vas i gosta obavijeste o svakom događaju plaćanja. Međutim, možete upravljati njihovim postavkama obavijesti putem e-pošte u postavkama svog Houfy računa.

Što ako gost ne pročita upozorenja i naplata prođe?

Obavijesti o automatskom naplaćivanju su informativne — naplata će se i dalje obraditi na zakazani datum bez obzira na to je li gost pročitao e-mail. Obavijesti daju gostu prethodnu obavijest kako bi osigurao da njegova kartica ima dovoljno sredstava.

Zašto moj gost nije primio podsjetnik?

Ručno poslane obavijesti o plaćanju šalju se samo gostima koji nisu pristali na automatsko naplaćivanje. Ako je gost pristao na automatsko naplaćivanje, umjesto toga će primiti obavijesti o automatskom naplaćivanju (obavijest 3 dana, obavijest 1 dan, uspjeh/neuspjeh). Također, svaki podsjetnik šalje se samo jednom — provjerite je li podsjetnik već poslan za ovu rezervaciju.

Što se događa ako naplata ne uspije i gost ne odgovori na obavijest?

Houfy ne pokušava ponovo naplatiti neuspjelu naplatu. I vi i gost odmah primate obavijest o neuspjehu, a Houfy šalje dodatne podsjetnike 1 dan, 3 dana i 6 dana kasnije — ali se ne pokušava dodatna naplata. Kontaktirajte gosta i zamolite ga da plati putem veze u e-mailu rezervacije, ili prikupite preostali iznos ručno.

Da li svaka podijeljena uplata dobiva svoje obavijesti?

Da. Svaka rata podijeljene uplate tretira se kao zasebna naplata s vlastitim kompletnim setom obavijesti: obavijest 3 dana, obavijest 1 dan i potvrda o uspjehu ili neuspjehu. Ako imate tri podijeljene uplate zakazane, gost i domaćin primit će tri odvojena seta obavijesti.

Šalje li Houfy obavijesti za početnu uplatu rezervacije?

Početna uplata rezervacije (depozit ili puna uplata u trenutku rezervacije) pokreće standardni e-mail s potvrdom rezervacije, a ne sekvencu obavijesti o automatskom naplaćivanju. Obavijesti o automatskom naplaćivanju primjenjuju se samo na buduće zakazane naplate poput uplata preostalog iznosa, podijeljenih uplata i zadržavanja sigurnosnog depozita.

Potpuni referentni vodič za obavijesti

Evo svake obavijesti putem e-maila vezane uz plaćanje koju šalje Houfy, organizirane po kategorijama:

Obavijesti o automatskom naplaćivanju

• Obavijest o automatskom naplaćivanju 3 dana (gost) — Poslano gostu, 3 dana prije zakazane naplate

• Obavijest o automatskom naplaćivanju 3 dana (domaćin) — Poslano domaćinu, 3 dana prije zakazane naplate

• Obavijest o automatskom naplaćivanju 1 dan (gost) — Poslano gostu, 1 dan prije zakazane naplate

• Obavijest o automatskom naplaćivanju 1 dan (domaćin) — Poslano domaćinu, 1 dan prije zakazane naplate

• Uspjeh automatskog naplaćivanja (gost) — Poslano gostu, naplata obrađena uspješno

• Uspjeh automatskog naplaćivanja (domaćin) — Poslano domaćinu, naplata obrađena uspješno

• Neuspjeh automatskog naplaćivanja (gost i domaćin) — Poslano oboma, pokušaj naplate nije uspio

• Podsjetnik o neuspjehu automatskog naplaćivanja 1 dan (gost i domaćin) — Poslano 1 dan nakon neuspjele naplate

• Podsjetnik o neuspjehu automatskog naplaćivanja 3 dana (gost i domaćin) — Poslano 3 dana nakon neuspjele naplate

• Posljednji podsjetnik o neuspjehu automatskog naplaćivanja (gost i domaćin) — Poslano 6 dana nakon neuspjele naplate

• Dodatna provjera potrebna (gost) — Poslano kada banka gosta zatraži 3-D Secure ili jednokratni kod. Naplata se ne može završiti dok gost ne slijedi vezu u ovom e-mailu.

• Automatsko naplaćivanje otkazano (gost i domaćin) — Poslano kada domaćin otkaže zakazano automatsko naplaćivanje

Ručno poslane obavijesti o plaćanju

• Podsjetnik na dugovanje — Poslano gostu, na datum dospijeća plaćanja

• Podsjetnik na depozit — Poslano gostu, na datum prikupljanja depozita

• Podsjetnik za praćenje — Poslano gostu, 3 dana nakon datuma dospijeća ako još nije plaćeno

• Posljednji hitni podsjetnik (gost) — Poslano gostu, 1 dan prije prijave ako još nije plaćeno

• Posljednji hitni podsjetnik (domaćin) — Poslano domaćinu, 1 dan prije prijave ako još nije plaćeno

• Podsjetnik o kašnjenju (gost & domaćin) — Poslano oboma, 7 dana nakon datuma dospijeća ako još nije plaćeno

• Podsjetnik prije prijave (gost & domaćin) — Poslano oboma, 7 dana prije prijave ako još nije plaćeno

Upozorenja o sigurnosnom depozitu

• Obavijest o sigurnosnom depozitu 3 dana — Poslano gostu i domaćinu, 3 dana prije datuma zadržavanja

• Obavijest o sigurnosnom depozitu 1 dan — Poslano gostu i domaćinu, 1 dan prije datuma zadržavanja

• Zadržavanje uspješno — Poslano gostu i domaćinu, zadržavanje postavljeno na kartici

• Zadržavanje nije uspjelo — Poslano gostu i domaćinu, pokušaj zadržavanja nije uspio

• Zadržavanje obnovljeno — Poslano gostu, zadržavanje obnovljeno za duže boravke

• Podsjetnik prije otpuštanja — Poslano domaćinu, prije automatskog otpuštanja nakon odjave

• Depozit otpušten — Poslano gostu i domaćinu, domaćin otpušta zadržavanje (nema štete)

• Depozit zadržan — Poslano gostu i domaćinu, domaćin zadržava depozit (šteta)

• Depozit naplaćen (gost & domaćin) — Poslano kada se depozit uzima kao naplata umjesto zadržavanja

• Naplata depozita nije uspjela (gost & domaćin) — Poslano kada ta naplata ne uspije

• Depozit vraćen (gost & domaćin) — Poslano kada se naplaćeni depozit vraća nakon odjave

• Vraćanje depozita zaustavljeno (gost & domaćin) — Poslano kada domaćin zaustavi automatsko vraćanje kako bi podnio zahtjev za štetu

• Neuspjeh zadržavanja depozita (gost & domaćin) — Poslano kada pokušaj zadržavanja ne uspije

• Isticanje zadržavanja (domaćin) — Poslano domaćinu dan prije nego što postojeće zadržavanje istekne

Važne napomene

• Upozorenja su automatska — nema potrebe za vašom akcijom. Houfy prati svaki događaj plaćanja i šalje pravi e-mail u pravo vrijeme. Ne trebate postavljati, planirati ili slati bilo kakve e-mailove o plaćanju.

• Upozorenje od 1 dana je sigurnosna mjera. Houfy neće obraditi automatsku naplatu dok upozorenje od 1 dana nije poslano. To znači da vaš gost uvijek dobije najmanje jedan dan obavijesti prije nego što bude naplaćen.

• Neuspjeli troškovi pokreću obavijesti, ali ne i ponovne pokušaje. Kada trošak ne uspije, i vi i gost odmah ste obaviješteni, a podsjetnici dolaze nakon 1, 3 i 6 dana. Houfy neće ponovno pokušati naplatiti — trebate se uključiti.

• Ručno podsjećanje postepeno se povećava. Za goste koji nisu pristali na automatsku naplatu, Houfy započinje s blagim podsjetnikom na datum dospijeća, prati 3 dana kasnije i šalje konačnu hitnu obavijest i vama i gostu dan prije prijave.

Related Help Posts

• Kako funkcioniraju automatske uplate na Houfy-ju? — Pregled cijelog sustava automatskih uplata.

• Kako postaviti automatsku uplatu za dugovanje i podijeljene uplate? — Konfiguriranje politike uplate depozita + dugovanja i rasporeda podijeljenih uplata.

• Kako funkcioniraju automatske zadržavanja sigurnosnog depozita? — Cijeli životni ciklus sigurnosnog depozita od zakazivanja do oslobađanja ili zadržavanja.