Welke betalingswaarschuwingen en herinneringen stuurt Houfy?

Hoe Betalingsmeldingen Werken

Het geautomatiseerde betalingssysteem van Houfy verstuurt e-mails op specifieke momenten gedurende de betalingslijn van een reservering. Welke e-mails worden verzonden, hangt af van of de gast heeft ingestemd met automatische incasso bij het afrekenen of handmatig zal betalen.

• Automatische incasso gasten (gast heeft het vakje voor de automatische incasso-overeenkomst aangevinkt bij het afrekenen): Houfy verstuurt vooraf meldingen voor elke incasso en bevestigings-e-mails nadat elke incasso is geslaagd of mislukt.

• Handmatig betalende gasten (gast heeft niet ingestemd met automatische incasso): Houfy verstuurt betalingsherinneringen waarin de gast wordt gevraagd te betalen, met toenemende urgentie naarmate de vervaldatum verstrijkt.

Alle betalingsmeldingen worden automatisch verzonden. Je hoeft geen vervaldatums bij te houden of zelf herinneringen te sturen — Houfy regelt het.

Drie Categorieën van Betalingsmeldingen

Elke betalingsmelding valt in een van de drie categorieën:

1. Automatische Incasso Meldingen

   • Wanneer het wordt gebruikt: Gast heeft ingestemd met automatische incasso. Houfy zal hun opgeslagen kaart automatisch belasten.

   • Wie ontvangt het: Zowel host als gast ontvangen meldingen voorafgaand aan, en bevestigingen na, elke incasso.

2. Handmatige Betalingsherinneringen

   • Wanneer het wordt gebruikt: Gast heeft niet ingestemd met automatische incasso. Houfy herinnert hen eraan om zelf te betalen.

   • Wie ontvangt het: Gast ontvangt herinneringen. Host ontvangt alleen de laatste dringende melding.

3. Waarborg Meldingen

   • Wanneer het wordt gebruikt: Waarborg is ingeschakeld op de aanbieding. Dekking voor de volledige levenscyclus van de borg.

   • Wie ontvangt het: Zowel host als gast in elke fase van de borglevenscyclus.

Automatische Incasso Meldingen (Gast Heeft Toestemming Gegeven voor Automatische Incasso)

Wanneer een gast instemt met automatische incasso bij het afrekenen, wordt hun kaart opgeslagen en regelt Houfy alle betalingen automatisch. Hier zijn de meldingen die tijdens dit proces worden verzonden:

Voor de incasso

• 3-Daagse Voorafgaande Kennisgeving — Verzendt 3 dagen voor de geplande incassodatum naar zowel gast als host. Informeert beide partijen dat er een automatische incasso aankomt. Toont het bedrag, de datum en de reserveringsdetails.

• 1-Daagse Voorafgaande Kennisgeving — Verzendt 1 dag voor de geplande incassodatum naar zowel gast als host. Laatste waarschuwing dat de incasso morgen zal worden verwerkt. Laatste kans voor de gast om ervoor te zorgen dat hun kaart voldoende saldo heeft.

Houfy zal geen incasso verwerken totdat de 1-daagse melding is verzonden. Dit zorgt ervoor dat zowel jij als de gast altijd vooraf op de hoogte zijn voordat er geld wordt verplaatst.

Na de incasso

• Incasso Succesvol — Verzendt onmiddellijk nadat de incasso succesvol is verwerkt naar zowel gast als host. Bevestigt dat de betaling is doorgevoerd. Bevat het bedrag dat is geïncasseerd, de betaalmethode en het bijgewerkte resterende saldo.

• Incasso Mislukt — Verzendt onmiddellijk nadat een incasso poging mislukt, naar zowel gast als host. Meldt beide partijen dat de incasso is afgewezen. Houfy doet GEEN nieuwe poging voor de incasso. De geplande betaling blijft mislukt totdat iemand actie onderneemt: de gast kan het saldo betalen via de betalingslink in hun reserverings-e-mail, of jij kunt het handmatig innen. Houfy verstuurt opvolgende herinneringen voor de mislukking 1 dag, 3 dagen en 6 dagen na de mislukking, maar dit zijn alleen herinneringen — er wordt geen verdere incasso geprobeerd.

Een mislukte betaling wordt niet opnieuw geprobeerd, dus het saldo blijft onbetaald totdat het op een andere manier wordt geïnd. De reservering blijft actief. Neem contact op met de gast en vraag hen om te betalen via de link in hun reserveringsmail, of verzamel het saldo handmatig.

Auto-betalingsmeldingen zijn van toepassing op alle soorten geautomatiseerde betalingen:

• Te betalen saldo — Het resterende saldo na de initiële aanbetaling, in rekening gebracht voor aankomst.

• Gesplitste betalingen — Door de host gedefinieerde termijnen verspreid over meerdere data voor het inchecken.

Elke gesplitste betaling of te betalen saldo krijgt zijn eigen set van 3-dagen, 1-dag, succes- en mislukkingmeldingen.

Handmatige betalingsherinneringen (Gast heeft niet ingestemd met auto-betaling)

Wanneer een gast niet instemt met auto-betaling, kan Houfy hun kaart niet automatisch belasten. In plaats daarvan worden er een reeks herinneringen verzonden waarin de gast wordt gevraagd om in te loggen en te betalen. Deze herinneringen worden steeds dringender. Houfy controleert elk uur op te betalen herinneringen, zodat een herinnering kort nadat de fase waarvoor deze geldt, vervalt, wordt verzonden.

De herinneringsvolgorde

• Herinnering Te Betalen Saldo — Verzendt op de vervaldatum van de betaling alleen naar de gast. Standaard urgentie. Vertelt de gast dat hun saldo vandaag vervalt en bevat een link om de betaling te doen.

• Herinnering Te Betalen Borg — Verzendt op de datum van de borgverzameling alleen naar de gast. Standaard urgentie.

• Follow-Up Herinnering — Verzendt 3 dagen na de vervaldatum als het nog niet is betaald, alleen naar de gast. Verhoogde urgentie.

• Te Late Herinnering — Verzendt 7 dagen na de vervaldatum als het nog niet is betaald, naar zowel gast ALS host. De host wordt verteld dat de betaling 7 dagen te laat is, zodat ze kunnen opvolgen.

• Pre-Incheck Herinnering — Verzendt 7 dagen voor inchecken als het nog niet is betaald, naar zowel gast ALS host.

• Eind Dringende Herinnering — Verzendt 1 dag voor inchecken als het nog niet is betaald, naar zowel gast ALS host. Dringend.

Handmatige herinneringen worden slechts één keer verzonden in elke fase. Houfy houdt bij welke herinneringen zijn verzonden om dubbele e-mails te voorkomen.

Op welke fasen je in kopie bent

Je bent in kopie op twee van de vijf herinneringsfasen. De vervaldatum herinnering en de 3-dagen follow-up gaan alleen naar de gast. Je ontvangt een e-mail wanneer de betaling 7 dagen te laat is, opnieuw 7 dagen voor inchecken, en opnieuw de dag voor inchecken — de momenten waarop je mogelijk zelf contact met de gast moet opnemen.

Als een gast op enig moment hun saldo betaalt, stopt de handmatige herinneringsvolgorde en worden er geen verdere herinneringen voor die betaling verzonden. Als een automatische betaling is mislukt en het saldo op een andere manier is vereffend, laat het ons weten op info@houfy.com zodat we de mislukte betaling kunnen wissen — anders kunnen de mislukte herinneringen doorgaan.

Borgmeldingen

Als je een borg hebt ingeschakeld voor je vermelding, stuurt Houfy meldingen in elke fase van de borgcyclus. Deze zijn apart van te betalen saldo en gesplitste betalingsmeldingen. Belangrijk: een borg wordt alleen als een autorisatie-hold genomen wanneer het hele venster binnen 7 dagen past — dat wil zeggen, de dagen voor inchecken dat je het verzamelt, plus de nachten van het verblijf, plus je vrijgavedagen na het uitchecken. Als dat totaal meer dan 7 dagen is, of als je de borg bij boeking verzamelt, dan berekent Houfy de borg op de kaart van de gast in plaats daarvan en vergoedt deze daarna. De meeste verblijven vallen onder de berekeningsgeval, dus vertel gasten dat hun kaart zal worden gedebiteerd en het geld na het uitchecken wordt teruggegeven, niet slechts vastgehouden.

• 3-Dagen Pre-Hold Kennisgeving — Verzendt 3 dagen voor de holddatum naar gast en host. Een borg-hold zal binnen 3 dagen op de kaart van de gast worden geplaatst.

• 1-Dag Pre-Hold Kennisgeving — Verzendt 1 dag voor de holddatum naar gast en host. De hold zal morgen worden geplaatst.

• Hold Succesvol — Verzendt wanneer de hold is geplaatst, naar gast en host. Bevestigt dat de hold actief is en er geen geld is afgeschreven. Als de borg als een charge in plaats van een hold is verzameld, wordt in plaats daarvan een Borg In Rekening Gebracht e-mail verzonden, en volgt een Borg Terugbetaald e-mail wanneer deze wordt teruggegeven.

• Hold Mislukt — Verzendt wanneer een hold of borg-betalingspoging mislukt, naar gast en host. Het kon niet worden geplaatst (kaart geweigerd of onvoldoende saldo). Houfy doet niet opnieuw een poging — vraag de gast om de kaart op te lossen en de borg op een andere manier te regelen.

• Hold Vervalt — Verzendt alleen naar de host, de dag voordat een bestaande hold vervalt. Kaartautorisatie-holds duren 7 dagen bij elke betalingsverwerker. Als de hold nog nodig is, autoriseert Houfy deze automatisch opnieuw. De gast ontvangt geen e-mail over een verlenging.

• Voorafgaande herinnering — Verzonden voordat de reservering automatisch wordt vrijgegeven na het uitchecken naar de host alleen. Herinnert je eraan om je eigendom te inspecteren en te beslissen of je de borg wilt vrijgeven of behouden.

• Borg vrijgegeven — Verzonden wanneer je de reservering vrijgeeft (geen schade) naar de gast en host. Bevestigt dat de borg is vrijgegeven. De gast is nooit in rekening gebracht.

• Borg vastgelegd — Verzonden wanneer je de borg vastlegt (schade gevonden) naar de gast en host. Bevestigt hoeveel is vastgelegd en de reden voor de vastlegging.

Waarschuwingen voor de borg werken op dezelfde manier, ongeacht of de gast heeft ingestemd met automatische incasso of niet, omdat borgreserveringen een opgeslagen kaart vereisen.

Waarschuwingslijn: Een typische boeking

Hier is hoe de volledige waarschuwingslijn eruitziet voor een typische reservering met een borg + saldo betalingsbeleid en een borg, waarbij de gast heeft ingestemd met automatische incasso:

• Boeking bevestigd: Gast betaalt de initiële borg. Het resterende saldo en de borgreservering zijn intern gepland. Bevestigingsmail van de boeking verzonden.

• Saldo vervaldatum − 3 dagen: 3-daagse automatische incasso waarschuwing verzonden naar de gast en host voor de aankomende saldo betaling.

• Saldo vervaldatum − 1 dag: 1-daagse automatische incasso waarschuwing verzonden. De incasso wordt morgen verwerkt.

• Saldo vervaldatum: Houfy brengt het resterende saldo in rekening op de opgeslagen kaart van de gast. Succes (of mislukking) e-mail verzonden.

• Borgreserveringsdatum − 3 dagen: 3-daagse borgwaarschuwing verzonden naar de gast en host.

• Borgreserveringsdatum − 1 dag: 1-daagse borgwaarschuwing verzonden.

• Borgreserveringsdatum: Houfy plaatst de autorisatie op de kaart van de gast. Geen geld in rekening gebracht. Succes (of mislukking) e-mail verzonden.

• Tijdens verblijf (indien nodig): als de reservering verloopt voordat je uitcheckt, autoriseert Houfy deze automatisch opnieuw en e-mailt de host de dag voordat deze verloopt. Er wordt geen e-mail naar de gast verzonden.

• Na het uitchecken: Host ontvangt een herinnering voor de vrijgave om het eigendom te inspecteren en te beslissen over de borg.

• Host beslist: Host geeft de reservering vrij (geen schade) of legt deze vast (schade gevonden). Vrijgegeven of vastgelegde waarschuwing verzonden naar beiden.

Als de gast niet heeft ingestemd met automatische incasso, zouden de bovenstaande waarschuwingen voor het verschuldigde saldo worden vervangen door de handmatige betalingsherinneringsreeks.

Hoe waarschuwingen worden geleverd

• E-mail: Alle betalingswaarschuwingen worden per e-mail verzonden. Houfy gebruikt het e-mailadres dat elke gebruiker heeft op hun Houfy-account.

• Tijdstip: Houfy controleert elke 5 minuten op automatische incasso waarschuwingen en elke uur op handmatige betalingsherinneringen, zodat elke waarschuwing kort nadat deze vervalt wordt verzonden. Succes- en mislukkingmeldingen worden onmiddellijk verzonden nadat de incasso is verwerkt.

• Geen duplicaten: Houfy registreert elke waarschuwing die het verzendt tegen de incasso, zodat dezelfde fase niet twee keer per e-mail wordt verzonden.

Veelgestelde vragen

Kan ik betalingswaarschuwingen uitschakelen?

Betalingswaarschuwingen maken deel uit van het geautomatiseerde betalingssysteem en kunnen niet individueel worden uitgeschakeld. Ze zijn ontworpen om zowel jou als de gast op de hoogte te houden van elk betalingsgebeurtenis. Je kunt echter hun e-mail notificatievoorkeuren beheren in hun Houfy-accountinstellingen.

Wat als de gast de waarschuwingen niet leest en de incasso doorgaat?

Auto-charge meldingen zijn informatief — de kosten worden nog steeds verwerkt op de geplande datum, ongeacht of de gast de e-mail leest. De meldingen geven de gast vooraf kennis zodat ze kunnen zorgen dat hun kaart voldoende saldo heeft.

Waarom heeft mijn gast geen herinnering ontvangen?

Handmatige betalingsherinneringen worden alleen verzonden naar gasten die niet hebben ingestemd met automatische incasso. Als de gast heeft ingestemd met automatische incasso, ontvangen ze in plaats daarvan automatische meldingen (3-dagen kennisgeving, 1-dag kennisgeving, succes/mislukking). Ook wordt elke herinnering maar één keer verzonden — controleer of de herinnering al is verzonden voor deze reservering.

Wat gebeurt er als een betaling mislukt en de gast niet reageert op de melding?

Houfy probeert een mislukte betaling niet opnieuw. Zowel jij als de gast ontvangen onmiddellijk een foutmelding, en Houfy stuurt opvolgherinneringen 1 dag, 3 dagen en 6 dagen later — maar er wordt geen verdere poging tot incasso gedaan. Neem contact op met de gast en vraag hen om te betalen via de link in hun reserveringsmail, of verzamel het saldo handmatig.

Krijgen gesplitste betalingen elk hun eigen meldingen?

Ja. Elke gesplitste betalingsinstallatie wordt behandeld als een aparte kostenpost met een eigen complete set meldingen: 3-dagen kennisgeving, 1-dag kennisgeving, en succes- of mislukking bevestiging. Als je drie gesplitste betalingen hebt ingepland, ontvangen de gast en de host drie aparte sets meldingen.

Stuurt Houfy meldingen voor de initiële boekingsbetaling?

De initiële boekingsbetaling (de aanbetaling of volledige betaling op het moment van boeken) activeert een standaard boekingsbevestigingse-mail, niet de automatische incasso meldingen. Automatische incasso meldingen zijn alleen van toepassing op toekomstige geplande kosten zoals verschuldigde betalingen, gesplitste betalingen en waarborgsom reserveringen.

Volledige meldingen referentie

Hier zijn alle betalingsgerelateerde e-mailmeldingen die Houfy verzendt, georganiseerd per categorie:

Automatische incasso meldingen

• Automatische incasso 3-dagen kennisgeving (gast) — Verzonden naar de gast, 3 dagen voor de geplande kosten

• Automatische incasso 3-dagen kennisgeving (host) — Verzonden naar de host, 3 dagen voor de geplande kosten

• Automatische incasso 1-dag kennisgeving (gast) — Verzonden naar de gast, 1 dag voor de geplande kosten

• Automatische incasso 1-dag kennisgeving (host) — Verzonden naar de host, 1 dag voor de geplande kosten

• Automatische incasso succes (gast) — Verzonden naar de gast, kosten succesvol verwerkt

• Automatische incasso succes (host) — Verzonden naar de host, kosten succesvol verwerkt

• Automatische incasso mislukt (gast & host) — Verzonden naar beiden, poging tot kosten mislukt

• Automatische incasso mislukking herinnering 1-dag (gast & host) — Verzonden 1 dag na een mislukte kosten

• Automatische incasso mislukking herinnering 3-dag (gast & host) — Verzonden 3 dagen na een mislukte kosten

• Automatische incasso mislukking herinnering finale (gast & host) — Verzonden 6 dagen na een mislukte kosten

• Extra verificatie vereist (gast) — Verzonden wanneer de bank van de gast vraagt om 3-D Secure of een eenmalige code. De kosten kunnen niet worden voltooid totdat de gast de link in deze e-mail volgt.

• Automatische incasso geannuleerd (gast & host) — Verzonden wanneer de host een geplande automatische incasso annuleert

Handmatige betalingsherinneringen

• Herinnering voor openstaand saldo — Verzonden naar de gast, op de vervaldatum van de betaling

• Herinnering voor aanbetaling — Verzonden naar de gast, op de datum van het innen van de aanbetaling

• Opvolgherinnering — Verzonden naar de gast, 3 dagen na de vervaldatum als nog niet betaald

• Laatste dringende herinnering (gast) — Verzonden naar de gast, 1 dag voor inchecken als nog niet betaald

• Laatste dringende herinnering (host) — Verzonden naar de host, 1 dag voor inchecken als nog niet betaald

• Te late herinnering (gast & host) — Verzonden naar beiden, 7 dagen na de vervaldatum als nog niet betaald

• Herinnering voor pre-inchecken (gast & host) — Verzonden naar beiden, 7 dagen voor inchecken als nog niet betaald

Waarschuwingen voor borg

• 3-dagen kennisgeving voor borg — Verzonden naar gast en host, 3 dagen voor de datum van de borg

• 1-dag kennisgeving voor borg — Verzonden naar gast en host, 1 dag voor de datum van de borg

• Houding succesvol — Verzonden naar gast en host, borg geplaatst op kaart

• Houding mislukt — Verzonden naar gast en host, poging tot borg mislukt

• Houding verlengd — Verzonden naar de gast, borg verlengd voor langere verblijven

• Herinnering voor pre-release — Verzonden naar de host, voor automatische vrijgave na uitchecken

• Aanbetaling vrijgegeven — Verzonden naar gast en host, host geeft borg vrij (geen schade)

• Aanbetaling vastgelegd — Verzonden naar gast en host, host legt aanbetaling vast (schade)

• Aanbetaling in rekening gebracht (gast & host) — Verzonden wanneer de aanbetaling als een kostenpost wordt genomen in plaats van een borg

• Aanbetaling in rekening brengen mislukt (gast & host) — Verzonden wanneer die kostenpost mislukt

• Aanbetaling terugbetaald (gast & host) — Verzonden wanneer een in rekening gebrachte aanbetaling wordt terugbetaald na uitchecken

• Aanbetaling terugbetaling gestopt (gast & host) — Verzonden wanneer de host de automatische terugbetaling stopt om een schadeclaim in te dienen

• Aanbetaling vastleggen mislukt (gast & host) — Verzonden wanneer een poging tot vastleggen mislukt

• Houding verloopt (host) — Verzonden naar de host de dag voordat een bestaande borg verloopt

Belangrijke notities

• Waarschuwingen zijn automatisch — geen actie van jou nodig. Houfy volgt elk betalingsmoment en verstuurt de juiste e-mail op het juiste moment. Je hoeft geen betalings-e-mails in te stellen, te plannen of te verzenden.

• De 1-dag waarschuwing is een veiligheidsmaatregel. Houfy verwerkt geen automatische kosten totdat de 1-dag voorafgaande kennisgeving is verzonden. Dit betekent dat je gast altijd minstens één dag van tevoren op de hoogte wordt gesteld voordat er kosten in rekening worden gebracht.

• Mislukte betalingen veroorzaken meldingen, maar geen herhalingen. Wanneer een betaling mislukt, worden zowel jij als de gast onmiddellijk op de hoogte gesteld, en volgen er herinneringen na 1, 3 en 6 dagen. Houfy zal de betaling niet opnieuw proberen — je moet zelf actie ondernemen.

• Handmatige herinneringen escaleren geleidelijk. Voor gasten die niet hebben ingestemd met automatische incasso, begint Houfy met een vriendelijke herinnering op de vervaldatum, volgt 3 dagen later op, en stuurt een laatste dringende melding naar zowel jou als de gast de dag voor het inchecken.

Gerelateerde Helpberichten

• Hoe Werken Geautomatiseerde Betalingen op Houfy? — Een overzicht van het gehele geautomatiseerde betalingssysteem.

• Hoe Stel Ik Automatische Betaling In voor Te Betalen Saldo & Gesplitste Betalingen? — Het configureren van het beleid voor aanbetaling + saldo betaling en het schema voor gesplitste betalingen.

• Hoe Werken Geautomatiseerde Borgbedragen? — De volledige levenscyclus van de borg van planning tot vrijgave of inbeslagname.