Jakie powiadomienia i przypomnienia o płatnościach wysyła Houfy?

Jak działają powiadomienia o płatnościach

Zautomatyzowany system płatności Houfy wysyła e-maile w określonych momentach w czasie płatności rezerwacji. To, które e-maile są wysyłane, zależy od tego, czy gość zgodził się na automatyczne obciążenie przy kasie, czy będzie płacił ręcznie.

• Goście z automatycznym obciążeniem (gość zaznaczył pole zgody na automatyczne obciążenie przy kasie): Houfy wysyła powiadomienia z wyprzedzeniem przed każdym obciążeniem oraz e-maile potwierdzające po każdym udanym lub nieudanym obciążeniu.

• Goście płacący ręcznie (gość nie zgodził się na automatyczne obciążenie): Houfy wysyła przypomnienia o płatności, prosząc gościa o dokonanie płatności, z rosnącą pilnością w miarę upływu terminu płatności.

Wszystkie powiadomienia o płatnościach są wysyłane automatycznie. Nie musisz śledzić terminów płatności ani wysyłać przypomnień samodzielnie — Houfy się tym zajmuje.

Trzy kategorie powiadomień o płatnościach

Każde powiadomienie o płatności należy do jednej z trzech kategorii:

1. Powiadomienia o automatycznym obciążeniu

   • Kiedy jest używane: Gość zgodził się na automatyczne obciążenie. Houfy automatycznie obciąży ich zapisany kartę.

   • Kto je otrzymuje: Zarówno gospodarz, jak i gość otrzymują powiadomienia przed każdym obciążeniem oraz potwierdzenia po każdym obciążeniu.

2. Przypomnienia o płatności ręcznej

   • Kiedy jest używane: Gość nie zgodził się na automatyczne obciążenie. Houfy przypomina im o dokonaniu płatności samodzielnie.

   • Kto je otrzymuje: Gość otrzymuje przypomnienia. Gospodarz otrzymuje tylko ostateczne pilne powiadomienie.

3. Powiadomienia o kaucji zabezpieczającej

   • Kiedy jest używane: Kaucja zabezpieczająca jest włączona w ogłoszeniu. Obejmuje cały cykl życia holdingu.

   • Kto je otrzymuje: Zarówno gospodarz, jak i gość na każdym etapie cyklu życia kaucji.

Powiadomienia o automatycznym obciążeniu (gość zgodził się na automatyczne obciążenie)

Kiedy gość zgadza się na automatyczne obciążenie przy kasie, ich karta jest zapisywana, a Houfy zajmuje się wszystkimi płatnościami automatycznie. Oto powiadomienia wysyłane w tym procesie:

Przed obciążeniem

• 3-dniowe powiadomienie z wyprzedzeniem — Wysłane 3 dni przed planowaną datą obciążenia do gościa i gospodarza. Informuje obie strony, że nadchodzi automatyczne obciążenie. Pokazuje kwotę, datę i szczegóły rezerwacji.

• 1-dniowe powiadomienie z wyprzedzeniem — Wysłane 1 dzień przed planowaną datą obciążenia do gościa i gospodarza. Ostateczne przypomnienie, że obciążenie zostanie przetworzone jutro. Ostatnia szansa dla gościa, aby upewnić się, że ich karta ma wystarczające środki.

Houfy nie przetworzy obciążenia, dopóki nie zostanie wysłane powiadomienie 1-dniowe. To zapewnia, że zarówno Ty, jak i gość zawsze macie powiadomienie z wyprzedzeniem przed jakimkolwiek ruchem pieniędzy.

Po obciążeniu

• Obciążenie udane — Wysłane natychmiast po pomyślnym przetworzeniu obciążenia do gościa i gospodarza. Potwierdza, że płatność została zrealizowana. Zawiera kwotę obciążoną, metodę płatności i zaktualizowany pozostały bilans.

• Obciążenie nieudane — Wysłane natychmiast po nieudanej próbie obciążenia, do gościa i gospodarza. Powiadamia obie strony, że obciążenie zostało odrzucone. Houfy nie ponawia obciążenia. Zaplanowana płatność pozostaje nieudana, dopóki ktoś nie podejmie działań: gość może zapłacić saldo z linku płatności w swoim e-mailu rezerwacyjnym, lub możesz zebrać je ręcznie. Houfy wysyła przypomnienia o niepowodzeniu 1 dzień, 3 dni i 6 dni po niepowodzeniu, ale są to tylko przypomnienia — nie podejmuje się dalszych prób obciążenia.

Nieudana transakcja nie jest powtarzana, więc saldo pozostanie nieopłacone, dopóki nie zostanie zebrane w inny sposób. Rezerwacja pozostaje aktywna. Skontaktuj się z gościem i poproś go o dokonanie płatności z linku w e-mailu rezerwacyjnym lub zbierz saldo ręcznie.

Powiadomienia o automatycznych płatnościach dotyczą wszystkich rodzajów automatycznych opłat:

• Płatności z saldem do zapłaty — Pozostałe saldo po wpłacie zaliczki, pobierane przed przyjazdem.

• Podzielone płatności — Raty określone przez gospodarza rozłożone na kilka dat przed zameldowaniem.

Każda podzielona płatność lub opłata z saldem do zapłaty otrzymuje własny zestaw powiadomień o 3-dniowym, 1-dniowym, sukcesie i niepowodzeniu.

Ręczne przypomnienia o płatności (Gość nie zgodził się na automatyczne obciążenie)

Gdy gość nie zgadza się na automatyczne obciążenie, Houfy nie może automatycznie obciążyć jego karty. Zamiast tego wysyła serię przypomnień, prosząc gościa o zalogowanie się i dokonanie płatności. Te przypomnienia stają się coraz bardziej pilne. Houfy sprawdza przypomnienia co godzinę, więc przypomnienie jest wysyłane krótko po tym, jak termin, do którego należy, staje się aktualny.

Sekwencja przypomnień

• Przypomnienie o saldzie do zapłaty — Wysłane w dniu płatności do gościa tylko. Standardowa pilność. Informuje gościa, że jego saldo jest dzisiaj do zapłaty i zawiera link do dokonania płatności.

• Przypomnienie o zaliczce — Wysłane w dniu pobrania zaliczki do gościa tylko. Standardowa pilność.

• Przypomnienie o kontynuacji — Wysłane 3 dni po terminie, jeśli nadal nieopłacone, do gościa tylko. Podwyższona pilność.

• Przypomnienie o zaległości — Wysłane 7 dni po terminie, jeśli nadal nieopłacone, do gościa I gospodarza. Gospodarz jest informowany, że płatność jest 7 dni opóźniona, aby mógł się skontaktować.

• Przypomnienie przed zameldowaniem — Wysłane 7 dni przed zameldowaniem, jeśli nadal nieopłacone, do gościa I gospodarza.

• Ostateczne pilne przypomnienie — Wysłane 1 dzień przed zameldowaniem, jeśli nadal nieopłacone, do gościa I gospodarza. Pilne.

Ręczne przypomnienia są wysyłane tylko raz na każdym etapie. Houfy śledzi, które przypomnienia zostały wysłane, aby uniknąć duplikatów e-maili.

Na jakich etapach jesteś kopiowany

Jesteś kopiowany na dwóch z pięciu etapów przypomnień. Przypomnienie o terminie i 3-dniowe przypomnienie trafiają tylko do gościa. Otrzymujesz e-mail, gdy płatność jest 7 dni opóźniona, ponownie 7 dni przed zameldowaniem i ponownie dzień przed zameldowaniem — to momenty, w których możesz potrzebować skontaktować się z gościem osobiście.

Jeśli gość zapłaci swoje saldo w dowolnym momencie, sekwencja ręcznych przypomnień zatrzymuje się i nie są wysyłane żadne dalsze przypomnienia dotyczące tej płatności. Jeśli automatyczne obciążenie nie powiodło się, a saldo zostało następnie uregulowane w inny sposób, powiedz nam pod adresem info@houfy.com, abyśmy mogli usunąć nieudane obciążenie — w przeciwnym razie przypomnienia o niepowodzeniu mogą się nadal pojawiać.

Powiadomienia o zaliczce zabezpieczającej

Jeśli masz włączoną zaliczkę zabezpieczającą w swojej ofercie, Houfy wysyła powiadomienia na każdym etapie cyklu życia zaliczki. Są one oddzielne od powiadomień o saldzie do zapłaty i podzielonych płatnościach. Ważne: zaliczka zabezpieczająca jest pobierana tylko jako blokada autoryzacyjna, gdy cały okres mieści się w 7 dniach — to znaczy, dni przed zameldowaniem, w których ją pobierasz, plus noce pobytu, plus dni zwolnienia po wymeldowaniu. Jeśli ta suma przekracza 7 dni, lub jeśli pobierasz zaliczkę przy rezerwacji, Houfy obciąża zaliczkę na karcie gościa, a następnie zwraca ją. Większość pobytów mieści się w przypadku obciążenia, więc informuj gości, że ich karta zostanie obciążona, a pieniądze zwrócone po wymeldowaniu, a nie tylko zablokowane.

• 3-dniowe powiadomienie o blokadzie — Wysłane 3 dni przed datą blokady do gościa i gospodarza. Blokada zaliczki zostanie nałożona na kartę gościa za 3 dni.

• 1-dniowe powiadomienie o blokadzie — Wysłane 1 dzień przed datą blokady do gościa i gospodarza. Blokada zostanie nałożona jutro.

• Blokada udana — Wysłane, gdy blokada zostanie nałożona, do gościa i gospodarza. Potwierdza, że blokada jest aktywna i żadne pieniądze nie zostały pobrane. Jeśli zaliczka została pobrana jako obciążenie, a nie blokada, wysyłany jest e-mail Zaliczka pobrana, a następnie e-mail Zaliczka zwrócona po jej zwrocie.

• Blokada nieudana — Wysłane, gdy próba nałożenia blokady lub obciążenia zaliczki nie powiodła się, do gościa i gospodarza. Nie mogła zostać nałożona (karta odrzucona lub niewystarczające środki). Houfy nie powtarza tego — poproś gościa o rozwiązanie problemu z kartą i zorganizowanie zaliczki w inny sposób.

• Blokada wygasa — Wysłane tylko do gospodarza, dzień przed wygaśnięciem istniejącej blokady. Autoryzacje kart trwają 7 dni na każdym procesorze płatności. Jeśli blokada jest nadal potrzebna, Houfy automatycznie ją ponownie autoryzuje. Gość nie otrzymuje e-maila o odnowieniu.

• Przypomnienie przed wydaniem — Wysłane przed automatycznym zwolnieniem holda po wymeldowaniu do gospodarza tylko. Przypomina o sprawdzeniu nieruchomości i podjęciu decyzji, czy zwolnić, czy zatrzymać depozyt.

• Depozyt zwolniony — Wysłane, gdy zwolnisz hold (brak uszkodzeń) do gościa i gospodarza. Potwierdza, że hold depozytu został zwolniony. Gość nigdy nie został obciążony.

• Depozyt zatrzymany — Wysłane, gdy zatrzymasz depozyt (znaleziono uszkodzenia) do gościa i gospodarza. Potwierdza, ile zostało zatrzymane i powód zatrzymania.

Powiadomienia o depozycie zabezpieczającym działają w ten sam sposób, niezależnie od tego, czy gość zgodził się na automatyczne obciążenie, ponieważ holdy depozytów zabezpieczających wymagają zapisanej karty niezależnie od tego.

Oś czasu powiadomień: Typowa rezerwacja

Oto jak wygląda pełna oś czasu powiadomień dla typowej rezerwacji z polityką płatności depozytu + salda oraz depozytem zabezpieczającym, gdzie gość zgodził się na automatyczne obciążenie:

• Rezerwacja potwierdzona: Gość płaci początkowy depozyt. Pozostałe saldo i hold depozytu zabezpieczającego są zaplanowane wewnętrznie. Wysłano e-mail z potwierdzeniem rezerwacji.

• Termin płatności salda − 3 dni: Wysłano powiadomienie o automatycznym obciążeniu 3 dni przed nadchodzącą płatnością salda do gościa i gospodarza.

• Termin płatności salda − 1 dzień: Wysłano powiadomienie o automatycznym obciążeniu 1 dzień przed. Obciążenie zostanie przetworzone jutro.

• Termin płatności salda: Houfy obciąża pozostałe saldo z zapisanej karty gościa. Wysłano e-mail z informacją o sukcesie (lub niepowodzeniu) obciążenia.

• Termin holda depozytu − 3 dni: Wysłano powiadomienie o depozycie zabezpieczającym 3 dni przed do gościa i gospodarza.

• Termin holda depozytu − 1 dzień: Wysłano powiadomienie o depozycie zabezpieczającym 1 dzień przed.

• Termin holda depozytu: Houfy umieszcza hold autoryzacyjny na karcie gościa. Żadne pieniądze nie zostały obciążone. Wysłano e-mail z informacją o sukcesie (lub niepowodzeniu) holda.

• Podczas pobytu (jeśli to konieczne): jeśli hold wygaśnie przed wymeldowaniem, Houfy automatycznie go ponownie autoryzuje i wysyła e-mail do gospodarza dzień przed wygaśnięciem. Żaden e-mail nie jest wysyłany do gościa.

• Po wymeldowaniu: Gospodarz otrzymuje przypomnienie przed wydaniem, aby sprawdzić nieruchomość i podjąć decyzję w sprawie depozytu.

• Gospodarz decyduje: Gospodarz zwalnia hold (brak uszkodzeń) lub go zatrzymuje (znaleziono uszkodzenia). Wysłano powiadomienie o zwolnieniu lub zatrzymaniu do obu.

Jeśli gość nie zgodził się na automatyczne obciążenie, powiadomienia o saldzie powyżej zostałyby zastąpione sekwencją przypomnień o płatności ręcznej.

Jak dostarczane są powiadomienia

• E-mail: Wszystkie powiadomienia o płatnościach są dostarczane za pośrednictwem e-maila. Houfy używa adresu e-mail, który każdy użytkownik ma na swoim koncie Houfy.

• Czas: Houfy sprawdza powiadomienia o automatycznym obciążeniu co 5 minut i przypomnienia o płatności ręcznej co godzinę, więc każde powiadomienie jest wysyłane krótko po tym, jak staje się należne. Powiadomienia o sukcesie i niepowodzeniu są wysyłane natychmiast po przetworzeniu obciążenia.

• Brak duplikatów: Houfy rejestruje każde powiadomienie, które wysyła w związku z obciążeniem, więc ten sam etap nie jest wysyłany e-mailem dwa razy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę wyłączyć powiadomienia o płatnościach?

Powiadomienia o płatnościach są częścią zautomatyzowanego systemu płatności i nie mogą być wyłączane indywidualnie. Są zaprojektowane, aby informować zarówno Ciebie, jak i gościa o każdym zdarzeniu płatności. Możesz jednak zarządzać preferencjami powiadomień e-mail w ustawieniach swojego konta Houfy.

Co jeśli gość nie przeczyta powiadomień i obciążenie zostanie zrealizowane?

Powiadomienia o automatycznym obciążeniu są informacyjne — obciążenie zostanie przetworzone w zaplanowanym terminie, niezależnie od tego, czy gość przeczyta e-mail. Powiadomienia dają gościowi wcześniejsze powiadomienie, aby mogli upewnić się, że ich karta ma wystarczające środki.

Dlaczego mój gość nie otrzymał przypomnienia?

Ręczne przypomnienia o płatności są wysyłane tylko do gości, którzy nie zgodzili się na automatyczne obciążenie. Jeśli gość zgodził się na automatyczne obciążenie, otrzyma zamiast tego powiadomienia o automatycznym obciążeniu (powiadomienie 3-dniowe, 1-dniowe, sukces/niepowodzenie). Ponadto każde przypomnienie jest wysyłane tylko raz — sprawdź, czy przypomnienie zostało już wysłane dla tej rezerwacji.

Co się stanie, jeśli obciążenie nie powiedzie się, a gość nie odpowie na powiadomienie?

Houfy nie próbuje ponownie obciążyć w przypadku niepowodzenia. Zarówno Ty, jak i gość otrzymujecie powiadomienie o niepowodzeniu od razu, a Houfy wysyła przypomnienia 1 dzień, 3 dni i 6 dni później — ale nie podejmuje dalszych prób obciążenia. Skontaktuj się z gościem i poproś go, aby dokonał płatności z linku w e-mailu rezerwacyjnym lub zbierz pozostałą kwotę ręcznie.

Czy każde podzielone płatności mają swoje własne powiadomienia?

Tak. Każda rata płatności podzielonej traktowana jest jako osobne obciążenie z własnym kompletem powiadomień: powiadomienie 3-dniowe, 1-dniowe oraz potwierdzenie sukcesu lub niepowodzenia. Jeśli masz zaplanowane trzy płatności podzielone, gość i gospodarz otrzymają trzy osobne zestawy powiadomień.

Czy Houfy wysyła powiadomienia o początkowej płatności rezerwacyjnej?

Początkowa płatność rezerwacyjna (zaliczka lub pełna płatność w momencie rezerwacji) uruchamia standardowy e-mail potwierdzający rezerwację, a nie sekwencję powiadomień o automatycznym obciążeniu. Powiadomienia o automatycznym obciążeniu dotyczą tylko przyszłych zaplanowanych obciążeń, takich jak płatności pozostałe, płatności podzielone i zablokowanie kaucji.

Pełna referencja powiadomień

Oto wszystkie powiązane z płatnościami powiadomienia e-mail, które wysyła Houfy, zorganizowane według kategorii:

Powiadomienia o automatycznym obciążeniu

• Powiadomienie 3-dniowe o automatycznym obciążeniu (gość) — Wysłane do gościa, 3 dni przed zaplanowanym obciążeniem

• Powiadomienie 3-dniowe o automatycznym obciążeniu (gospodarz) — Wysłane do gospodarza, 3 dni przed zaplanowanym obciążeniem

• Powiadomienie 1-dniowe o automatycznym obciążeniu (gość) — Wysłane do gościa, 1 dzień przed zaplanowanym obciążeniem

• Powiadomienie 1-dniowe o automatycznym obciążeniu (gospodarz) — Wysłane do gospodarza, 1 dzień przed zaplanowanym obciążeniem

• Sukces automatycznego obciążenia (gość) — Wysłane do gościa, obciążenie przetworzone pomyślnie

• Sukces automatycznego obciążenia (gospodarz) — Wysłane do gospodarza, obciążenie przetworzone pomyślnie

• Niepowodzenie automatycznego obciążenia (gość i gospodarz) — Wysłane do obu, próba obciążenia nie powiodła się

• Przypomnienie o niepowodzeniu automatycznego obciążenia 1-dniowe (gość i gospodarz) — Wysłane 1 dzień po nieudanym obciążeniu

• Przypomnienie o niepowodzeniu automatycznego obciążenia 3-dniowe (gość i gospodarz) — Wysłane 3 dni po nieudanym obciążeniu

• Ostateczne przypomnienie o niepowodzeniu automatycznego obciążenia (gość i gospodarz) — Wysłane 6 dni po nieudanym obciążeniu

• Wymagana dodatkowa weryfikacja (gość) — Wysłane, gdy bank gościa prosi o 3-D Secure lub jednorazowy kod. Obciążenie nie może zostać zrealizowane, dopóki gość nie kliknie w link w tym e-mailu.

• Automatyczne obciążenie anulowane (gość i gospodarz) — Wysłane, gdy gospodarz anuluje zaplanowane automatyczne obciążenie

Ręczne przypomnienia o płatności

• Przypomnienie o zaległej płatności — Wysłane do gościa w dniu płatności

• Przypomnienie o zaliczce — Wysłane do gościa w dniu pobierania zaliczki

• Przypomnienie o follow-upie — Wysłane do gościa 3 dni po terminie, jeśli nadal nieopłacone

• Ostateczne pilne przypomnienie (gość) — Wysłane do gościa 1 dzień przed zameldowaniem, jeśli nadal nieopłacone

• Ostateczne pilne przypomnienie (gospodarz) — Wysłane do gospodarza 1 dzień przed zameldowaniem, jeśli nadal nieopłacone

• Przypomnienie o zaległości (gość i gospodarz) — Wysłane do obu, 7 dni po terminie, jeśli nadal nieopłacone

• Przypomnienie przed zameldowaniem (gość i gospodarz) — Wysłane do obu, 7 dni przed zameldowaniem, jeśli nadal nieopłacone

Powiadomienia o kaucji

• 3-dniowe powiadomienie o kaucji — Wysłane do gościa i gospodarza, 3 dni przed datą blokady

• 1-dniowe powiadomienie o kaucji — Wysłane do gościa i gospodarza, 1 dzień przed datą blokady

• Blokada udana — Wysłane do gościa i gospodarza, blokada na karcie została nałożona

• Blokada nieudana — Wysłane do gościa i gospodarza, próba blokady nie powiodła się

• Blokada odnowiona — Wysłane do gościa, blokada odnowiona na dłuższe pobyty

• Przypomnienie przed zwolnieniem — Wysłane do gospodarza przed automatycznym zwolnieniem po wymeldowaniu

• Zaliczka zwolniona — Wysłane do gościa i gospodarza, gospodarz zwalnia blokadę (brak szkód)

• Zaliczka pobrana — Wysłane do gościa i gospodarza, gospodarz pobiera zaliczkę (szkoda)

• Zaliczka pobrana (gość i gospodarz) — Wysłane, gdy zaliczka jest pobierana jako opłata, a nie blokada

• Nieudana próba pobrania zaliczki (gość i gospodarz) — Wysłane, gdy ta opłata nie powiedzie się

• Zaliczka zwrócona (gość i gospodarz) — Wysłane, gdy pobrana zaliczka jest zwracana po wymeldowaniu

• Zwrot zaliczki wstrzymany (gość i gospodarz) — Wysłane, gdy gospodarz wstrzymuje automatyczny zwrot, aby zgłosić szkodę

• Nieudana próba pobrania zaliczki (gość i gospodarz) — Wysłane, gdy próba pobrania nie powiedzie się

• Blokada wygasa (gospodarz) — Wysłane do gospodarza dzień przed wygaśnięciem istniejącej blokady

Ważne uwagi

• Powiadomienia są automatyczne — nie wymagana jest żadna akcja z Twojej strony. Houfy śledzi każde zdarzenie płatności i wysyła odpowiedni e-mail w odpowiednim czasie. Nie musisz konfigurować, planować ani wysyłać żadnych e-maili dotyczących płatności.

• Powiadomienie 1-dniowe to brama bezpieczeństwa. Houfy nie przetworzy automatycznego pobrania, dopóki nie zostanie wysłane powiadomienie z 1-dniowym wyprzedzeniem. Oznacza to, że Twój gość zawsze otrzymuje co najmniej jedno powiadomienie dzień przed pobraniem.

• Nieudane opłaty wywołują powiadomienia, ale nie ponowne próby. Gdy opłata nie powiedzie się, zarówno Ty, jak i gość są natychmiast informowani, a przypomnienia następują po 1, 3 i 6 dniach. Houfy nie podejmie ponownej próby obciążenia — musisz się zaangażować.

• Ręczne przypomnienia eskalują stopniowo. Dla gości, którzy nie zgodzili się na automatyczne obciążenie, Houfy zaczyna od delikatnego przypomnienia w dniu płatności, następnie przypomina 3 dni później i wysyła ostateczne pilne powiadomienie zarówno do Ciebie, jak i do gościa dzień przed zameldowaniem.

Powiązane posty pomocy

• Jak działają automatyczne płatności na Houfy? — Ogólny przegląd całego systemu automatycznych płatności.

• Jak ustawić automatyczne płatności dla salda do zapłaty i podzielonych płatności? — Konfigurowanie polityki płatności zaliczki + salda oraz harmonogramu podzielonych płatności.

• Jak działają automatyczne blokady kaucji zabezpieczającej? — Pełny cykl życia kaucji zabezpieczającej od planowania po zwolnienie lub przejęcie.