Welche Zahlungsbenachrichtigungen und Erinnerungen sendet Houfy?

Wie Zahlungsbenachrichtigungen funktionieren

Das automatisierte Zahlungssystem von Houfy sendet E-Mails zu bestimmten Zeitpunkten im Zahlungszeitraum einer Reservierung. Welche E-Mails gesendet werden, hängt davon ab, ob der Gast beim Checkout der automatischen Abbuchung zugestimmt hat oder manuell bezahlen wird.

• Automatisch abbuchende Gäste (Gast hat das Kästchen für die automatische Abbuchung beim Checkout angekreuzt): Houfy sendet im Voraus Benachrichtigungen vor jeder Abbuchung und Bestätigungs-E-Mails, nachdem jede Abbuchung erfolgreich oder fehlgeschlagen ist.

• Manuell zahlende Gäste (Gast hat nicht der automatischen Abbuchung zugestimmt): Houfy sendet Zahlungserinnerungen, in denen der Gast gebeten wird zu zahlen, mit zunehmender Dringlichkeit, je mehr das Fälligkeitsdatum überschritten wird.

Alle Zahlungsbenachrichtigungen werden automatisch gesendet. Sie müssen keine Fälligkeitsdaten verfolgen oder selbst Erinnerungen senden — Houfy kümmert sich darum.

Drei Kategorien von Zahlungsbenachrichtigungen

Jede Zahlungsbenachrichtigung fällt in eine von drei Kategorien:

1. Automatische Abbuchungsbenachrichtigungen

   • Wann sie verwendet wird: Gast hat der automatischen Abbuchung zugestimmt. Houfy wird ihre gespeicherte Karte automatisch belasten.

   • Wer sie erhält: Sowohl Gastgeber als auch Gast erhalten Benachrichtigungen vor und Bestätigungen nach jeder Abbuchung.

2. Manuelle Zahlungserinnerungen

   • Wann sie verwendet wird: Gast hat nicht der automatischen Abbuchung zugestimmt. Houfy erinnert sie daran, selbst zu zahlen.

   • Wer sie erhält: Gast erhält Erinnerungen. Gastgeber erhält nur die letzte dringende Benachrichtigung.

3. Sicherheitskautionsbenachrichtigungen

   • Wann sie verwendet wird: Sicherheitskaution ist in der Anzeige aktiviert. Deckt den gesamten Lebenszyklus der Kaution ab.

   • Wer sie erhält: Sowohl Gastgeber als auch Gast in jeder Phase des Kautionslebenszyklus.

Automatische Abbuchungsbenachrichtigungen (Gast hat der automatischen Abbuchung zugestimmt)

Wenn ein Gast beim Checkout der automatischen Abbuchung zustimmt, wird ihre Karte gespeichert und Houfy kümmert sich automatisch um alle Zahlungen. Hier sind die Benachrichtigungen, die während dieses Prozesses gesendet werden:

Vor der Abbuchung

• 3-Tage-Vorankündigung — Wird 3 Tage vor dem geplanten Abbuchungsdatum sowohl an Gast als auch an Gastgeber gesendet. Informiert beide Parteien, dass eine automatische Abbuchung bevorsteht. Zeigt den Betrag, das Datum und die Reservierungsdetails an.

• 1-Tag-Vorankündigung — Wird 1 Tag vor dem geplanten Abbuchungsdatum sowohl an Gast als auch an Gastgeber gesendet. Letzte Erinnerung, dass die Abbuchung morgen verarbeitet wird. Letzte Chance für den Gast, sicherzustellen, dass ihre Karte über ausreichende Mittel verfügt.

Houfy wird eine Abbuchung nicht verarbeiten, bis die 1-Tag-Benachrichtigung gesendet wurde. Dies stellt sicher, dass sowohl Sie als auch der Gast immer eine Vorankündigung haben, bevor Geld bewegt wird.

Nach der Abbuchung

• Abbuchung erfolgreich — Wird sofort nach erfolgreicher Verarbeitung der Abbuchung sowohl an Gast als auch an Gastgeber gesendet. Bestätigt, dass die Zahlung erfolgreich war. Enthält den abgebuchten Betrag, die Zahlungsmethode und den aktualisierten verbleibenden Saldo.

• Abbuchung fehlgeschlagen — Wird sofort nach einem fehlgeschlagenen Abbuchungsversuch sowohl an Gast als auch an Gastgeber gesendet. Benachrichtigt beide Parteien, dass die Abbuchung abgelehnt wurde. Houfy WIEDER versucht die Abbuchung

Eine fehlgeschlagene Zahlung wird nicht erneut versucht, sodass der Saldo unbezahlt bleibt, bis er auf andere Weise eingezogen wird. Die Reservierung bleibt aktiv. Kontaktieren Sie den Gast und bitten Sie ihn, über den Link in seiner Reservierungs-E-Mail zu zahlen, oder ziehen Sie den Saldo manuell ein.

Auto-Zahlungsbenachrichtigungen gelten für alle Arten von automatisierten Zahlungen:

• Fällige Zahlungen — Der verbleibende Saldo nach der ersten Anzahlung, der vor der Ankunft abgebucht wird.

• Teilzahlungen — Vom Gastgeber definierte Raten, die über mehrere Daten vor dem Check-in verteilt sind.

Jede Teilzahlung oder fällige Gebühr erhält ihr eigenes Set von 3-Tage-, 1-Tage-, Erfolgs- und Fehlermeldungen.

Manuelle Zahlungsaufforderungen (Gast hat nicht zugestimmt, automatisch abzubuchen)

Wenn ein Gast nicht zustimmt, automatisch abzubuchen, kann Houfy seine Karte nicht automatisch belasten. Stattdessen sendet es eine Reihe von Erinnerungen, in denen der Gast aufgefordert wird, sich anzumelden und zu zahlen. Diese Erinnerungen werden zunehmend dringlicher. Houfy überprüft stündlich fällige Erinnerungen, sodass eine Erinnerung kurz nach dem Zeitpunkt, an dem sie fällig wird, versendet wird.

Die Erinnerungssequenz

• Erinnerung an fälligen Saldo — Am Fälligkeitstag nur an den Gast gesendet. Standarddringlichkeit. Informiert den Gast, dass sein Saldo heute fällig ist und enthält einen Link zur Zahlung.

• Erinnerung an fällige Anzahlung — Am Datum der Einziehung der Sicherheitsanzahlung nur an den Gast gesendet. Standarddringlichkeit.

• Nachverfolgungs-Erinnerung — 3 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, falls noch unbezahlt, nur an den Gast gesendet. Erhöhte Dringlichkeit.

• Überfällige Erinnerung — 7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, falls noch unbezahlt, an sowohl Gast als auch Gastgeber gesendet. Der Gastgeber wird informiert, dass die Zahlung 7 Tage überfällig ist, damit er nachfassen kann.

• Erinnerung vor dem Check-in — 7 Tage vor dem Check-in, falls noch unbezahlt, an sowohl Gast als auch Gastgeber gesendet.

• Letzte dringende Erinnerung — 1 Tag vor dem Check-in, falls noch unbezahlt, an sowohl Gast als auch Gastgeber gesendet. Dringend.

Manuelle Erinnerungen werden nur einmal in jeder Phase gesendet. Houfy verfolgt, welche Erinnerungen gesendet wurden, um doppelte E-Mails zu vermeiden.

Welche Phasen Sie kopiert werden

Sie werden in zwei der fünf Erinnerungsphasen kopiert. Die Erinnerung an das Fälligkeitsdatum und die 3-Tage-Nachverfolgung gehen nur an den Gast. Sie erhalten eine E-Mail, wenn die Zahlung 7 Tage überfällig ist, erneut 7 Tage vor dem Check-in und erneut am Tag vor dem Check-in — die Punkte, an denen Sie den Gast selbst kontaktieren müssen.

Wenn ein Gast seinen Saldo zu irgendeinem Zeitpunkt bezahlt, stoppt die manuelle Erinnerungssequenz und es werden keine weiteren Erinnerungen für diese Zahlung gesendet. Wenn eine automatische Abbuchung fehlgeschlagen ist und der Saldo dann auf andere Weise beglichen wurde, informieren Sie uns unter info@houfy.com, damit wir die fehlgeschlagene Abbuchung klären können — andernfalls können die Erinnerungen über das Versagen fortgesetzt werden.

Sicherheitsanfrage-Benachrichtigungen

Wenn Sie eine Sicherheitsanfrage für Ihr Inserat aktiviert haben, sendet Houfy Benachrichtigungen in jeder Phase des Lebenszyklus der Anzahlung. Diese sind getrennt von fälligen Zahlungen und Teilzahlungsbenachrichtigungen. Wichtig: Eine Sicherheitsanfrage wird nur als Autorisierungsreservierung genommen, wenn das gesamte Zeitfenster innerhalb von 7 Tagen liegt — das heißt, die Tage vor dem Check-in, an denen Sie sie einziehen, plus die Nächte des Aufenthalts, plus Ihre Freigabetage nach dem Check-out. Wenn diese Gesamtsumme mehr als 7 Tage beträgt oder wenn Sie die Anzahlung bei der Buchung einziehen, belastet Houfy die Anzahlung auf die Karte des Gastes und erstattet sie danach. Die meisten Aufenthalte fallen in den Belastungsfall, also informieren Sie die Gäste, dass ihre Karte belastet wird und das Geld nach dem Check-out zurückgegeben wird, nicht nur gehalten wird.

• 3-Tage-Vorhaltebenachrichtigung — 3 Tage vor dem Vorhaltetag an Gast und Gastgeber gesendet. Eine Sicherheitsanfrage wird in 3 Tagen auf der Karte des Gastes platziert.

• 1-Tag-Vorhaltebenachrichtigung — 1 Tag vor dem Vorhaltetag an Gast und Gastgeber gesendet. Der Vorhalt wird morgen platziert.

• Vorhalt erfolgreich — Gesendet, wenn der Vorhalt platziert wird, an Gast und Gastgeber. Bestätigt, dass der Vorhalt aktiv ist und kein Geld abgebucht wurde. Wenn die Anzahlung als Belastung und nicht als Vorhalt eingezogen wurde, wird stattdessen eine Einzahlungsbelastung-E-Mail gesendet, und eine Einzahlung zurückerstattet-E-Mail folgt, wenn sie zurückgegeben wird.

• Vorhalt fehlgeschlagen — Gesendet, wenn ein Vorhalt oder ein Versuch zur Belastung der Anzahlung fehlschlägt, an Gast und Gastgeber. Er konnte nicht platziert werden (Karte abgelehnt oder unzureichende Mittel). Houfy versucht es nicht erneut — bitten Sie den Gast, die Karte zu klären und die Anzahlung auf andere Weise zu arrangieren.

• Vorhalt läuft ab — Nur an den Gastgeber gesendet, am Tag bevor ein bestehender Vorhalt abläuft. Kartenautorisierungsreservierungen dauern 7 Tage bei jedem Zahlungsanbieter. Wenn der Vorhalt weiterhin benötigt wird, autorisiert Houfy ihn automatisch erneut. Der Gast erhält keine E-Mail über eine Verlängerung.

• Vorab-Erinnerung — Wird vor der automatischen Freigabe der Kaution nach dem Checkout an den Gastgeber gesendet. Erinnern Sie sich daran, Ihre Unterkunft zu inspizieren und zu entscheiden, ob Sie die Kaution freigeben oder einbehalten möchten.

• Kaution freigegeben — Wird gesendet, wenn Sie die Kaution (kein Schaden) an den Gast und den Gastgeber freigeben. Bestätigt, dass die Kautionssperre aufgehoben wurde. Der Gast wurde nie belastet.

• Kaution einbehalten — Wird gesendet, wenn Sie die Kaution (Schaden gefunden) an den Gast und den Gastgeber einbehalten. Bestätigt, wie viel einbehalten wurde und den Grund für die Einbehaltung.

Die Warnungen zur Kaution funktionieren unabhängig davon gleich, ob der Gast der automatischen Belastung zugestimmt hat oder nicht, da Kautionssperren unabhängig von einer gespeicherten Karte erforderlich sind.

Warnzeitlinie: Eine typische Buchung

So sieht die vollständige Warnzeitlinie für eine typische Reservierung mit einer Kautions- + Restzahlungspolitik und einer Kaution aus, bei der der Gast der automatischen Belastung zugestimmt hat:

• Buchung bestätigt: Der Gast zahlt die anfängliche Kaution. Der verbleibende Betrag und die Kautionssperre sind intern geplant. Buchungsbestätigungs-E-Mail gesendet.

• Fälligkeitsdatum des Restbetrags − 3 Tage: 3-tägige automatische Belastungswarnung an den Gast und den Gastgeber für die bevorstehende Restzahlung gesendet.

• Fälligkeitsdatum des Restbetrags − 1 Tag: 1-tägige automatische Belastungswarnung gesendet. Die Belastung wird morgen verarbeitet.

• Fälligkeitsdatum des Restbetrags: Houfy belastet den verbleibenden Betrag auf die gespeicherte Karte des Gastgebers. E-Mail über den Erfolg (oder Misserfolg) der Belastung gesendet.

• Kautionssperrdatum − 3 Tage: 3-tägige Kautionswarnung an den Gast und den Gastgeber gesendet.

• Kautionssperrdatum − 1 Tag: 1-tägige Kautionswarnung gesendet.

• Kautionssperrdatum: Houfy legt die Autorisierungssperre auf die Karte des Gastes. Kein Geld belastet. E-Mail über den Erfolg (oder Misserfolg) der Sperre gesendet.

• Während des Aufenthalts (falls erforderlich): Wenn die Sperre vor dem Checkout abläuft, autorisiert Houfy sie automatisch erneut und sendet dem Gastgeber am Tag vor Ablauf eine E-Mail. An den Gast wird keine E-Mail gesendet.

• Nach dem Checkout: Der Gastgeber erhält eine Vorab-Erinnerung, um die Unterkunft zu inspizieren und über die Kaution zu entscheiden.

• Der Gastgeber entscheidet: Der Gastgeber hebt die Sperre auf (kein Schaden) oder behält sie ein (Schaden gefunden). Freigegebene oder einbehaltene Warnung an beide gesendet.

Wenn der Gast der automatischen Belastung nicht zugestimmt hat, würden die oben genannten Warnungen über den fälligen Betrag durch die manuelle Zahlungsaufforderungssequenz ersetzt werden.

Wie Warnungen geliefert werden

• E-Mail: Alle Zahlungswarnungen werden per E-Mail zugestellt. Houfy verwendet die E-Mail-Adresse, die jeder Benutzer in seinem Houfy-Konto hat.

• Timing: Houfy überprüft alle 5 Minuten auf automatische Belastungswarnungen und stündlich auf manuelle Zahlungsaufforderungen, sodass jede Warnung kurz nach Fälligkeit versendet wird. Erfolgs- und Fehlermeldungen werden sofort nach der Verarbeitung der Belastung gesendet.

• Keine Duplikate: Houfy protokolliert jede Warnung, die es gegen die Belastung sendet, sodass dieselbe Phase nicht zweimal per E-Mail gesendet wird.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Zahlungswarnungen deaktivieren?

Zahlungswarnungen sind Teil des automatisierten Zahlungssystems und können nicht einzeln deaktiviert werden. Sie sind so konzipiert, dass sowohl Sie als auch der Gast über jedes Zahlungsereignis informiert bleiben. Sie können jedoch die E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen in den Einstellungen Ihres Houfy-Kontos verwalten.

Was passiert, wenn der Gast die Warnungen nicht liest und die Belastung erfolgt?

Auto-Lastschrift-Benachrichtigungen sind informativ — die Abbuchung wird am geplanten Datum unabhängig davon verarbeitet, ob der Gast die E-Mail liest oder nicht. Die Benachrichtigungen geben dem Gast im Voraus Bescheid, damit er sicherstellen kann, dass seine Karte über ausreichende Mittel verfügt.

Warum hat mein Gast keine Erinnerung erhalten?

Manuelle Zahlungs-Erinnerungen werden nur an Gäste gesendet, die der Auto-Lastschrift nicht zugestimmt haben. Wenn der Gast der Auto-Lastschrift zugestimmt hat, erhält er stattdessen Auto-Lastschrift-Benachrichtigungen (3-Tage-Benachrichtigung, 1-Tag-Benachrichtigung, Erfolg/Misserfolg). Außerdem wird jede Erinnerung nur einmal gesendet — überprüfen Sie, ob die Erinnerung für diese Reservierung bereits gesendet wurde.

Was passiert, wenn eine Abbuchung fehlschlägt und der Gast nicht auf die Benachrichtigung reagiert?

Houfy versucht nicht, eine fehlgeschlagene Abbuchung erneut durchzuführen. Sowohl Sie als auch der Gast erhalten sofort eine Fehlermeldung, und Houfy sendet 1 Tag, 3 Tage und 6 Tage später Erinnerungen — aber es wird keine weitere Abbuchung versucht. Kontaktieren Sie den Gast und bitten Sie ihn, über den Link in seiner Reservierungs-E-Mail zu bezahlen, oder sammeln Sie den Restbetrag manuell ein.

Erhalten geteilte Zahlungen jeweils ihre eigenen Benachrichtigungen?

Ja. Jede Teilzahlung wird als separate Abbuchung mit einem eigenen vollständigen Satz von Benachrichtigungen behandelt: 3-Tage-Benachrichtigung, 1-Tag-Benachrichtigung und Bestätigung von Erfolg oder Misserfolg. Wenn Sie drei Teilzahlungen geplant haben, erhalten der Gast und der Gastgeber drei separate Sätze von Benachrichtigungen.

Sendet Houfy Benachrichtigungen für die anfängliche Buchungszahlung?

Die anfängliche Buchungszahlung (die Anzahlung oder die vollständige Zahlung zum Zeitpunkt der Buchung) löst eine standardmäßige Buchungsbestätigungs-E-Mail aus, nicht die Auto-Lastschrift-Benachrichtigungssequenz. Auto-Lastschrift-Benachrichtigungen gelten nur für zukünftige geplante Abbuchungen wie fällige Zahlungen, Teilzahlungen und Sicherheitskautionen.

Vollständige Benachrichtigungsreferenz

Hier sind alle zahlungsbezogenen E-Mail-Benachrichtigungen, die Houfy sendet, nach Kategorie organisiert:

Auto-Lastschrift-Benachrichtigungen

• Auto-Lastschrift 3-Tage-Benachrichtigung (Gast) — An den Gast gesendet, 3 Tage vor geplanter Abbuchung

• Auto-Lastschrift 3-Tage-Benachrichtigung (Gastgeber) — An den Gastgeber gesendet, 3 Tage vor geplanter Abbuchung

• Auto-Lastschrift 1-Tag-Benachrichtigung (Gast) — An den Gast gesendet, 1 Tag vor geplanter Abbuchung

• Auto-Lastschrift 1-Tag-Benachrichtigung (Gastgeber) — An den Gastgeber gesendet, 1 Tag vor geplanter Abbuchung

• Auto-Lastschrift Erfolg (Gast) — An den Gast gesendet, Abbuchung erfolgreich verarbeitet

• Auto-Lastschrift Erfolg (Gastgeber) — An den Gastgeber gesendet, Abbuchung erfolgreich verarbeitet

• Auto-Lastschrift fehlgeschlagen (Gast & Gastgeber) — An beide gesendet, Abbuchungsversuch fehlgeschlagen

• Auto-Lastschrift Misserfolg Erinnerung 1-Tag (Gast & Gastgeber) — 1 Tag nach einer fehlgeschlagenen Abbuchung gesendet

• Auto-Lastschrift Misserfolg Erinnerung 3-Tag (Gast & Gastgeber) — 3 Tage nach einer fehlgeschlagenen Abbuchung gesendet

• Auto-Lastschrift Misserfolg Erinnerung final (Gast & Gastgeber) — 6 Tage nach einer fehlgeschlagenen Abbuchung gesendet

• Zusätzliche Verifizierung erforderlich (Gast) — Gesendet, wenn die Bank des Gastes 3-D Secure oder einen einmaligen Code anfordert. Die Abbuchung kann nicht abgeschlossen werden, bis der Gast dem Link in dieser E-Mail folgt.

• Auto-Lastschrift storniert (Gast & Gastgeber) — Gesendet, wenn der Gastgeber eine geplante Auto-Lastschrift storniert

Manuelle Zahlungs-Erinnerungen

• Erinnerung an den fälligen Betrag — An den Gast gesendet, am Fälligkeitstag der Zahlung

• Erinnerung an die fällige Anzahlung — An den Gast gesendet, am Tag der Anzahlungseinnahme

• Nachfass-Erinnerung — An den Gast gesendet, 3 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, falls noch nicht bezahlt

• Letzte dringende Erinnerung (Gast) — An den Gast gesendet, 1 Tag vor dem Check-in, falls noch nicht bezahlt

• Letzte dringende Erinnerung (Gastgeber) — An den Gastgeber gesendet, 1 Tag vor dem Check-in, falls noch nicht bezahlt

• Überfällige Erinnerung (Gast & Gastgeber) — An beide gesendet, 7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, falls noch nicht bezahlt

• Erinnerung vor dem Check-in (Gast & Gastgeber) — An beide gesendet, 7 Tage vor dem Check-in, falls noch nicht bezahlt

Sicherheitskautionswarnungen

• 3-Tage-Benachrichtigung zur Sicherheitskaution — An Gast und Gastgeber gesendet, 3 Tage vor dem Haltedatum

• 1-Tages-Benachrichtigung zur Sicherheitskaution — An Gast und Gastgeber gesendet, 1 Tag vor dem Haltedatum

• Halt erfolgreich — An Gast und Gastgeber gesendet, Halt auf der Karte platziert

• Halt fehlgeschlagen — An Gast und Gastgeber gesendet, Haltversuch fehlgeschlagen

• Halt verlängert — An den Gast gesendet, Halt für längere Aufenthalte verlängert

• Vorabfreigabe-Erinnerung — An den Gastgeber gesendet, vor der automatischen Freigabe nach dem Check-out

• Anzahlung freigegeben — An Gast und Gastgeber gesendet, Gastgeber gibt Halt frei (kein Schaden)

• Anzahlung erfasst — An Gast und Gastgeber gesendet, Gastgeber erfasst Anzahlung (Schaden)

• Anzahlung belastet (Gast & Gastgeber) — Gesendet, wenn die Anzahlung als Belastung und nicht als Halt genommen wird

• Anzahlungsbelastung fehlgeschlagen (Gast & Gastgeber) — Gesendet, wenn diese Belastung fehlschlägt

• Anzahlung zurückerstattet (Gast & Gastgeber) — Gesendet, wenn eine belastete Anzahlung nach dem Check-out zurückerstattet wird

• Rückerstattung der Anzahlung gestoppt (Gast & Gastgeber) — Gesendet, wenn der Gastgeber die automatische Rückerstattung stoppt, um einen Schadensanspruch geltend zu machen

• Anzahlungsaufnahme fehlgeschlagen (Gast & Gastgeber) — Gesendet, wenn ein Aufnahmeversuch fehlschlägt

• Halt läuft ab (Gastgeber) — An den Gastgeber gesendet, am Tag bevor ein bestehender Halt abläuft

Wichtige Hinweise

• Warnungen sind automatisch — keine Aktion von Ihnen erforderlich. Houfy verfolgt jedes Zahlungsereignis und sendet die richtige E-Mail zur richtigen Zeit. Sie müssen keine Zahlungs-E-Mails einrichten, planen oder senden.

• Die 1-Tages-Warnung ist ein Sicherheitsgatter. Houfy verarbeitet keine automatische Belastung, bis die 1-Tages-Vorankündigung gesendet wurde. Das bedeutet, dass Ihr Gast immer mindestens einen Tag Vorankündigung erhält, bevor er belastet wird.

• Fehlgeschlagene Zahlungen lösen Benachrichtigungen aus, aber keine Wiederholungen. Wenn eine Zahlung fehlschlägt, werden sowohl Sie als auch der Gast sofort benachrichtigt, und Erinnerungen folgen nach 1, 3 und 6 Tagen. Houfy wird den Betrag nicht erneut versuchen — Sie müssen sich selbst darum kümmern.

• Manuelle Erinnerungen eskalieren schrittweise. Für Gäste, die nicht mit einer automatischen Abbuchung einverstanden sind, beginnt Houfy am Fälligkeitstag mit einer sanften Erinnerung, folgt 3 Tage später nach und sendet am Tag vor dem Check-in eine letzte dringende Benachrichtigung an Sie und den Gast.

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