Vilka betalningsaviseringar och påminnelser skickar Houfy?

Hur betalningsaviseringar fungerar

Houfys automatiserade betalningssystem skickar e-postmeddelanden vid specifika tidpunkter under en reservations betalningstidslinje. Vilka e-postmeddelanden som skickas beror på om gästen gick med på automatisk debitering vid utcheckning eller kommer att betala manuellt.

• Automatiskt debiterade gäster (gästen markerade rutan för automatisk debitering vid utcheckning): Houfy skickar förhandsaviseringar innan varje debitering och bekräftelsemail efter att varje debitering lyckas eller misslyckas.

• Manuellt betalande gäster (gästen gick inte med på automatisk debitering): Houfy skickar betalningspåminnelser som ber gästen att betala, med ökande brådska när förfallodagen passerar.

Alla betalningsaviseringar skickas automatiskt. Du behöver inte hålla koll på förfallodagar eller skicka påminnelser själv — Houfy hanterar det.

Tre kategorier av betalningsaviseringar

Varje betalningsavisering faller in i en av tre kategorier:

1. Automatiska debiteringsaviseringar

   • När den används: Gäst gick med på automatisk debitering. Houfy kommer att debitera deras sparade kort automatiskt.

   • Vem som får den: Både värd och gäst får aviseringar före, och bekräftelser efter, varje debitering.

2. Manuella betalningspåminnelser

   • När den används: Gäst gick inte med på automatisk debitering. Houfy påminner dem att betala på egen hand.

   • Vem som får den: Gäst får påminnelser. Värd får endast den sista brådskande aviseringen.

3. Säkerhetsdepositionsaviseringar

   • När den används: Säkerhetsdeposition är aktiverad på listan. Täcker hela livscykeln för hållande.

   • Vem som får den: Både värd och gäst vid varje fas av depositionens livscykel.

Automatiska debiteringsaviseringar (Gäst gick med på automatisk debitering)

När en gäst går med på automatisk debitering vid utcheckning, sparas deras kort och Houfy hanterar alla betalningar automatiskt. Här är aviseringarna som skickas under denna process:

Före debiteringen

• 3-dagars förhandsavisering — Skickas 3 dagar före det schemalagda debiteringsdatumet till både gäst och värd. Informerar båda parter om att en automatisk debitering är på väg. Visar belopp, datum och reservationsdetaljer.

• 1-dags förhandsavisering — Skickas 1 dag före det schemalagda debiteringsdatumet till både gäst och värd. Sista påminnelsen om att debiteringen kommer att behandlas imorgon. Sista chansen för gästen att säkerställa att deras kort har tillräckligt med medel.

Houfy kommer inte att behandla en debitering förrän 1-dagsaviseringen har skickats. Detta säkerställer att både du och gästen alltid har förhandsavisering innan några pengar rör sig.

Efter debiteringen

• Debitering lyckades — Skickas omedelbart efter att debiteringen har behandlats framgångsrikt till både gäst och värd. Bekräftar att betalningen gick igenom. Inkluderar debiterat belopp, betalningsmetod och uppdaterat kvarvarande saldo.

• Debitering misslyckades — Skickas omedelbart efter att ett debiteringsförsök misslyckas, till både gäst och värd. Meddelar båda parter att debiteringen avslogs. Houfy gör INTE ett nytt försök med debiteringen. Den schemalagda betalningen förblir misslyckad tills någon agerar: gästen kan betala saldot från betalningslänken i deras reservations-e-post, eller så kan du samla in det manuellt. Houfy skickar uppföljande misslyckade påminnelser 1 dag, 3 dagar och 6 dagar efter misslyckandet, men dessa är endast påminnelser — inget ytterligare försök till debitering görs.

En misslyckad betalning försöks inte igen, så saldot förblir obetalt tills det samlas in på annat sätt. Bokningen förblir aktiv. Kontakta gästen och be dem att betala via länken i deras bokningsmejl, eller samla in saldot manuellt.

Automatiska betalningsvarningar gäller för alla typer av automatiserade avgifter:

• Obetalt saldo — Det återstående saldot efter den initiala insättningen, debiteras före ankomst.

• Delade betalningar — Värd-definierade avbetalningar spridda över flera datum före incheckning.

Varje delad betalning eller obetald avgift får sin egen uppsättning av 3-dagars, 1-dagars, framgångs- och misslyckandevarningar.

Manuella betalningspåminnelser (Gästen gick inte med på automatisk betalning)

När en gäst inte går med på automatisk betalning kan Houfy inte debitera deras kort automatiskt. Istället skickar det en serie påminnelser som ber gästen att logga in och betala. Dessa påminnelser blir successivt mer brådskande. Houfy kontrollerar för förfallna påminnelser varje timme, så en påminnelse skickas ut strax efter att den fas den tillhör förfaller.

Påminnelsesekvensen

• Påminnelse om obetalt saldo — Skickas på förfallodagen till gästen endast. Standard brådska. Informerar gästen om att deras saldo förfaller idag och inkluderar en länk för att göra betalningen.

• Påminnelse om insättning — Skickas på datumet för insamling av säkerhetsdeposition till gästen endast. Standard brådska.

• Uppföljningspåminnelse — Skickas 3 dagar efter förfallodagen om det fortfarande är obetalt, till gästen endast. Förhöjd brådska.

• Försenad påminnelse — Skickas 7 dagar efter förfallodagen om det fortfarande är obetalt, till både gäst OCH värd. Värden informeras om att betalningen är 7 dagar försenad så att de kan följa upp.

• Påminnelse före incheckning — Skickas 7 dagar före incheckning om det fortfarande är obetalt, till både gäst OCH värd.

• Slutlig brådskande påminnelse — Skickas 1 dag före incheckning om det fortfarande är obetalt, till både gäst OCH värd. Brådskande.

Manuella påminnelser skickas endast en gång i varje fas. Houfy spårar vilka påminnelser som har skickats för att undvika dubbletter av e-post.

Vilka faser du är kopierad på

Du är kopierad på två av de fem påminnelsefaserna. Påminnelsen om förfallodagen och 3-dagars uppföljningen går endast till gästen. Du får e-post när betalningen är 7 dagar försenad, igen 7 dagar före incheckning, och igen dagen före incheckning — de punkter där du kan behöva kontakta gästen själv.

Om en gäst betalar sitt saldo vid något tillfälle, stoppas den manuella påminnelsesekvensen och inga ytterligare påminnelser skickas för den betalningen. Om en automatisk betalning misslyckades och saldot sedan reglerades på annat sätt, meddela oss på info@houfy.com så att vi kan rensa den misslyckade betalningen — annars kan påminnelserna om misslyckande fortsätta.

Varningar om säkerhetsdeposition

Om du har en säkerhetsdeposition aktiverad på din annons, skickar Houfy varningar i varje fas av depositionens livscykel. Dessa är separata från varningar om obetalt saldo och delade betalningar. Viktigt: en säkerhetsdeposition tas endast som en auktoriseringshållning när hela fönstret ryms inom 7 dagar — det vill säga, dagarna före incheckning som du samlar in den, plus nätterna av vistelsen, plus dina fridagar efter utcheckning. Om det totala är mer än 7 dagar, eller om du samlar in depositionen vid bokning, debiterar Houfy depositionen på gästens kort istället och återbetalar den efteråt. De flesta vistelser faller under debiteringsfallet, så informera gästerna om att deras kort kommer att debiteras och pengarna återbetalas efter utcheckning, inte bara hållas.

• 3-dagars förhandsmeddelande — Skickas 3 dagar före hållningsdatumet till gäst och värd. En säkerhetsdepositionshållning kommer att placeras på gästens kort om 3 dagar.

• 1-dags förhandsmeddelande — Skickas 1 dag före hållningsdatumet till gäst och värd. Hållningen kommer att placeras imorgon.

• Hållning lyckad — Skickas när hållningen placeras, till gäst och värd. Bekräftar att hållningen är aktiv och inga pengar har tagits. Om depositionen samlades in som en avgift istället för en hållning, skickas ett Insamlad deposition e-post istället, och en Återbetalad deposition e-post följer när den återbetalas.

• Hållning misslyckad — Skickas när ett försök att hålla eller debitera deposition misslyckas, till gäst och värd. Det kunde inte placeras (kort avvisat eller otillräckliga medel). Houfy gör inte ett nytt försök — be gästen att ordna kortet och ordna depositionen på annat sätt.

• Hållning som går ut — Skickas till värden endast, dagen före en befintlig hållning går ut. Kortauktoriseringshållningar varar i 7 dagar på varje betalningsprocessor. Om hållningen fortfarande behövs, auktoriserar Houfy den automatiskt på nytt. Gästen får ingen e-post om en förnyelse.

• Påminnelse före utgivning — Skickas innan hållningen automatiskt släpps efter utcheckning till värden endast. Påminner dig om att inspektera din egendom och besluta om du ska släppa eller ta ut depositionen.

• Deposition släppt — Skickas när du släpper hållningen (ingen skada) till gäst och värd. Bekräftar att depositionen har släppts. Gästen har aldrig debiterats.

• Deposition fångad — Skickas när du fångar depositionen (skada funnen) till gäst och värd. Bekräftar hur mycket som fångades och anledningen till fångsten.

Alert för deposition fungerar på samma sätt oavsett om gästen gick med på automatisk debitering eller inte, eftersom depositioner kräver ett sparat kort oavsett.

Alerttidslinje: En typisk bokning

Så här ser den fullständiga alerttidslinjen ut för en typisk reservation med en deposition + balansbetalningspolicy och en säkerhetsdeposition, där gästen gick med på automatisk debitering:

• Bokning bekräftad: Gäst betalar den initiala depositionen. Återstående balans och säkerhetsdeposition hålls schemalagda internt. Bekräftelsemail för bokning skickas.

• Balans förfallodatum − 3 dagar: 3-dagars automatisk debiteringsalert skickas till gäst och värd för den kommande balansbetalningen.

• Balans förfallodatum − 1 dag: 1-dagars automatisk debiteringsalert skickas. Debiteringen kommer att behandlas imorgon.

• Balans förfallodatum: Houfy debiterar den återstående balansen från gästens sparade kort. Debiteringsframgång (eller misslyckande) mail skickas.

• Deposition hålls datum − 3 dagar: 3-dagars säkerhetsdepositionsalert skickas till gäst och värd.

• Deposition hålls datum − 1 dag: 1-dagars säkerhetsdepositionsalert skickas.

• Deposition hålls datum: Houfy lägger en auktoriseringshållning på gästens kort. Ingen pengar debiteras. Hållningsframgång (eller misslyckande) mail skickas.

• Under vistelse (om nödvändigt): om hållningen går ut innan utcheckning, auktoriserar Houfy den automatiskt och skickar ett mail till värden dagen innan den går ut. Inget mail skickas till gästen.

• Efter utcheckning: Värden får en påminnelse före utgivning för att inspektera egendomen och besluta om depositionen.

• Värden beslutar: Värden släpper hållningen (ingen skada) eller fångar den (skada funnen). Släppt eller fångad alert skickas till båda.

Om gästen inte gick med på automatisk debitering, skulle alerten för balans förfallodatum ovan ersättas av sekvensen för manuell betalningspåminnelse istället.

Hur alertar levereras

• E-post: Alla betalningsalertar levereras via e-post. Houfy använder den e-postadress som varje användare har på sitt Houfy-konto.

• Tid: Houfy kontrollerar automatisk debiteringsalertar var 5:e minut och för manuella betalningspåminnelser varje timme, så varje alert skickas ut strax efter att den förfaller. Framgångs- och misslyckandenotifikationer skickas omedelbart efter att debiteringen har behandlats.

• Inga dubbletter: Houfy registrerar varje alert den skickar mot debiteringen, så samma steg skickas inte via e-post två gånger.

Vanliga frågor

Kan jag stänga av betalningsalertar?

Betalningsalertar är en del av det automatiserade betalningssystemet och kan inte stängas av individuellt. De är utformade för att hålla både dig och gästen informerade om varje betalningstillfälle. Du kan dock hantera deras e-postnotifikationsinställningar i sina Houfy-kontoinställningar.

Vad händer om gästen inte läser alertarna och debiteringen går igenom?

Auto-avgiftsaviseringar är informativa — avgiften kommer fortfarande att behandlas på det schemalagda datumet oavsett om gästen läser e-postmeddelandet eller inte. Aviseringarna ger gästen förhandsinformation så att de kan säkerställa att deras kort har tillräckligt med medel.

Varför fick inte min gäst en påminnelse?

Manuella betalningspåminnelser skickas endast till gäster som inte gick med på auto-avgift. Om gästen gick med på auto-avgift, kommer de istället att få auto-avgiftsaviseringar (3-dagars påminnelse, 1-dagars påminnelse, framgång/misslyckande). Dessutom skickas varje påminnelse endast en gång — kontrollera om påminnelsen redan har skickats för denna reservation.

Vad händer om en avgift misslyckas och gästen inte svarar på aviseringen?

Houfy försöker inte om en misslyckad avgift. Både du och gästen får en misslyckad avisering direkt, och Houfy skickar uppföljningspåminnelser 1 dag, 3 dagar och 6 dagar senare — men ingen ytterligare avgift försöks. Kontakta gästen och be dem att betala via länken i deras reservations-e-post, eller samla in saldot manuellt.

Får varje delbetalning sina egna aviseringar?

Ja. Varje delbetalning behandlas som en separat avgift med sin egen kompletta uppsättning av aviseringar: 3-dagars påminnelse, 1-dagars påminnelse och bekräftelse på framgång eller misslyckande. Om du har tre delbetalningar schemalagda, kommer gästen och värden att få tre separata uppsättningar av aviseringar.

Skickar Houfy aviseringar för den initiala bokningsbetalningen?

Den initiala bokningsbetalningen (depositionen eller full betalning vid bokningstillfället) utlöser ett standard e-postmeddelande för bokningsbekräftelse, inte sekvensen för auto-avgiftsaviseringar. Auto-avgiftsaviseringar gäller endast för framtida schemalagda avgifter som saldo som ska betalas, delbetalningar och säkerhetsdepositionshållningar.

Komplett referens för aviseringar

Här är varje betalningsrelaterad e-postavisering som Houfy skickar, organiserad efter kategori:

Auto-avgiftsaviseringar

• Auto-avgift 3-dagars påminnelse (gäst) — Skickas till gästen, 3 dagar före schemalagd avgift

• Auto-avgift 3-dagars påminnelse (värd) — Skickas till värden, 3 dagar före schemalagd avgift

• Auto-avgift 1-dagars påminnelse (gäst) — Skickas till gästen, 1 dag före schemalagd avgift

• Auto-avgift 1-dagars påminnelse (värd) — Skickas till värden, 1 dag före schemalagd avgift

• Auto-avgift framgång (gäst) — Skickas till gästen, avgift behandlad framgångsrikt

• Auto-avgift framgång (värd) — Skickas till värden, avgift behandlad framgångsrikt

• Auto-avgift misslyckades (gäst & värd) — Skickas till båda, avgiftsförsöket misslyckades

• Auto-avgift misslyckande påminnelse 1-dag (gäst & värd) — Skickas 1 dag efter en misslyckad avgift

• Auto-avgift misslyckande påminnelse 3-dag (gäst & värd) — Skickas 3 dagar efter en misslyckad avgift

• Auto-avgift misslyckande påminnelse slutlig (gäst & värd) — Skickas 6 dagar efter en misslyckad avgift

• Extra verifiering krävs (gäst) — Skickas när gästens bank begär 3-D Secure eller en engångskod. Avgiften kan inte slutföras förrän gästen följer länken i detta e-postmeddelande.

• Auto-avgift avbruten (gäst & värd) — Skickas när värden avbryter en schemalagd auto-avgift

Manuella betalningspåminnelser

• Påminnelse om utestående saldo — Skickad till gäst, på förfallodagen

• Påminnelse om insättning som förfaller — Skickad till gäst, på insamlingsdatumet för insättningen

• Uppföljningspåminnelse — Skickad till gäst, 3 dagar efter förfallodagen om den fortfarande är obetald

• Slutlig brådskande påminnelse (gäst) — Skickad till gäst, 1 dag före incheckning om den fortfarande är obetald

• Slutlig brådskande påminnelse (värd) — Skickad till värd, 1 dag före incheckning om den fortfarande är obetald

• Försenad påminnelse (gäst & värd) — Skickad till båda, 7 dagar efter förfallodagen om den fortfarande är obetald

• Påminnelse före incheckning (gäst & värd) — Skickad till båda, 7 dagar före incheckning om den fortfarande är obetald

Säkerhetsdepositionsvarningar

• Säkerhetsdeposition 3-dagars meddelande — Skickad till gäst och värd, 3 dagar före hållningsdatum

• Säkerhetsdeposition 1-dags meddelande — Skickad till gäst och värd, 1 dag före hållningsdatum

• Hållning lyckad — Skickad till gäst och värd, hållning placerad på kort

• Hållning misslyckades — Skickad till gäst och värd, försök till hållning misslyckades

• Hållning förnyad — Skickad till gäst, hållning förnyad för längre vistelser

• Påminnelse före frigivning — Skickad till värd, före automatisk frigivning efter utcheckning

• Insättning frigiven — Skickad till gäst och värd, värd frigör hållning (inga skador)

• Insättning fångad — Skickad till gäst och värd, värd fångar insättningen (skador)

• Insättning debiterad (gäst & värd) — Skickad när insättningen tas som en debitering istället för en hållning

• Insättningsdebitering misslyckades (gäst & värd) — Skickad när den debiteringen misslyckas

• Insättning återbetalad (gäst & värd) — Skickad när en debiterad insättning återbetalas efter utcheckning

• Insättningsåterbetalning stoppad (gäst & värd) — Skickad när värden stoppar den automatiska återbetalningen för att göra en skadekrav

• Insättningsfångst misslyckades (gäst & värd) — Skickad när ett fångstförsök misslyckas

• Hållning som går ut (värd) — Skickad till värden dagen före en befintlig hållning går ut

Viktiga anteckningar

• Varningar är automatiska — ingen åtgärd behövs från dig. Houfy spårar varje betalningsevent och skickar rätt e-post vid rätt tidpunkt. Du behöver inte ställa in, schemalägga eller skicka några betalningse-postmeddelanden.

• 1-dags varningen är en säkerhetsport. Houfy kommer inte att behandla en automatisk debitering förrän 1-dags förhandsmeddelandet har skickats. Detta innebär att din gäst alltid får minst en dags varsel innan de debiteras.

• Misslyckade betalningar utlöser aviseringar, men inte omförsök. När en betalning misslyckas, meddelas både du och gästen omedelbart, och påminnelser följer efter 1, 3 och 6 dagar. Houfy kommer inte att försöka ta betalt igen — du behöver engagera dig.

• Manuella påminnelser eskalerar gradvis. För gäster som inte gick med på automatisk betalning, börjar Houfy med en mild påminnelse på förfallodagen, följer upp 3 dagar senare, och skickar en sista brådskande avisering till både dig och gästen dagen innan incheckning.

Relaterade hjälpinlägg

• Hur fungerar automatiska betalningar på Houfy? — En översikt över hela det automatiserade betalningssystemet.

• Hur ställer jag in automatisk betalning för utestående saldo & delade betalningar? — Konfigurera insättnings- och saldo betalningspolicy samt schema för delade betalningar.

• Hur fungerar automatiska säkerhetsdepositioner? — Den fullständiga livscykeln för säkerhetsdepositioner från schemaläggning till frigivning eller fångst.