Hvilke betalingsadvarsler og påmindelser sender Houfy?

Hvordan betalingsadvarsler fungerer

Houfy’s automatiserede betalingssystem sender e-mails på specifikke tidspunkter i løbet af en reservations betalingstidslinje. Hvilke e-mails der sendes afhænger af, om gæsten har accepteret automatisk betaling ved checkout eller vil betale manuelt.

• Automatisk betalingsgæster (gæsten har krydset af i boksen for automatisk betaling ved checkout): Houfy sender forudgående advarsler før hver betaling og bekræftelses-e-mails efter hver betaling, der lykkes eller mislykkes.

• Manuel betalingsgæster (gæsten har ikke accepteret automatisk betaling): Houfy sender betalingspåmindelser, der beder gæsten om at betale, med stigende hastighed, efterhånden som forfaldsdatoen nærmer sig.

Alle betalingsadvarsler sendes automatisk. Du behøver ikke at holde styr på forfaldsdatoer eller sende påmindelser selv — Houfy klarer det.

Tre kategorier af betalingsadvarsler

Hver betalingsadvarsel falder ind under en af tre kategorier:

1. Automatiske betalingsadvarsler

   • Hvornår det bruges: Gæsten har accepteret automatisk betaling. Houfy vil automatisk trække beløbet fra deres gemte kort.

   • Hvem modtager det: Både vært og gæst modtager advarsler før, og bekræftelser efter, hver betaling.

2. Manuelle betalingspåmindelser

   • Hvornår det bruges: Gæsten har ikke accepteret automatisk betaling. Houfy minder dem om at betale selv.

   • Hvem modtager det: Gæsten modtager påmindelser. Værten modtager kun den sidste presserende advarsel.

3. Sikkerhedsdepositum-advarsler

   • Hvornår det bruges: Sikkerhedsdepositum er aktiveret på listen. Dækker hele livscyklussen for depositum.

   • Hvem modtager det: Både vært og gæst i hver fase af depositumlivscyklussen.

Automatiske betalingsadvarsler (Gæst accepterede automatisk betaling)

Når en gæst accepterer automatisk betaling ved checkout, gemmes deres kort, og Houfy håndterer alle betalinger automatisk. Her er advarslerne, der sendes under denne proces:

Før betalingen

• 3-dages forudgående varsel — Sendt 3 dage før den planlagte betalingsdato til både gæst og vært. Informerer begge parter om, at en automatisk betaling er på vej. Viser beløbet, datoen og reservationsdetaljerne.

• 1-dags forudgående varsel — Sendt 1 dag før den planlagte betalingsdato til både gæst og vært. Sidste advarsel om, at betalingen vil blive behandlet i morgen. Sidste chance for gæsten til at sikre, at deres kort har tilstrækkelige midler.

Houfy vil ikke behandle en betaling, før 1-dags advarslen er sendt. Dette sikrer, at både du og gæsten altid har forudgående varsel, før der flyttes penge.

Efter betalingen

• Betaling lykkedes — Sendt straks efter, at betalingen er behandlet med succes til både gæst og vært. Bekræfter, at betalingen er gået igennem. Inkluderer beløb, betalingsmetode og opdateret resterende saldo.

• Betaling mislykkedes — Sendt straks efter, at et betalingsforsøg mislykkes, til både gæst og vært. Underretter begge parter om, at betalingen blev afvist. Houfy gør IKKE et nyt forsøg på betalingen. Den planlagte betaling forbliver mislykket, indtil nogen handler: gæsten kan betale saldoen fra betalingslinket i deres reservations-e-mail, eller du kan indsamle det manuelt. Houfy sender opfølgningspåmindelser om fejl 1 dag, 3 dage og 6 dage efter fejlen, men disse er kun påmindelser — der forsøges ikke yderligere betaling.

En mislykket betaling bliver ikke forsøgt igen, så saldoen forbliver ubetalt, indtil den indsamles på en anden måde. Reservationen forbliver aktiv. Kontakt gæsten og bed dem om at betale fra linket i deres reservations-e-mail, eller indsamle saldoen manuelt.

Auto-betalingsadvarsler gælder for alle typer automatiserede betalinger:

• Saldoen forfaldne betalinger — Den resterende saldo efter det indledende depositum, opkrævet før ankomst.

• Opdelte betalinger — Vært-definerede rater fordelt over flere datoer før indtjekning.

Hver opdelt betaling eller saldo forfaldne opkrævning får sit eget sæt af 3-dages, 1-dags, succes- og fejladvarsler.

Manuelle betalingspåmindelser (Gæsten accepterede ikke auto-betaling)

Når en gæst ikke accepterer auto-betaling, kan Houfy ikke opkræve deres kort automatisk. I stedet sender det en række påmindelser, der beder gæsten om at logge ind og betale. Disse påmindelser bliver gradvist mere presserende. Houfy tjekker for forfaldne påmindelser hver time, så en påmindelse sendes kort efter, at den fase, den tilhører, bliver forfalden.

Påmindelsessekvensen

• Saldo forfaldne påmindelse — Sendt på betalingsforfaldsdatoen til gæsten alene. Standard presserende. Fortæller gæsten, at deres saldo forfalder i dag og inkluderer et link til at foretage betalingen.

• Depositum forfaldne påmindelse — Sendt på datoen for indsamling af sikkerhedsdepositum til gæsten alene. Standard presserende.

• Opfølgningspåmindelse — Sendt 3 dage efter forfaldsdatoen, hvis den stadig er ubetalt, til gæsten alene. Forhøjet presserende.

• Overdue påmindelse — Sendt 7 dage efter forfaldsdatoen, hvis den stadig er ubetalt, til både gæst OG vært. Værten får at vide, at betalingen er 7 dage forfalden, så de kan følge op.

• Pre-Check-in påmindelse — Sendt 7 dage før indtjekning, hvis den stadig er ubetalt, til både gæst OG vært.

• Endelig presserende påmindelse — Sendt 1 dag før indtjekning, hvis den stadig er ubetalt, til både gæst OG vært. Presserende.

Manuelle påmindelser sendes kun én gang på hvert trin. Houfy holder styr på, hvilke påmindelser der er sendt for at undgå dublerede e-mails.

Hvilke faser du er kopieret på

Du er kopieret på to af de fem påmindelsesfaser. Påmindelsen om forfaldsdatoen og 3-dages opfølgningspåmindelsen går kun til gæsten. Du får en e-mail, når betalingen er 7 dage forfalden, igen 7 dage før indtjekning, og igen dagen før indtjekning — de tidspunkter, hvor du måske skal kontakte gæsten selv.

Hvis en gæst betaler deres saldo på noget tidspunkt, stopper den manuelle påmindelsessekvens, og der sendes ikke flere påmindelser for den betaling. Hvis en automatisk opkrævning mislykkedes, og saldoen derefter blev afregnet på en anden måde, så fortæl os på info@houfy.com, så vi kan rydde den mislykkede opkrævning — ellers kan fejladvarslerne fortsætte.

Sikkerhedsdepositum advarsler

Hvis du har et sikkerhedsdepositum aktiveret på din annonce, sender Houfy advarsler på hvert trin af depositumets livscyklus. Disse er adskilt fra saldo forfaldne og opdelte betalingsadvarsler. Vigtigt: et sikkerhedsdepositum tages kun som en autorisationshold, når hele vinduet passer inden for 7 dage — det vil sige, de dage før indtjekning, du indsamler det, plus nætterne af opholdet, plus dine frigivelsesdage efter udtjekning. Hvis det samlede beløb er mere end 7 dage, eller hvis du indsamler depositum ved booking, opkræver Houfy depositumet fra gæstens kort i stedet og refunderer det bagefter. De fleste ophold falder ind under opkrævningssagen, så fortæl gæsterne, at deres kort vil blive debiteret, og pengene returneres efter udtjekning, ikke blot holdt.

• 3-dages Pre-Hold meddelelse — Sendt 3 dage før holddatoen til gæst og vært. Et sikkerhedsdepositum hold vil blive placeret på gæstens kort om 3 dage.

• 1-dags Pre-Hold meddelelse — Sendt 1 dag før holddatoen til gæst og vært. Holdet vil blive placeret i morgen.

• Holdet lykkedes — Sendt når holdet er placeret, til gæst og vært. Bekræfter, at holdet er aktivt, og der ikke er taget penge. Hvis depositumet blev indsamlet som en opkrævning snarere end et hold, sendes en Depositum opkrævet e-mail i stedet, og en Depositum refunderet e-mail følger, når det returneres.

• Holdet mislykkedes — Sendt når et hold eller depositum opkrævningsforsøg mislykkes, til gæst og vært. Det kunne ikke placeres (kort afvist eller utilstrækkelige midler). Houfy gør ikke et nyt forsøg — bed gæsten om at ordne kortet og arrangere depositum på en anden måde.

• Holdet udløber — Sendt til værten alene, dagen før et eksisterende hold udløber. Kortautorisationer varer 7 dage på hver betalingsprocessor. Hvis holdet stadig er nødvendigt, genautoriserer Houfy det automatisk. Gæsten får ikke en e-mail om en fornyelse.

• Forhåndsudgivelsespåmindelse — Sendt før holdet automatisk frigives efter checkout til vært kun. Minder dig om at inspicere din ejendom og beslutte, om du vil frigive eller indfange depositummet.

• Depositum frigivet — Sendt når du frigiver holdet (ingen skade) til gæst og vært. Bekræfter at depositumsholdet blev frigivet. Gæsten blev aldrig opkrævet.

• Depositum indfanget — Sendt når du indfanger depositummet (skade fundet) til gæst og vært. Bekræfter hvor meget der blev indfanget og årsagen til indfangningen.

Sikkerhedsdepositum alarmer fungerer på samme måde, uanset om gæsten har accepteret automatisk opkrævning eller ej, fordi sikkerhedsdepositumshold kræver et gemt kort uanset hvad.

Alarm tidslinje: En typisk booking

Her er hvad den fulde alarm tidslinje ser ud for en typisk reservation med en Depositum + Balance betalingspolitik og et sikkerhedsdepositum, hvor gæsten har accepteret automatisk opkrævning:

• Booking bekræftet: Gæsten betaler det indledende depositum. Restbeløbet og sikkerhedsdepositumsholdet er planlagt internt. Bookingbekræftelses-e-mail sendt.

• Balance forfaldsdato − 3 dage: 3-dages automatisk opkrævningsalarm sendt til gæst og vært for den kommende balancebetaling.

• Balance forfaldsdato − 1 dag: 1-dags automatisk opkrævningsalarm sendt. Opkrævningen vil blive behandlet i morgen.

• Balance forfaldsdato: Houfy opkræver det resterende beløb fra gæstens gemte kort. Opkrævningssucces (eller fejl) e-mail sendt.

• Depositumshold dato − 3 dage: 3-dages sikkerhedsdepositum alarm sendt til gæst og vært.

• Depositumshold dato − 1 dag: 1-dags sikkerhedsdepositum alarm sendt.

• Depositumshold dato: Houfy placerer autorisationsholdet på gæstens kort. Ingen penge opkrævet. Holdsucces (eller fejl) e-mail sendt.

• Under ophold (hvis nødvendigt): hvis holdet udløber før checkout, genautoriserer Houfy det automatisk og sender en e-mail til værten dagen før det udløber. Ingen e-mail sendes til gæsten.

• Efter checkout: Værten modtager forhåndsudgivelsespåmindelse for at inspicere ejendommen og beslutte om depositummet.

• Værten beslutter: Værten frigiver holdet (ingen skade) eller indfanger det (skade fundet). Frigivet eller indfanget alarm sendt til begge.

Hvis gæsten ikke har accepteret automatisk opkrævning, ville de ovenstående balance forfaldsalarmer blive erstattet af sekvensen for manuel betalingspåmindelse i stedet.

Sådan leveres alarmer

• E-mail: Alle betalingsalarmer leveres via e-mail. Houfy bruger den e-mailadresse, som hver bruger har på deres Houfy-konto.

• Tidspunkt: Houfy tjekker for automatisk opkrævningsalarmer hver 5. minut og for manuelle betalingspåmindelser hver time, så hver alarm sendes kort efter, at den bliver forfalden. Succes- og fejlinformationer sendes straks efter, at opkrævningen er behandlet.

• Ingen duplikater: Houfy registrerer hver alarm, den sender mod opkrævningen, så den samme fase ikke sendes via e-mail to gange.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg slukke for betalingsalarmer?

Betalingsalarmer er en del af det automatiserede betalingssystem og kan ikke slukkes individuelt. De er designet til at holde både dig og gæsten informeret om hver betalingsbegivenhed. Du kan dog administrere deres e-mail-notifikationspræferencer i deres Houfy-kontoindstillinger.

Hvad hvis gæsten ikke læser alarmerne, og opkrævningen går igennem?

Auto-opkrævningsadvarsler er informative — opkrævningen vil stadig blive behandlet på den planlagte dato, uanset om gæsten læser e-mailen. Advarslerne giver gæsten forudgående besked, så de kan sikre, at deres kort har tilstrækkelige midler.

Hvorfor modtog min gæst ikke en påmindelse?

Manuelle betalingspåmindelser sendes kun til gæster, der ikke har accepteret auto-opkrævning. Hvis gæsten har accepteret auto-opkrævning, vil de i stedet modtage auto-opkrævningsadvarsler (3-dages påmindelse, 1-dags påmindelse, succes/fejl). Desuden sendes hver påmindelse kun én gang — tjek om påmindelsen allerede er sendt for denne reservation.

Hvad sker der, hvis en opkrævning fejler, og gæsten ikke reagerer på advarslen?

Houfy forsøger ikke at opkræve en fejlet betaling igen. Både du og gæsten modtager straks en fejl-advarsel, og Houfy sender opfølgningspåmindelser 1 dag, 3 dage og 6 dage senere — men der forsøges ikke yderligere opkrævninger. Kontakt gæsten og bed dem betale fra linket i deres reservations-e-mail, eller indsamle saldoen manuelt.

Får hver delbetaling deres egne advarsler?

Ja. Hver delbetalingsrate behandles som en separat opkrævning med sit eget komplette sæt af advarsler: 3-dages påmindelse, 1-dags påmindelse, og bekræftelse af succes eller fejl. Hvis du har tre delbetalinger planlagt, vil gæsten og værten modtage tre separate sæt af advarsler.

Sender Houfy advarsler for den indledende bookingbetaling?

Den indledende bookingbetaling (depositum eller fuld betaling på bookingtidspunktet) udløser en standard bookingbekræftelses-e-mail, ikke sekvensen af auto-opkrævningsadvarsler. Auto-opkrævningsadvarsler gælder kun for fremtidige planlagte opkrævninger som saldo-betalinger, delbetalinger og sikkerhedsdepositum.

Komplet advarselsreferencer

Her er hver betalingsrelateret e-mail-advarsel, som Houfy sender, organiseret efter kategori:

Auto-opkrævningsadvarsler

• Auto-opkrævning 3-dages påmindelse (gæst) — Sendt til gæst, 3 dage før planlagt opkrævning

• Auto-opkrævning 3-dages påmindelse (vært) — Sendt til vært, 3 dage før planlagt opkrævning

• Auto-opkrævning 1-dags påmindelse (gæst) — Sendt til gæst, 1 dag før planlagt opkrævning

• Auto-opkrævning 1-dags påmindelse (vært) — Sendt til vært, 1 dag før planlagt opkrævning

• Auto-opkrævning succes (gæst) — Sendt til gæst, opkrævning behandlet med succes

• Auto-opkrævning succes (vært) — Sendt til vært, opkrævning behandlet med succes

• Auto-opkrævning fejlet (gæst & vært) — Sendt til begge, opkrævningsforsøg fejlede

• Auto-opkrævning fejl påmindelse 1-dag (gæst & vært) — Sendt 1 dag efter en fejlet opkrævning

• Auto-opkrævning fejl påmindelse 3-dag (gæst & vært) — Sendt 3 dage efter en fejlet opkrævning

• Auto-opkrævning fejl påmindelse slut (gæst & vært) — Sendt 6 dage efter en fejlet opkrævning

• Ekstra verifikation krævet (gæst) — Sendt når gæstens bank beder om 3-D Secure eller en engangskode. Opkrævningen kan ikke gennemføres, før gæsten følger linket i denne e-mail.

• Auto-opkrævning annulleret (gæst & vært) — Sendt når værten annullerer en planlagt auto-opkrævning

Manuelle betalingspåmindelser

• Påmindelse om saldo — Sendt til gæst, på betalingsforfaldsdatoen

• Påmindelse om depositum — Sendt til gæst, på depositumindsamlingsdatoen

• Opfølgningspåmindelse — Sendt til gæst, 3 dage efter forfaldsdatoen hvis stadig ikke betalt

• Endelig hastende påmindelse (gæst) — Sendt til gæst, 1 dag før indtjekning hvis stadig ikke betalt

• Endelig hastende påmindelse (vært) — Sendt til vært, 1 dag før indtjekning hvis stadig ikke betalt

• Forsinket påmindelse (gæst & vært) — Sendt til begge, 7 dage efter forfaldsdatoen hvis stadig ikke betalt

• Pre-check-in påmindelse (gæst & vært) — Sendt til begge, 7 dage før indtjekning hvis stadig ikke betalt

Sikkerhedsdepositum alarmer

• Sikkerhedsdepositum 3-dages varsel — Sendt til gæst og vært, 3 dage før holdningsdato

• Sikkerhedsdepositum 1-dags varsel — Sendt til gæst og vært, 1 dag før holdningsdato

• Hold succesfuld — Sendt til gæst og vært, hold lagt på kort

• Hold mislykkedes — Sendt til gæst og vært, holdforsøg mislykkedes

• Hold fornyet — Sendt til gæst, hold fornyet for længere ophold

• Pre-release påmindelse — Sendt til vært, før automatisk frigivelse efter checkout

• Depositum frigivet — Sendt til gæst og vært, vært frigiver hold (ingen skade)

• Depositum opkrævet — Sendt til gæst og vært, vært opkræver depositum (skade)

• Depositum opkrævning (gæst & vært) — Sendt når depositum tages som en opkrævning snarere end et hold

• Depositum opkrævning mislykkedes (gæst & vært) — Sendt når den opkrævning mislykkes

• Depositum refunderet (gæst & vært) — Sendt når et opkrævet depositum refunderes efter checkout

• Depositum refundering stoppet (gæst & vært) — Sendt når værten stopper den automatiske refundering for at lave en skadesanmeldelse

• Depositum opfangning mislykkedes (gæst & vært) — Sendt når et opfangningsforsøg mislykkes

• Hold udløber (vært) — Sendt til værten dagen før et eksisterende hold udløber

Vigtige noter

• Alarmer er automatiske — ingen handling nødvendig fra dig. Houfy sporer hver betalingsbegivenhed og sender den rigtige e-mail på det rigtige tidspunkt. Du behøver ikke at opsætte, planlægge eller sende nogen betalings-e-mails.

• 1-dags alarmen er en sikkerhedsgate. Houfy vil ikke behandle en automatisk opkrævning, før 1-dags forvarslet er sendt. Dette betyder, at din gæst altid får mindst en dags varsel, før de bliver opkrævet.

• Fejl i betalinger udløser advarsler, men ikke genforsøg. Når en betaling fejler, bliver både du og gæsten straks underrettet, og påmindelser følger efter 1, 3 og 6 dage. Houfy vil ikke forsøge at trække beløbet igen — du skal selv tage fat i det.

• Manuelle påmindelser eskalerer gradvist. For gæster, der ikke har accepteret automatisk betaling, starter Houfy med en blid påmindelse på forfaldsdatoen, følger op 3 dage senere, og sender en sidste presserende advarsel til både dig og gæsten dagen før indtjekning.

Relaterede hjælpeindlæg

• Hvordan fungerer automatiserede betalinger på Houfy? — En overordnet oversigt over hele det automatiserede betalingssystem.

• Hvordan opsætter jeg automatisk betaling for restbeløb & delte betalinger? — Konfiguration af depositum + restbeløbs betalingspolitik og plan for delte betalinger.

• Hvordan fungerer automatiske sikkerhedsdepositum-hold? — Den fulde livscyklus for sikkerhedsdepositum fra planlægning til frigivelse eller indløsning.