HoufyProtect: Guide för incidentinlämning och bästa praxis

HoufyProtect tillhandahålls av Truvi (tidigare SUPERHOG), så du kommer att se namnet Truvi på incidentformuläret.

Denna sida beskriver steg-för-steg-processen för att skicka in en incidentrapport för skador orsakade av gäster med Superhog och annan viktig information om deras processer.

Genom att följa dessa instruktioner och samla in nödvändig bevisning kan du maximera dina chanser till en snabb och framgångsrik lösning och skydda din värdefulla investering.

Oavsett om du hanterar mindre eller betydande skador, är HoufyProtect här för att stödja dig genom hela processen. Kom ihåg, snabb åtgärd och tydlig kommunikation är nyckeln.

Viktigt: Etablera förebyggande åtgärder

Etablering och kommunikation av tydliga husregler är ett grundläggande steg för att skydda din egendom.

Husregler består av en uppsättning riktlinjer som dikterar det förväntade beteendet hos gäster under deras vistelse på egendomen. Värdar måste formulera tydliga regler och säkerställa att gästerna följer dem.

En väldefinierad uppsättning husregler fungerar som en förebyggande åtgärd, vilket hjälper till att undvika olika problem som egendomsskador eller tvister med grannar.

Vidare ger det en ram för att hålla gäster ansvariga om de bryter mot några angivna regler.

För att effektivisera processen, borde gästerna helst granska och acceptera husreglerna innan de begär en reservation. Att visa en tryckt kopia av reglerna i din uthyrning eller att inkludera dem i din digitala välkomstinformation är också en rekommenderad praxis.

Exempel på sådana regler kan inkludera förbud mot rökning eller att ta med husdjur på området. Genom att implementera och kommunicera dessa regler effektivt kan värdar främja en positiv och respektfull miljö för alla gäster.

Rapportera skadan och initiera din rapport!

Om vistelsen har avslutats, öppna bokningen på Houfy och använd Skicka in ett krav länken i Prisinformation sektionen - det öppnar samma formulär med ditt konto redan valt. Du kan också nå incidentinlämningsformuläret direkt här. Du måste ange koden HOU001 vid referensen för lösningen.

Vad skyddas? Lär dig mer här.

Vid upptäckten av skador på din egendom bör följande åtgärder vidtas:

1. Om nödvändigt, bör akuta reparationer utföras för att begränsa ytterligare skador, förluster eller skador – till exempel att säkra ditt hem eller stoppa en vattenläcka.

2. I alla situationer, vänligen genomför en fullständig kontroll av ditt hem och katalogisera eventuella skador som har inträffat under den vistelsen/bokningen.

3. Fotografier bör tas så snart som möjligt – panoramabilder av rummen och närbilder av skador (dessa steg kan genomföras av dig, din städare eller relevant tredje part).

4. Gör inte några icke-akuta reparationer utan att först kontrollera med Superhog.

5. Gör inte dig av med några skadade föremål – de kan behövas för inspektion.

6. Gör inte erkänna eller tillåta erkännande av något ansvar eller erbjuda en uppgörelse/göra något avtal eller erbjudande.

7. För skadegörelse eller stöld – rapportera skadan/förlusten till polisen och skaffa ett brottreferensnummer/rapport.

8. Kontakta gästen för att diskutera eventuella skador eller skador med dem, och försök ta reda på omständigheterna kring incidenten. Så långt som möjligt är det hjälpsamt att hålla en journal över sådan kommunikation.

Beviskrav:

Att säkerställa rättvisa och korrekta lösningar för både värdar och gäster kräver objektiv bevisning.

Att lämna tydliga och omfattande bevis spelar en avgörande roll för att verifiera skadans art och omfattning. Detta säkerställer att Superhog kan behandla din lösning effektivt och nå ett rättvist beslut baserat på konkreta bevis, inte bara individuella berättelser.

Dessutom skyddar korrekt dokumentation båda parter genom att skapa en transparent registrering av händelsen och dess lösning.

Fotografier som visar skador, reparationskostnader från kvalificerade yrkespersoner och kommunikationsregister med gästen (där det är möjligt) bidrar alla till en snabbare lösning.

Före- och efterbilder

Före: rummet som du överlämnade det — sängen bäddad, golvet klart, inget trasigt — taget från dörröppningen så att hela rummet är med i bilden, helst under städningen innan gästen anländer.

Efter: samma rum, taget från samma plats vid utcheckning, med skadorna synliga i bilden — fläckiga sängkläder, märkta väggar, en trasig installation. Vad som har förändrats bör vara uppenbart genom att jämföra de två bilderna.

En gäst kan hävda att eventuella skador som uppstått under deras bokning endast är slitage eller orelaterade till deras handlingar. I fall där gästen inte accepterar ansvar för skador, blir det avgörande att samla in betydande bevis för att fastställa deras ansvar.

Avsaknaden av bilder före vistelsen gör det utmanande att styrka händelser. Tidsstämplade fotografier fungerar som ett mycket effektivt sätt att dokumentera tillståndet på fastigheten, dess apparater, armaturer, möbler och eventuellt befintligt slitage.

För att maximera skyddet och öka sannolikheten för att återfå skadekostnader, rekommenderar vi starkt att ta bilder vid ankomst och återskapa samma bilder vid utcheckning. Detta bör inkludera både vidvinkelbilder och närbilder av specifika möbler.

Även om det inte alltid är genomförbart, ger det ett extra skydd för fastighetsägare att implementera denna praxis när det är möjligt. Dessa bilder kan enkelt tas under städprocessen före och efter varje bokning.

Tidsstämplade bilder

• Fastställa en tidslinje: Tidsstämplar ger en exakt registrering av när en bild togs, vilket erbjuder en neutral och verifierbar tidslinje av händelser. Detta kan vara avgörande för att fastställa händelseförloppet, identifiera avvikelser i berättelser och fastställa alibin.

• Verifiering av äkthet: Tidsstämplar som är inbäddade i bildfilen själv, snarare än bara tillagda senare, hjälper till att förhindra manipulering eller ändring. Detta är avgörande för att upprätthålla bevisens integritet och säkerställa deras tillförlitlighet i lösningsprocessen.

• Identifiera förändringar: Med exakta tidsstämplar kan eventuella förändringar i scenen eller objektet som fångats på bilden identifieras genom att jämföra bilder tagna vid olika tidpunkter. Detta kan vara avgörande för att förstå utvecklingen av en händelse och verifiera uttalanden om gjorda förändringar.

Hur man hämtar tidsstämplar:

1. Ta en bild

2. Gå till ditt galleri

3. Välj den relevanta bilden

4. Tryck på ℹ️ längst ner på skärmen

5. Tidsstämpeln kommer att visas. Skicka en skärmdump av bilden med tidsstämpeln inkluderad.

iPhone: öppna bilden i Bilder, svep uppåt på den eller tryck på informationsknappen längst ner på skärmen. En panel visas ovanför bilden som visar dagen, datumet och tiden den togs — till exempel tisdag 1 augusti 2023 kl. 13:23 — plus kameran och filens detaljer.

Android: öppna bilden i Google Photos, svep uppåt på den eller tryck på informationsknappen. En panel visas som visar datumet och tiden bilden togs — till exempel 13 november 2023 kl. 12:21 — tillsammans med filnamnet och mappen den är lagrad i. Ta en skärmdump med den panelen synlig, och skicka skärmdumpen istället för bilden ensam: tidsstämpeln måste vara synlig i bilden som Truvi får.

Fakturor, kvitton och offerter

Kostnadsbevis är en annan avgörande del av incidentinlämningsprocessen. Genom att följa dessa enkla steg kommer du att hjälpa till att behandla din incidentrapport snabbt och effektivt:

• Få din offert ordnad: Om du behöver reparationer, att få minst 2 offerter från olika företag kan hjälpa dig att hitta det bästa priset. Be om offerterna på officiellt företagsbrevpapper eller e-post för Superhogs register.

• Äger du det? Inga problem: För att hjälpa till att behandla din incident, ber Superhog vanligtvis om det ursprungliga inköpskvittot som bevis på ägande. Men om du inte har det, ingen fara! De kan använda foton, bankutdrag eller till och med länkar till liknande objekt online för att verifiera.

• Att förstå räkningar: För att göra saker glasklara, bör alla fakturor eller offerter komma från separata företag, som inte är relaterade till varandra. Och vänligen bryt ner den totala kostnaden i individuella poster, som arbetskraft och delar. Denna detaljerade vy hjälper Superhog att förstå dina utgifter perfekt, vilket säkerställer en smidig och rättvis utvärdering.

Skadeundantag:

Kosmetisk skada

Kosmetisk skada betyder skada som inte påverkar sannolikheten för att en fastighet får en bokning, eller negativt påverkar funktionaliteten hos fastighetens armaturer och/eller inredning, eller dess innehåll. Som exempel (men inte begränsat till) skador som enbart består av repor, märken eller bucklor;

Sådan skada påverkar främst utseendet på ett objekt utan att kompromissa med dess funktionalitet.

Skador orsakade av husdjur:

Problem relaterade till gäster som tar med sig husdjur är en vanlig orsak till begärningar om lösningar. I enlighet med klausulen nedan sträcker sig skyddet enbart till skador orsakade av obehöriga husdjur, exklusive godkända servicehundar:

3.1.11. Fastighetsskador som orsakas av något husdjur (exklusive servicehundar) som tillåtits av värden att stanna på fastigheten.

När du ger tillstånd för husdjur i dina fastigheter är det klokt att fastställa tydliga kriterier för vad du anser vara acceptabelt. Detta kan inkludera att specificera det tillåtna antalet hundar, acceptabla storlekar eller att ange specifika raser för att undvika eventuella missförstånd mellan både värdar och gäster.

Incidentinlämningsprocessen

Viktigt: Superhog kräver omedelbar anmälan av eventuella upptäckta skador (helst inom 24 timmar) och senast 10 dagar efter gästens utcheckningsdatum. Eventuella begärningar om lösningar utanför detta tidsfönster kommer INTE att accepteras.

Superhog har utformat sin process för att vara så snabb och effektiv som möjligt.

Deras dedikerade team av erfarna granskare arbetar flitigt för att behandla lösningar snabbt, med de flesta som får ett beslut inom 48 timmar efter fullständig inlämning. Du kommer att få tydlig kommunikation under hela processen, vilket håller dig informerad varje steg på vägen. Målet är att minimera störningar och få din uthyrning tillbaka på marknaden snabbt.

Gästansvar

Om en gäst ger en skriftlig erkännande av ansvar för någon skada som orsakats, vänligen dela denna information med Superhog omedelbart.

Att göra så kommer att påskynda lösningsprocessen avsevärt, vilket gör att Superhog kan gå vidare med effektivitet och noggrannhet. Din samarbetsvilja att snabbt vidarebefordra sådana erkännanden är värdefull för att säkerställa en snabb lösning.

Granskning och beslut

Lösningsprocessen följer en strukturerad fyrastegsmetod:

1. Kvalificera:

• Bedöm om skadan orsakades av en godkänd gäst under en bokning.

• Verifiera om skadan uppfyller specifika kvalificeringskriterier, särskilt bekräfta att den orsakades av gästen och inte kategoriseras som kosmetisk skada eller slitage.

2. Kvantifiera:

• Bestäm kostnaden för skadan orsakad av gästen.

• Överväg faktorer som ersättningsvärdet för objektet före skadan (med hänsyn till rimlig avskrivning) och utvärdera tillgängliga ekonomiska alternativ för att återställa skadan.

• Superhog kommer noggrant att granska den bevisning du har lämnat in i jämförelse med den erforderliga bevisningen. Om någon viktig information eller dokumentation saknas kan de kontakta dig för ytterligare detaljer. Detta säkerställer att de har all nödvändig information för att göra ett korrekt och rättvist incidenterbjudande. Din samarbetsvilja att tillhandahålla eventuell saknad information uppskattas mycket, eftersom det hjälper oss att fatta välgrundade beslut.

3. Avsluta:

• Slutför och avsluta det överenskomna beloppet med värden. Ett dokument med titeln 'Resolution Settlement Decision' kommer att skickas till dig, vilket ger bekräftelse på acceptans eller avslag av lösningserbjudandet. Detta dokument kommer att innehålla en omfattande sammanfattning som beskriver skälen bakom beslutet och hur de kom fram till slutsatsen.

• Dra av eventuella bidrag som är skyldiga från relaterade parter, inklusive depositioner, skadorelaterade avskrivningar, etc.

• Betalning kommer att göras inom 3-5 arbetsdagar efter att bankuppgifter har mottagits

4. Återhämta:

• Initiera återhämtningsfasen genom att kontakta gästerna för att återfå kostnaderna för att återställa skadorna.

• Även om detta främst är Superhogs ansvar, kan de vid sällsynta tillfällen söka din hjälp.

Denna systematiska metod säkerställer en omfattande och rättvis lösningsprocess för alla involverade parter.

Saker att komma ihåg

• Håll alltid en dokumentation (vanligtvis en rapport eller fotografier) av fastigheten omedelbart före och efter varje bokning; utan detta kan det vara svårt att bevisa att skador inträffade under en bokning.

• Se till att du kontaktar oss vid upptäckten av någon skada eller förlust (inga undantag)

• Reparation kommer alltid att föreslås om inte ersättning är ett mer kostnadseffektivt alternativ

• För mattor och golv kommer Superhog endast att betala kostnaden för att ersätta det skadade området (inte en anledning att ersätta hela golvet!)

• Om Superhog gör en kontantuppgörelse för förlorade eller skadade föremål kan de göra ett avdrag för slitage

• Superhog eller deras representant kan kräva tillgång till fastigheten under lösningsprocessen