HoufyProtect: Incident Indienen Gids & Beste Praktijken

HoufyProtect wordt geleverd door Truvi (voorheen SUPERHOG), dus je zult de naam Truvi op het incidentformulier zien.

Deze pagina schetst het stapsgewijze proces voor het indienen van een incidentrapport voor schade veroorzaakt door gasten met Superhog en andere belangrijke informatie over hun processen.

Door deze instructies te volgen en het nodige bewijs te verzamelen, kun je je kansen op een snelle en succesvolle oplossing maximaliseren en je waardevolle investering beschermen.

Of je nu te maken hebt met kleine of aanzienlijke schade, HoufyProtect is hier om je gedurende het proces te ondersteunen. Vergeet niet, snelle actie en duidelijke communicatie zijn essentieel.

Belangrijk: Preventieve maatregelen vaststellen

Het vaststellen en communiceren van duidelijke huisregels is een fundamentele stap in het beschermen van je eigendom.

Huisregels bestaan uit een set richtlijnen die het verwachte gedrag van gasten tijdens hun verblijf in de accommodatie bepalen. Gastgevers moeten duidelijke regels formuleren en ervoor zorgen dat gasten zich eraan houden.

Een goed gedefinieerde set huisregels dient als een preventieve maatregel, die helpt om verschillende problemen zoals schade aan het eigendom of geschillen met buren te voorkomen.

Bovendien biedt het een kader om gasten verantwoordelijk te houden als ze zich niet aan de gespecificeerde regels houden.

Om het proces te stroomlijnen, moeten gasten idealiter de huisregels bekijken en accepteren voordat ze een reservering aanvragen. Het tonen van een geprinte kopie van de regels in je huur of het opnemen ervan in je digitale welkomstinformatie is ook een aanbevolen praktijk.

Voorbeelden van dergelijke regels kunnen verboden op roken of het meenemen van huisdieren op het terrein omvatten. Door deze regels effectief te implementeren en te communiceren, kunnen gastgevers een positieve en respectvolle omgeving voor alle gasten bevorderen.

Schade melden en je rapport indienen!

Als het verblijf is afgelopen, open dan de boeking op Houfy en gebruik de Indienen van een claim link in de Prijsdetails sectie - het opent hetzelfde formulier met je account al geselecteerd. Je kunt ook rechtstreeks het incidentindieningsformulier bereiken hier. Je moet code HOU001 invoeren bij de referentie voor de oplossing.

Wat is beschermd? Leer meer hier.

Bij het ontdekken van schade(n) aan je eigendom moeten de volgende acties worden ondernomen:

1. Indien nodig, moeten noodreparaties worden uitgevoerd om verdere schade, verlies of letsel te beperken – bijvoorbeeld het beveiligen van je huis of het stoppen van een waterlek.

2. In alle situaties, voer alsjeblieft een volledige controle van je huis uit en catalogiseer eventuele schade die is opgetreden tijdens dat verblijf/boekingen.

3. Foto's moeten zo snel mogelijk worden genomen – panoramische foto's van kamers en close-ups van schade (deze stappen kunnen door jou, je schoonmaker of de relevante derde partij worden uitgevoerd).

4. Voer geen niet-noodreparaties uit zonder eerst met Superhog te overleggen.

5. Verwijder geen beschadigde items – ze kunnen nodig zijn voor inspectie.

6. Doe geent toegeven of toelaten dat er enige aansprakelijkheid wordt erkend of bied een schikking aan/make enige deal of aanbod.

7. Voor opzettelijke schade of diefstal – meld de schade/verlies bij de politie en verkrijg een misdaadreferentienummer/rapport.

8. Neem contact op met de gast om eventuele schade of letsel met hen te bespreken, en probeer de omstandigheden van het incident te achterhalen. Waar mogelijk is het nuttig om een verslag van dergelijke communicatie bij te houden.

Bewijsvereisten:

Het waarborgen van eerlijke en nauwkeurige oplossingen voor zowel gastgevers als gasten vereist objectief bewijs.

Het indienen van duidelijke en uitgebreide bewijzen speelt een cruciale rol bij het verifiëren van de aard en omvang van de schade. Dit zorgt ervoor dat Superhog uw oplossing efficiënt kan verwerken en een eerlijke beslissing kan nemen op basis van tastbaar bewijs, niet alleen op basis van individuele verklaringen.

Bovendien beschermt goede documentatie beide partijen door een transparant verslag van het voorval en de oplossing te creëren.

Foto's die de schade tonen, reparatie-offertes van gekwalificeerde professionals en communicatiegegevens met de gast (waar mogelijk) dragen allemaal bij aan een snellere oplossing.

Voor- en nafoto's

Voor: de kamer zoals u deze heeft overgedragen — bed opgemaakt, vloer vrij, niets kapot — gefotografeerd vanuit de deuropening zodat de hele kamer in beeld is, bij voorkeur tijdens de schoonmaakronde voordat de gast arriveert.

Na: dezelfde kamer, gefotografeerd vanuit dezelfde plek bij het uitchecken, met de schade zichtbaar in beeld — bevlekte beddengoed, gemarkeerde muren, een kapotte fitting. Wat veranderd is, zou duidelijk moeten zijn door de twee foto's te vergelijken.

Een gast kan beweren dat schade die tijdens hun boeking is opgetreden slechts slijtage of niet gerelateerd aan hun acties is. In gevallen waarin de gast geen verantwoordelijkheid voor de schade accepteert, is het van essentieel belang om substantiële bewijzen te verzamelen om hun aansprakelijkheid vast te stellen.

Het ontbreken van foto's voor het verblijf maakt het moeilijk om incidenten te onderbouwen. Tijdstempelfoto's dienen als een zeer effectieve manier om de staat van het onroerend goed, de apparaten, armaturen, meubels en eventuele bestaande slijtage vast te leggen.

Om de bescherming te maximaliseren en de kans op het terugvorderen van schadevergoeding te vergroten, raden we sterk aan om foto's te maken bij aankomst en dezelfde foto's tijdens het uitchecken te repliceren. Dit moet zowel brede opnames als close-ups van specifieke meubels omvatten.

Hoewel het niet altijd haalbaar is, biedt het implementeren van deze praktijk wanneer mogelijk een extra beschermingslaag voor eigenaren van onroerend goed. Deze beelden kunnen gemakkelijk worden gemaakt tijdens het schoonmaakproces voor en na elke boeking.

Tijdstempelfoto's

• Een tijdlijn opstellen: Tijdstempels bieden een nauwkeurig verslag van wanneer een afbeelding is vastgelegd, wat een neutrale en verifieerbare tijdlijn van gebeurtenissen biedt. Dit kan essentieel zijn voor het bepalen van de volgorde van gebeurtenissen, het identificeren van discrepanties in verklaringen en het vaststellen van alibi's.

• Authenticiteitsverificatie: Tijdstempels die in het afbeeldingsbestand zelf zijn ingebed, in plaats van later toegevoegd, helpen om vervalsing of manipulatie te voorkomen. Dit is cruciaal voor het behoud van de integriteit van het bewijs en het waarborgen van de betrouwbaarheid in het oplossingsproces.

• Identificeren van veranderingen: Met nauwkeurige tijdstempels kunnen eventuele veranderingen in de scène of het object dat in de afbeelding is vastgelegd, worden geïdentificeerd door afbeeldingen die op verschillende tijdstippen zijn genomen te vergelijken. Dit kan cruciaal zijn voor het begrijpen van de ontwikkeling van een incident en het verifiëren van verklaringen over aangebrachte wijzigingen.

Hoe tijdstempels op te halen:

1. Neem een foto

2. Ga naar uw galerij

3. Selecteer de relevante afbeelding

4. Druk op de ℹ️ onderaan het scherm

5. De tijdstempel wordt onthuld. Stuur een screenshot van de afbeelding met de tijdstempel inbegrepen.

iPhone: open de foto in Foto's, veeg dan omhoog of tik op de info-knop onderaan het scherm. Een paneel verschijnt boven de foto met de dag, datum en tijd waarop deze is genomen — bijvoorbeeld dinsdag 1 augustus 2023 om 13:23 — plus de camera- en bestandsdetails.

Android: open de foto in Google Foto's, veeg dan omhoog of tik op de info-knop. Een paneel verschijnt met de datum en tijd waarop de foto is genomen — bijvoorbeeld 13 november 2023 om 12:21 — samen met de bestandsnaam en de map waarin deze is opgeslagen. Maak een screenshot met dat paneel zichtbaar en stuur de screenshot in plaats van de foto alleen: de tijdstempel moet zichtbaar zijn in de afbeelding die Truvi ontvangt.

Facturen, bonnen en offertes

Kostenbewijzen zijn een ander cruciaal onderdeel van het indienen van een incident. Door deze eenvoudige stappen te volgen, helpt u uw incidentrapport snel en efficiënt te verwerken:

• Uw offerte regelen: Als u reparaties nodig heeft, kan het helpen om ten minste 2 offertes van verschillende bedrijven te krijgen om de beste prijs te vinden. Vraag om de offertes op officieel bedrijfsbriefpapier of per e-mail voor de administratie van Superhog.

• Het bezitten ervan? Geen probleem: Om uw incident te verwerken, vraagt Superhog meestal om het originele aankoopbewijs als bewijs van eigendom. Maar als u het niet heeft, geen zorgen! Ze kunnen foto's, bankafschriften of zelfs links naar vergelijkbare artikelen online gebruiken om te verifiëren.

• Rekeningen begrijpen: Om alles kristalhelder te maken, moeten alle facturen of offertes van afzonderlijke bedrijven komen, die niet met elkaar verbonden zijn. En graag de totale kosten uitsplitsen in individuele items, zoals arbeid en onderdelen. Dit gedetailleerde overzicht helpt Superhog uw uitgaven perfect te begrijpen, wat zorgt voor een soepele en eerlijke evaluatie.

Schade-exclusie:

Cosmetische schade

Cosmetische schade betekent schade die de kans op een boeking van een eigendom niet beïnvloedt, of de functionaliteit van de voorzieningen en/of inboedel van het eigendom nadelig beïnvloedt. Ter illustratie (maar niet beperkt tot) schade die uitsluitend bestaat uit krassen, deuken, vlekken of beschadigingen;

Deze schade beïnvloedt voornamelijk het uiterlijk van een item zonder de functionaliteit in gevaar te brengen.

Dierschade:

Problemen met gasten die huisdieren meebrengen zijn een veelvoorkomende oorzaak van verzoeken om oplossing. In overeenstemming met de hieronder beschreven clausule, strekt de bescherming zich uitsluitend uit tot schade veroorzaakt door niet-toegestane huisdieren, met uitzondering van erkende hulphonden:

3.1.11. Schade aan het eigendom als gevolg van een huisdier (met uitzondering van hulphonden) dat door de host is toegestaan om in het eigendom te verblijven.

Bij het verlenen van toestemming voor huisdieren in uw eigendommen is het raadzaam om duidelijke criteria vast te stellen voor wat u acceptabel acht. Dit kan inhouden dat u het toegestane aantal honden, acceptabele maten of specifieke rassen specificeert om eventuele misverstanden tussen hosts en gasten te voorkomen.

Het proces voor het indienen van incidenten

Belangrijk: Superhog vereist onmiddellijke melding van ontdekte schade (bij voorkeur binnen 24 uur) en uiterlijk 10 dagen na de uitcheckdatum van de gast. Verzoeken om oplossing buiten deze termijn worden NIET geaccepteerd.

Superhog heeft zijn proces zo snel en efficiënt mogelijk ontworpen.

Hun toegewijde team van ervaren beoordelaars werkt ijverig om oplossingen snel te verwerken, waarbij de meeste binnen 48 uur een beslissing ontvangen na volledige indiening. U ontvangt duidelijke communicatie gedurende het proces, zodat u op de hoogte blijft van elke stap. Het doel is om verstoring te minimaliseren en uw verhuur snel weer op de markt te krijgen.

Aansprakelijkheid van de gast

Als een gast een schriftelijke erkenning van aansprakelijkheid voor enige schade veroorzaakt, deel deze informatie dan snel met Superhog.

Dit zal het proces van oplossing aanzienlijk versnellen, waardoor Superhog efficiënt en nauwkeurig kan handelen. Uw medewerking bij het snel doorgeven van dergelijke erkenningen is waardevol voor een snelle oplossing.

Beoordeling en beslissing

Het proces van oplossing volgt een gestructureerde vierstappenbenadering:

1. Kwalificeren:

• Beoordeel of de schade is veroorzaakt door een goedgekeurde gast tijdens een boeking.

• Controleer of de schade voldoet aan specifieke kwalificatiecriteria, met name bevestigen dat deze is veroorzaakt door de gast en niet wordt geclassificeerd als cosmetische schade of slijtage.

2. Kwantificeren:

• Bepaal de kosten van de schade veroorzaakt door de gast.

• Overweeg factoren zoals de vervangingswaarde van het item vóór de schade (rekening houdend met redelijke afschrijving) en evalueer beschikbare economische opties voor het herstellen van de schade.

• Superhog zal de door u ingediende bewijsstukken grondig beoordelen in vergelijking met de vereiste bewijsstukken. Als er cruciale informatie of documentatie ontbreekt, kunnen ze contact met u opnemen voor aanvullende details. Dit zorgt ervoor dat ze alle noodzakelijke informatie hebben om een nauwkeurig en eerlijk incidentaanbod te doen. Uw medewerking bij het verstrekken van ontbrekende informatie wordt zeer gewaardeerd, omdat het ons helpt bij het nemen van goed onderbouwde beslissingen.

3. Afhandelen:

• Finaliseer en regel het overeengekomen bedrag met de host. Een document met de titel 'Resolutie Afhandelingsbesluit' zal naar u worden gestuurd, waarin de acceptatie of afwijzing van het resolutieaanbod wordt bevestigd. Dit document bevat een uitgebreide samenvatting van de redenen achter de beslissing en hoe ze tot de conclusie zijn gekomen.

• Houd rekening met eventuele bijdragen van gerelateerde partijen, inclusief aanbetalingen, schadevrijstellingen, enz.

• Betaling zal binnen 3-5 werkdagen na ontvangst van de bankgegevens worden gedaan

4. Herstellen:

• Start de herstelfase door de gasten te benaderen om de kosten die gepaard gaan met het herstellen van de schade terug te vorderen.

• Hoewel dit voornamelijk de verantwoordelijkheid van Superhog is, kunnen ze in zeldzame gevallen uw hulp inroepen.

Deze systematische aanpak zorgt voor een uitgebreide en eerlijke afhandelingsprocedure voor alle betrokken partijen.

Dingen om te onthouden

• Houd altijd een verslag (typisch een rapport of foto's) van de accommodatie direct voor en na elke boeking; zonder dit kan het moeilijk zijn te bewijzen dat schade is opgetreden tijdens een boeking.

• Zorg ervoor dat u contact met ons opneemt bij ontdekking van enige schade of verlies (geen uitzonderingen)

• Herstel zal altijd worden voorgesteld, tenzij vervanging een kosteneffectievere optie is

• Voor tapijten en vloeren zal Superhog alleen de kosten van het vervangen van het beschadigde gebied vergoeden (geen reden om de hele vloer te vervangen!)

• Als Superhog een contante schikking maakt voor verloren of beschadigde items, kunnen ze een aftrek maken voor slijtage

• Superhog of hun vertegenwoordiger kan toegang tot de accommodatie vereisen tijdens het afhandelingsproces