HoufyProtect: Vejledning til indsendelse af hændelser og bedste praksis

HoufyProtect leveres af Truvi (tidligere SUPERHOG), så du vil se Truvi-navnet på hændelsesformularen.

Denne side skitserer trinvise processer for indsendelse af en hændelsesrapport for skader forårsaget af gæster med Superhog og anden vigtig information om deres processer.

Ved at følge disse instruktioner og indsamle de nødvendige beviser kan du maksimere dine chancer for hurtig og succesfuld løsning og beskytte din værdifulde investering.

Uanset om du har med mindre eller betydelige skader at gøre, er HoufyProtect her for at støtte dig gennem hele processen. Husk, hurtig handling og klar kommunikation er nøglen.

Vigtigt: Etablering af forebyggende foranstaltninger

Etablering og kommunikation af klare husregler er et grundlæggende skridt i at beskytte din ejendom.

Husreglerne består af et sæt retningslinjer, der dikterer den forventede adfærd fra gæsterne under deres ophold på ejendommen. Værter skal formulere klare regler og sikre, at gæsterne overholder dem.

Et veldefineret sæt husregler fungerer som en forebyggende foranstaltning, der hjælper med at undgå forskellige problemer som ejendomsskader eller tvister med naboer.

Desuden giver det en ramme for at holde gæster ansvarlige, hvis de overtræder nogen af de angivne regler.

For at strømline processen, bør gæsterne ideelt set gennemgå og acceptere husreglerne, før de anmoder om en reservation. At vise en trykt kopi af reglerne i din leje eller inkorporere dem i din digitale velkomstinformation er også en anbefalet praksis.

Eksempler på sådanne regler kan inkludere forbud mod rygning eller at medbringe kæledyr på ejendommen. Ved at implementere og kommunikere disse regler effektivt kan værter fremme et positivt og respektfuldt miljø for alle gæster.

Rapportering af skaden og indsendelse af din rapport!

Hvis opholdet er slut, skal du åbne bookingen på Houfy og bruge Indsend et krav linket i Prisdetailler sektionen - det åbner den samme formular med din konto allerede valgt. Du kan også nå hændelsesindsendelsesformularen direkte her. Du skal indtaste koden HOU001 i reference til løsningen.

Hvad er beskyttet? Læs mere her.

Ved opdagelse af skader på din ejendom skal følgende handlinger udføres:

1. Hvis nødvendigt, skal nødreparationer udføres for at begrænse yderligere skader, tab eller skade – for eksempel sikre dit hjem eller stoppe en vandlækage.

2. I alle situationer bedes du udføre en fuld kontrol af dit hjem og katalogisere eventuelle skader der er sket under det ophold/bookingen.

3. Fotografier skal tages så hurtigt som muligt – panoramiske billeder af rummet og nærbilleder af skader (disse trin kan udføres af dig, din rengøringsperson eller den relevante tredjepart).

4. Gør ikke nogen ikke-nødreparationer uden først at tjekke med Superhog.

5. Gør ikke af med nogen beskadigede genstande – de kan være nødvendige til inspektion.

6. Gør ikke indrømme eller tillade indrømmelse af noget ansvar eller tilbyde et forlig/lave nogen aftale eller tilbud.

7. For ondsindet skade eller tyveri – rapporter skaden/tabet til politiet og få et kriminalitetsreferencenummer/rapport.

8. Kontakt gæsten for at diskutere eventuelle skader eller skader med dem, og prøv at finde ud af omstændighederne omkring hændelsen. Hvor det er muligt, er det nyttigt at holde en optegnelse over enhver sådan kommunikation.

Beviskrav:

At sikre retfærdige og nøjagtige løsninger for både værter og gæster kræver objektive beviser.

Indsendelse af klare og omfattende beviser spiller en afgørende rolle i verificeringen af skadens art og omfang. Dette sikrer, at Superhog kan behandle din løsning effektivt og nå frem til en retfærdig beslutning baseret på håndgribelige beviser, ikke kun individuelle beretninger.

Derudover beskytter korrekt dokumentation begge parter ved at skabe en gennemsigtig optegnelse af hændelsen og dens løsning.

Fotos, der viser skaden, reparationsoverslag fra kvalificerede fagfolk og kommunikationsoptegnelser med gæsten (hvor det er muligt) bidrager alle til en hurtigere løsning.

Før og efter billeder

Før: rummet som du overgav det — seng lavet, gulv klart, intet ødelagt — taget fra døren, så hele rummet er i billedet, ideelt set under rengøringen før gæsten ankommer.

Efter: det samme rum, taget fra den samme plads ved checkout, med skaden synlig i billedet — plettet sengetøj, mærkede vægge, en ødelagt installation. Hvad der er ændret, bør være åbenlyst ved at sammenligne de to billeder.

En gæst kan hævde, at enhver skade, der opstår under deres booking, blot er slid og ælde eller ikke relateret til deres handlinger. I tilfælde hvor gæsten ikke accepterer ansvar for skader, bliver det nødvendigt at indsamle væsentlige beviser for at fastslå deres ansvar.

Fraværet af billeder før opholdet gør det udfordrende at underbygge hændelser. Tidsstemplede fotografier fungerer som et meget effektivt middel til at dokumentere tilstanden af ejendommen, dens apparater, installationer, møbler og eventuelt eksisterende slid og ælde.

For at maksimere beskyttelsen og øge sandsynligheden for at inddrive skadesomkostninger anbefaler vi kraftigt at tage billeder ved ankomst og gentage de samme billeder under checkout. Dette bør inkludere både vidvinkelbilleder og nærbilleder af specifikke møbler.

Selvom det ikke altid er muligt, giver implementeringen af denne praksis, når det er muligt, et ekstra lag af beskyttelse for ejendomsejere. Disse billeder kan nemt tages under rengøringsprocessen før og efter hver booking.

Tidsstemplede billeder

• Etablere en tidslinje: Tidsstempler giver en nøjagtig optegnelse af, hvornår et billede blev taget, hvilket tilbyder en neutral og verificerbar tidslinje for begivenheder. Dette kan være essentielt for at bestemme rækkefølgen af begivenheder, identificere uoverensstemmelser i beretninger og etablere alibier.

• Autenticitet verificering: Tidsstempler indlejret i selve billedfilen, snarere end blot tilføjet senere, hjælper med at forhindre manipulation eller ændringer. Dette er afgørende for at opretholde integriteten af beviserne og sikre deres pålidelighed i løsningsprocessen.

• Identificering af ændringer: Med nøjagtige tidsstempler kan eventuelle ændringer i scenen eller objektet, der er fanget i billedet, identificeres ved at sammenligne billeder taget på forskellige tidspunkter. Dette kan være afgørende for at forstå udviklingen af en hændelse og verificere udsagn om foretagne ændringer.

Sådan henter du tidsstempler:

1. Tag et foto

2. Gå til dit galleri

3. Vælg det relevante billede

4. Tryk på ℹ️ nederst på skærmen

5. Tidsstemplet vil blive afsløret. Send et screenshot af billedet med tidsstemplet inkluderet.

iPhone: åbn billedet i Fotos, og swipe derefter op på det eller tryk på info-knappen nederst på skærmen. Et panel vises over billedet, der viser dagen, datoen og tidspunktet det blev taget — for eksempel tirsdag den 1. august 2023 kl. 13:23 — plus kamera- og filoplysninger.

Android: åbn billedet i Google Fotos, og swipe derefter op på det eller tryk på info-knappen. Et panel vises, der viser datoen og tidspunktet, billedet blev taget — for eksempel den 13. november 2023 kl. 12:21 — sammen med filnavnet og den mappe, det er gemt i. Tag et screenshot med det panel, der vises, og send screenshotet i stedet for billedet alene: tidsstemplet skal være synligt i det billede, Truvi modtager.

Fakturaer, kvitteringer og tilbud

Omkostningsbeviser er en anden afgørende del af indsendelsesprocessen for hændelser. Ved at følge disse enkle trin vil du hjælpe med at behandle din hændelsesrapport hurtigt og effektivt:

• Få dit overslag på plads: Hvis du har brug for reparationer, kan det hjælpe at få mindst 2 tilbud fra forskellige virksomheder for at finde den bedste pris. Bed om tilbuddene på officiel virksomhedsbrevpapir eller e-mail til Superhogs optegnelser.

• At eje det? Ikke et problem: For at hjælpe med at behandle din hændelse, beder Superhog normalt om den oprindelige købsbevis som bevis for ejerskab. Men hvis du ikke har det, er der ingen grund til bekymring! De kan bruge fotos, bankudskrifter eller endda links til lignende varer online for at verificere.

• At forstå regninger: For at gøre tingene krystalklare, bør alle fakturaer eller tilbud komme fra separate virksomheder, der ikke er relateret til hinanden. Og venligst opdel den samlede omkostning i individuelle poster, som arbejdskraft og dele. Denne detaljerede oversigt hjælper Superhog med at forstå dine udgifter perfekt, hvilket sikrer en glat og retfærdig evaluering.

Skadeeksklusion:

Kosmetisk skade

Kosmetisk skade betyder skade, der ikke påvirker sandsynligheden for, at en ejendom modtager en booking, eller negativt påvirker funktionaliteten af ejendommens inventar og/eller udstyr, eller dens indhold. Som eksempel (men ikke begrænset til) skade, der udelukkende består af ridser, mærker eller buler;

Sådan skade påvirker primært udseendet af en genstand uden at kompromittere dens funktionalitet.

Skade forårsaget af kæledyr:

Problemer relateret til gæster, der medbringer kæledyr, er en hyppig årsag til anmodninger om løsning. I overensstemmelse med den nedenfor beskrevne klausul strækker beskyttelsen sig udelukkende til skader forårsaget af uautoriserede kæledyr, eksklusive autoriserede service dyr:

3.1.11. Ejendomsskade som følge af ethvert kæledyr (eksklusive service dyr), der er tilladt af værten at opholde sig på ejendommen.

Når du giver tilladelse til kæledyr i dine ejendomme, er det tilrådeligt at fastlægge klare kriterier for, hvad du anser for acceptabelt. Dette kan inkludere at specificere det tilladte antal hunde, acceptable størrelser eller at skitsere specifikke racer for at undgå eventuelle misforståelser mellem både værter og gæster.

Indsendelsesprocessen for hændelser

Vigtigt: Superhog kræver øjeblikkelig meddelelse om eventuelle opdagede skader (ideelt set inden for 24 timer) og senest 10 dage fra gæstens check-out dato. Eventuelle anmodninger om løsning uden for dette vindue vil IKKE blive accepteret.

Superhog har designet sin proces til at være så hurtig og effektiv som muligt.

Deres dedikerede team af erfarne anmeldere arbejder flittigt for at behandle løsninger hurtigt, hvor de fleste modtager en beslutning inden for 48 timer efter fuld indsendelse. Du vil modtage klare kommunikationer gennem hele processen, så du holdes informeret hvert skridt på vejen. Målet er at minimere forstyrrelser og få din udlejning tilbage på markedet hurtigt.

Gæsteansvar

Hvis en gæst giver en skriftlig indrømmelse af ansvar for enhver forårsaget skade, bedes du venligst dele denne information med Superhog hurtigt.

At gøre det vil i høj grad fremskynde løsningsprocessen, så Superhog kan fortsætte med effektivitet og nøjagtighed. Din samarbejdsvilje til hurtigt at videregive sådanne indrømmelser er værdifuld for at sikre en hurtig løsning.

Gennemgang og beslutning

Løsningsprocessen følger en struktureret fire-trins tilgang:

1. Kvalificer:

• Vurder om skaden blev forårsaget af en godkendt gæst under en booking.

• Bekræft om skaden opfylder specifikke kvalificerende kriterier, især bekræftelse af, at den blev forårsaget af gæsten og ikke kategoriseres som kosmetisk skade eller slid.

2. Kvantificer:

• Bestem omkostningerne ved skaden forårsaget af gæsten.

• Overvej faktorer som erstatningsværdien af genstanden før skaden (under hensyntagen til rimelig afskrivning) og vurder tilgængelige økonomiske muligheder for at genoprette skaden.

• Superhog vil grundigt gennemgå de beviser, du har indsendt, i forhold til de krævede beviser. Hvis der mangler nogen afgørende information eller dokumentation, kan de kontakte dig for yderligere oplysninger. Dette sikrer, at de har alle de nødvendige oplysninger for at kunne lave et præcist og retfærdigt incident-tilbud. Din samarbejdsvilje i at give eventuelle manglende oplysninger værdsættes meget, da det hjælper os med at træffe velinformerede beslutninger.

3. Afslut:

• Afslut og indgå den aftalte sum med værten. Et dokument med titlen 'Resolution Settlement Decision' vil blive sendt til dig, som bekræfter accept eller afvisning af løsningsforslaget. Dette dokument vil indeholde et omfattende resumé, der skitserer begrundelsen for beslutningen og hvordan de nåede frem til konklusionen.

• Fratræk eventuelle bidrag fra relaterede parter, herunder indskud, skadesfraskrivelser osv.

• Betaling vil blive foretaget inden for 3-5 arbejdsdage efter modtagelse af bankoplysninger

4. Gendan:

• Indled genopretningsfasen ved at kontakte gæsterne for at dække omkostningerne ved at genoprette skaden.

• Selvom dette primært er Superhogs ansvar, kan de i sjældne tilfælde søge din hjælp.

Denne systematiske tilgang sikrer en omfattende og retfærdig løsningsproces for alle involverede parter.

Vigtige ting at huske

• Hold altid en optegnelse (typisk en rapport eller fotografier) af ejendommen umiddelbart før og efter hver booking; uden dette kan det være svært at bevise, at skaden skete under en booking.

• Sørg for at kontakte os ved opdagelse af eventuelle skader eller tab (ingen undtagelser)

• Reparation vil altid blive foreslået, medmindre udskiftning er en mere omkostningseffektiv mulighed

• For tæpper og gulve vil Superhog kun betale omkostningerne ved at erstatte det beskadigede område (det er ikke en grund til at udskifte hele gulvet!)

• Hvis Superhog laver en kontantafregning for tabte eller beskadigede genstande, kan de foretage et fradrag for slid og ælde

• Superhog eller deres repræsentant kan kræve adgang til ejendommen under løsningsprocessen