HoufyProtect: Przewodnik po zgłaszaniu incydentów i najlepsze praktyki

HoufyProtect jest dostarczany przez Truvi (wcześniej SUPERHOG), więc zobaczysz nazwę Truvi na formularzu incydentu.

Ta strona przedstawia krok po kroku proces zgłaszania raportu incydentu dotyczącego szkód spowodowanych przez gości z Superhog oraz inne ważne informacje o ich procesach.

Postępując zgodnie z tymi instrukcjami i zbierając niezbędne dowody, możesz zwiększyć swoje szanse na szybkie i skuteczne rozwiązanie oraz chronić swoją cenną inwestycję.

Bez względu na to, czy masz do czynienia z drobnymi, czy poważnymi szkodami, HoufyProtect jest tutaj, aby Cię wspierać w całym procesie. Pamiętaj, że szybkie działanie i jasna komunikacja są kluczowe.

Ważne: Ustanowienie środków zapobiegawczych

Ustanowienie i komunikowanie jasnych zasad domowych to fundamentalny krok w ochronie Twojej nieruchomości.

Zasady domowe składają się z zestawu wytycznych określających oczekiwane zachowanie gości podczas ich pobytu w nieruchomości. Gospodarze muszą jasno określić zasady i zapewnić, że goście się do nich stosują.

Dokładnie określony zestaw zasad domowych stanowi środek zapobiegawczy, pomagając unikać różnych problemów, takich jak uszkodzenia mienia czy spory z sąsiadami.

Dodatkowo, zapewnia to ramy do pociągania gości do odpowiedzialności, jeśli naruszą jakiekolwiek określone zasady.

Aby uprościć proces, goście powinni najlepiej zapoznać się i zaakceptować zasady domowe przed złożeniem prośby o rezerwację. Wyświetlenie wydrukowanej kopii zasad w Twoim wynajmie lub włączenie ich do cyfrowych informacji powitalnych jest również zalecaną praktyką.

Przykłady takich zasad mogą obejmować zakazy palenia lub wprowadzania zwierząt na teren. Wdrażając i skutecznie komunikując te zasady, gospodarze mogą stworzyć pozytywne i pełne szacunku środowisko dla wszystkich gości.

Zgłaszanie szkód i rozpoczynanie raportu!

Jeśli pobyt się zakończył, otwórz rezerwację na Houfy i użyj Wyślij roszczenie linku w sekcji Szczegóły cen - otworzy to ten sam formularz z już wybranym Twoim kontem. Możesz również bezpośrednio przejść do formularza zgłoszenia incydentu tutaj. Będziesz musiał wpisać kod HOU001 w odniesieniu do rozwiązania.

Co jest chronione? Dowiedz się więcej tutaj.

Po odkryciu szkód w Twojej nieruchomości należy podjąć następujące działania:

1. Jeśli to konieczne, należy przeprowadzić naprawy awaryjne, aby ograniczyć dalsze szkody, straty lub obrażenia – na przykład zabezpieczając swój dom lub zatrzymując wyciek wody.

2. W każdej sytuacji proszę przeprowadzić pełną kontrolę swojego domu i skatalogować wszelkie szkody które wystąpiły podczas tego pobytu/rezerwacji.

3. Zdjęcia powinny być robione tak szybko, jak to możliwe – panoramiczne zdjęcia pomieszczeń i zbliżenia uszkodzeń (te kroki mogą być wykonane przez Ciebie, Twojego sprzątacza lub odpowiednią stronę trzecią).

4. Nie przeprowadzaj żadnych napraw nieawaryjnych bez wcześniejszego skonsultowania się z Superhog.

5. Nie pozbywaj się żadnych uszkodzonych przedmiotów – mogą być potrzebne do inspekcji.

6. Nie przyznawaj ani nie pozwalaj na przyznanie jakiejkolwiek odpowiedzialności ani nie oferuj ugody/nie zawieraj żadnych umów ani ofert.

7. W przypadku szkód umyślnych lub kradzieży – zgłoś szkodę/stratę na policję i uzyskaj numer referencyjny przestępstwa/raport.

8. Skontaktuj się z gościem aby omówić wszelkie szkody lub obrażenia z nimi i spróbuj dowiedzieć się o okoliczności incydentu. Gdziekolwiek to możliwe, pomocne jest prowadzenie rejestru wszelkiej takiej komunikacji.

Wymagania dotyczące dowodów:

Zapewnienie sprawiedliwych i dokładnych rozwiązań zarówno dla gospodarzy, jak i gości wymaga obiektywnych dowodów.

Przesyłanie jasnych i kompleksowych dowodów odgrywa kluczową rolę w weryfikacji charakteru i zakresu szkód. Zapewnia to, że Superhog może efektywnie przetworzyć Twoje zgłoszenie i podjąć sprawiedliwą decyzję opartą na namacalnych dowodach, a nie tylko na indywidualnych relacjach.

Dodatkowo, odpowiednia dokumentacja chroni obie strony, tworząc przejrzysty zapis incydentu i jego rozwiązania.

Zdjęcia ukazujące szkody, wyceny napraw od wykwalifikowanych specjalistów oraz zapisy komunikacji z gościem (gdzie to możliwe) przyczyniają się do szybszego rozwiązania sprawy.

Zdjęcia przed i po

Przed: pokój w takim stanie, w jakim go przekazałeś — łóżko pościelone, podłoga czysta, nic nieuszkodzone — ujęcie z drzwi, aby cały pokój był w kadrze, najlepiej podczas sprzątania przed przybyciem gościa.

Po: ten sam pokój, ujęcie z tego samego miejsca przy wymeldowaniu, z widocznymi szkodami w kadrze — poplamiona pościel, zarysowane ściany, uszkodzone wyposażenie. Zmiany powinny być oczywiste po porównaniu obu zdjęć.

Gość może twierdzić, że wszelkie szkody powstałe podczas jego rezerwacji to jedynie normalne zużycie lub nie mają związku z jego działaniami. W przypadkach, gdy gość nie przyjmuje odpowiedzialności za szkody, kluczowe staje się zebranie solidnych dowodów na ustalenie jego odpowiedzialności.

Brak zdjęć przed pobytem utrudnia potwierdzenie incydentów. Zdjęcia z datą i godziną stanowią bardzo skuteczny sposób dokumentowania stanu nieruchomości, jej urządzeń, elementów wyposażenia, mebli oraz wszelkich istniejących już uszkodzeń.

Aby maksymalnie zwiększyć ochronę i zwiększyć prawdopodobieństwo odzyskania kosztów szkód, zdecydowanie zalecamy robienie zdjęć po przyjeździe i powtarzanie tych samych ujęć podczas wymeldowania. Powinny one obejmować zarówno zdjęcia szerokokątne, jak i zbliżenia na konkretne meble.

Choć nie zawsze jest to możliwe, wdrożenie tej praktyki, gdy tylko to możliwe, zapewnia dodatkową warstwę ochrony dla właścicieli nieruchomości. Te zdjęcia można wygodnie robić podczas procesu sprzątania przed i po każdej rezerwacji.

Zdjęcia z datą i godziną

• Ustalenie harmonogramu: Daty i godziny dostarczają dokładnego zapisu, kiedy zdjęcie zostało zrobione, oferując neutralny i weryfikowalny harmonogram wydarzeń. Może to być kluczowe dla ustalenia kolejności zdarzeń, identyfikacji rozbieżności w relacjach i ustalania alibi.

• Weryfikacja autentyczności: Daty i godziny osadzone w pliku zdjęcia, a nie tylko dodane później, pomagają zapobiegać manipulacjom. To kluczowe dla zachowania integralności dowodów i zapewnienia ich wiarygodności w procesie rozwiązywania sprawy.

• Identyfikacja zmian: Dzięki dokładnym datom i godzinom wszelkie zmiany w scenie lub obiekcie uchwyconym na zdjęciu można zidentyfikować, porównując zdjęcia zrobione w różnych momentach. Może to być kluczowe dla zrozumienia rozwoju incydentu i weryfikacji oświadczeń dotyczących wprowadzonych zmian.

Jak uzyskać daty i godziny:

1. Zrób zdjęcie

2. Przejdź do swojej galerii

3. Wybierz odpowiednie zdjęcie

4. Naciśnij ℹ️ na dole ekranu

5. Data i godzina zostaną ujawnione. Wyślij zrzut ekranu zdjęcia z uwzględnioną datą i godziną.

iPhone: otwórz zdjęcie w aplikacji Zdjęcia, a następnie przesuń w górę lub naciśnij przycisk informacji na dole ekranu. Pojawi się panel nad zdjęciem pokazujący dzień, datę i godzinę, kiedy zostało zrobione — na przykład wtorek 1 sierpnia 2023 o 13:23 — oraz szczegóły aparatu i pliku.

Android: otwórz zdjęcie w Google Photos, a następnie przesuń w górę lub naciśnij przycisk informacji. Pojawi się panel pokazujący datę i godzinę, kiedy zdjęcie zostało zrobione — na przykład 13 listopada 2023 o 12:21 — wraz z nazwą pliku i folderem, w którym jest przechowywane. Zrób zrzut ekranu z tym panelem widocznym i wyślij zrzut ekranu zamiast samego zdjęcia: data i godzina muszą być widoczne w obrazie, który otrzymuje Truvi.

Faktury, paragony i wyceny

Dowody kosztów to kolejna kluczowa część procesu zgłaszania incydentów. Postępując zgodnie z tymi prostymi krokami, pomożesz szybko i efektywnie przetworzyć swoje zgłoszenie incydentu:

• Załatwienie wyceny: Jeśli potrzebujesz napraw, uzyskanie co najmniej 2 wycen od różnych firm może pomóc znaleźć najlepszą cenę. Poproś o wyceny na oficjalnym papierze firmowym lub w e-mailu do archiwum Superhoga.

• Posiadanie? Żaden problem: Aby pomóc w przetwarzaniu Twojego zgłoszenia, Superhog zazwyczaj prosi o oryginalny paragon jako dowód własności. Ale jeśli go nie masz, nie martw się! Mogą użyć zdjęć, wyciągów bankowych lub nawet linków do podobnych przedmiotów online, aby to zweryfikować.

• Zrozumienie rachunków: Aby wszystko było jasne, wszystkie faktury lub wyceny powinny pochodzić z różnych firm, które nie są ze sobą powiązane. Proszę również rozbić całkowity koszt na poszczególne elementy, takie jak robocizna i części. Ten szczegółowy widok pomaga Superhog doskonale zrozumieć Twoje wydatki, zapewniając płynne i sprawiedliwe ocenianie.

Wyłączenie odpowiedzialności za szkody:

Szkody kosmetyczne

Szkody kosmetyczne oznaczają szkody, które nie wpływają na prawdopodobieństwo otrzymania rezerwacji przez nieruchomość, ani nie wpływają negatywnie na funkcjonalność elementów i/lub wyposażenia nieruchomości, ani jej zawartości. Na przykład (ale nie tylko) szkody, które składają się wyłącznie z zarysowań, otarć, plam lub wgnieceń;

Tego rodzaju szkody przede wszystkim wpływają na wygląd przedmiotu, nie kompromitując jego funkcjonalności.

Szkody wyrządzone przez zwierzęta:

Problemy związane z gośćmi przyprowadzającymi zwierzęta są częstą przyczyną wniosków o rozwiązanie. Zgodnie z klauzulą opisaną poniżej, ochrona dotyczy wyłącznie szkód spowodowanych przez nieautoryzowane zwierzęta, z wyłączeniem autoryzowanych zwierząt asystujących:

3.1.11. Szkody w nieruchomości spowodowane przez jakiekolwiek zwierzę (z wyjątkiem zwierząt asystujących) dopuszczone przez gospodarza do pobytu w nieruchomości.

Udzielając zgody na zwierzęta w swoich nieruchomościach, warto ustalić jasne kryteria dotyczące tego, co uważasz za akceptowalne. Może to obejmować określenie dozwolonej liczby psów, akceptowalnych rozmiarów lub wskazanie konkretnych ras, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień między gospodarzami a gośćmi.

Proces składania zgłoszeń o incydentach

Ważne: Superhog wymaga natychmiastowego powiadomienia o wszelkich odkrytych szkodach (najlepiej w ciągu 24 godzin) i nie później niż 10 dni od daty wymeldowania gościa. Wszelkie wnioski o rozwiązanie złożone poza tym terminem NIE będą akceptowane.

Superhog zaplanował swój proces tak, aby był jak najszybszy i najefektywniejszy jak to możliwe.

Ich dedykowany zespół doświadczonych recenzentów pracuje pilnie, aby szybko przetwarzać rozwiązania, a większość z nich otrzymuje decyzję w ciągu 48 godzin od pełnego złożenia. Otrzymasz jasne komunikaty przez cały proces, informując Cię na każdym kroku. Celem jest zminimalizowanie zakłóceń i szybkie przywrócenie Twojej nieruchomości na rynek.

Odpowiedzialność gościa

Jeśli gość dostarczy pisemne przyznanie się do odpowiedzialności za jakiekolwiek wyrządzone szkody, proszę szybko podzielić się tą informacją z Superhog.

Umożliwi to znaczne przyspieszenie procesu rozwiązania, pozwalając Superhog działać z efektywnością i dokładnością. Twoja współpraca w szybkim przekazywaniu takich przyznań jest cenna w zapewnieniu szybkiego rozwiązania.

Przegląd i decyzja

Proces rozwiązania przebiega według strukturalnego czterostopniowego podejścia:

1. Kwalifikacja:

• Oceń, czy szkoda została spowodowana przez zatwierdzonego gościa podczas rezerwacji.

• Zweryfikuj, czy szkoda spełnia określone kryteria kwalifikacyjne, szczególnie potwierdzając, że została spowodowana przez gościa i nie jest klasyfikowana jako szkoda kosmetyczna lub zużycie.

2. Ilość:

• Określ koszt szkody spowodowanej przez gościa.

• Weź pod uwagę czynniki takie jak wartość wymiany przedmiotu przed szkodą (uwzględniając rozsądne zużycie) i oceń dostępne opcje ekonomiczne na przywrócenie szkody.

• Superhog dokładnie przeanalizuje dowody, które przesłałeś w porównaniu do wymaganych dowodów. Jeśli jakiekolwiek istotne informacje lub dokumentacja będą brakować, mogą skontaktować się z Tobą w celu uzyskania dodatkowych szczegółów. To zapewnia, że mają wszystkie niezbędne informacje do podjęcia dokładnej i sprawiedliwej decyzji dotyczącej incydentu. Twoja współpraca w dostarczaniu brakujących informacji jest bardzo doceniana, ponieważ pomaga nam podejmować dobrze poinformowane decyzje.

3. Ustal:

• Finalizuj i ustal uzgodnioną kwotę z gospodarzem. Dokument zatytułowany 'Decyzja o rozliczeniu' zostanie do Ciebie wysłany, potwierdzając akceptację lub odrzucenie oferty rozliczenia. Dokument ten będzie zawierał szczegółowe podsumowanie przedstawiające uzasadnienie decyzji oraz sposób, w jaki doszli do tego wniosku.

• Odlicz wszelkie składki należne od powiązanych stron, w tym depozyty, zrzeczenia się odpowiedzialności za szkody itp.

• Płatność zostanie dokonana w ciągu 3-5 dni roboczych od otrzymania danych bankowych

4. Odzyskaj:

• Rozpocznij fazę odzyskiwania, kontaktując się z gośćmi w celu odzyskania kosztów związanych z przywróceniem szkód.

• Chociaż jest to głównie odpowiedzialność Superhog, mogą w rzadkich przypadkach poprosić o Twoją pomoc.

To systematyczne podejście zapewnia kompleksowy i sprawiedliwy proces rozwiązywania problemów dla wszystkich zaangażowanych stron.

Rzeczy do zapamiętania

• Zawsze prowadź rejestr (zazwyczaj raport lub zdjęcia) nieruchomości bezpośrednio przed i po każdej rezerwacji; bez tego może być trudno udowodnić, że szkoda miała miejsce podczas rezerwacji.

• Upewnij się, że skontaktujesz się z nami po odkryciu jakiejkolwiek szkody lub straty (bez wyjątków)

• Naprawa zawsze będzie sugerowana, chyba że wymiana jest bardziej opłacalną opcją

• W przypadku dywanów i podłóg, Superhog pokryje tylko koszt wymiany uszkodzonego obszaru (to nie jest powód do wymiany całej podłogi!)

• Jeśli Superhog dokonuje rozliczenia gotówkowego za zgubione lub uszkodzone przedmioty, mogą dokonać odliczenia za zużycie

• Superhog lub ich przedstawiciel mogą wymagać dostępu do nieruchomości podczas procesu rozwiązywania problemów