Comprendre les coûts des cartes de crédit

Structure des tarifs de Square

Comme je suis familier avec la tarification des factures par e-mail de Square, j'utiliserai ce service dans mes exemples de calcul suivants.

Square a publié un tarif de 2,9 % plus 30 cents par facture lorsque cet article a été écrit en octobre 2019. Square a changé ses tarifs depuis, et son tarif en ligne/eCommerce et son tarif pour les factures ne sont plus nécessairement les mêmes. Consultez squareup.com/pricing pour le tarif qui s'applique à vous aujourd'hui et remplacez-le par le 2,9 % et les 30 cents partout ci-dessous - l'algèbre reste inchangée.

Le coût pour vous peut varier en fonction du nombre de factures pour lesquelles vous acceptez le paiement :

• Une facture pour tous = 2,9 % de la facture + 30 cents

• Deux factures pour tous = 2,9 % des deux factures + 60 cents

• Trois factures pour tous = 2,9 % de toutes les factures + 90 cents

Net : Plus vous émettez de factures et que vous les faites payer par Square, cela signifie un coût légèrement plus élevé par fractions de dollar pour vous.

Remarque : Si vous émettez une facture via Square, mais que le paiement est reçu en dehors de Square, vous pouvez marquer la facture comme payée avec une notation sur la manière dont ce paiement a été effectué. Square ne vous facturera pas de frais sur la facture si elle n'a pas réellement collecté le paiement.

Qu'y a-t-il sur votre facture ?

La facture à votre invité comprend non seulement votre tarif de location, qui peut varier selon la période de location, mais aussi des frais supplémentaires fixes ou variables que vous facturez (frais de nettoyage, frais pour animaux de compagnie et la taxe sur ceux-ci, frais pour invités supplémentaires, dépôt de sécurité/dommages, etc.), ainsi que les taxes que vous collectez pour toutes les autorités fiscales sur tous les éléments imposables de votre facture (locales, étatiques, touristiques, etc.).

Considérez que tous ces frais ne sont pas de l'argent qui va dans votre poche. Les frais de nettoyage peuvent être le montant exact que votre nettoyeur facture. Beaucoup des éléments sur la facture sont imposables dans la plupart des juridictions.

Net : Vous payez des frais de carte de crédit de 2,9 % sur tout ce qui figure sur votre facture, y compris les frais qui ne vous appartiennent pas.

Calculons le coût réel

C'est ici que l'éducation en algèbre sera utile ! Laissez-moi définir quelques valeurs et variables et développer des formules pour calculer le véritable coût de la carte de crédit.

Posons la variable X comme étant le tarif de location que vous prévoyez de facturer. Cela pourrait inclure des frais variables que vous facturez, comme des frais pour invités supplémentaires. Ce qu'il faut comprendre à propos de X, c'est que c'est de l'argent qui vous revient. Cette variable X est imposable.

Disons que vous exigez un dépôt de 250 $ pour chaque réservation. C'est un coût fixe que vous allez facturer. Selon votre juridiction fiscale, ce n'est PAS un élément imposable. C'est aussi de l'argent qui vous revient avec l'intention de le rembourser à l'invité après son séjour.

Vous collectez également des frais de nettoyage de 80 $ par réservation. Ce frais est imposable et vous êtes tenu de collecter la taxe sur ce frais.

Dans cet exemple, je vais garder l'exigence fiscale simple. Disons que le taux de taxe est de 9 %. Ce taux sera écrit comme .09 dans nos formules mathématiques.

Les frais de carte de crédit de Square sont de 2,9 % et seront exprimés comme .029 dans nos formules.

Voici les éléments qui seront inclus sur la facture à l'invité : Tarif de location + taux de taxe sur le tarif de location + dépôt + Frais de nettoyage + taxe sur les frais de nettoyage

Lors du calcul de votre formule spécifique, il pourrait être plus facile de commencer comme je l'ai montré ci-dessus, en utilisant des mots pour lister tous les éléments qui seront inclus dans la facture.

En utilisant l'algèbre, la formule ressemble à ceci (rappelez-vous que X est la variable associée à votre tarif de location de cet invité.)

Facture à l'invité = (X + .09X) + 250 + (80 + .09(80) )

Facture à l'invité = 1.09X + 337.20

Pour un tarif de location de 1000 $, cette facture pour le client serait de 1 427,20 $

Détaillé, ce 1 427,20 $ se compose de 1 000 $ de loyer, plus 9 % de taxe sur le loyer 90,00 $, plus le dépôt de 250 $, plus les frais de nettoyage de 80 $, plus 9 % de taxe sur les frais de nettoyage 7,20 $.

Le total est ensuite soumis à des frais de 2,9 % par Square, comme indiqué dans la formule suivante, où j'ai également regroupé les valeurs de notre facture ci-dessus et ajouté les 30 cents que Square collecte par paiement de facture reçu.

Frais Square = .029 * ( 1.09X + 337,20) + .30

En utilisant l'algèbre, ajustons cette formule pour qu'elle soit plus facile à manipuler :

Frais Square = .03161X + 9,78 + .30

Frais Square = .03161X + 10,08

Cette formule de frais Square prend également en compte la taxe de 9 % sur le tarif de location. ex. Lorsque X, le tarif de location augmente, X est toujours multiplié par 1,09 (loyer + taxe) et les frais de .029 de Square.

Entrons quelques chiffres

Disons que le tarif de location pour nos clients est de 1000 $. En utilisant nos formules établies qui incluent le dépôt et les frais de nettoyage :

Frais Square = (.03161 * 1000) + 10,08

Frais Square = 31,61 + 10,08

Frais Square = 41,69 $

Résumé sur un tarif de location de 1000 $ :

Facture au client - 1 427,20 $

Taxe sur le tarif de location payée par le client : 90,00 $

Frais Square - 41,69 $

Votre véritable taux de prise sur la location est en réalité de 1000 $ - 41,69 $ = 958,31 $

Ajustement de votre tarif de location pour la récupération des frais de carte de crédit

Si vous souhaitez ajuster votre tarif de location pour couvrir ce frais de carte de crédit, augmenter le tarif de 41,69 $ ne suffira pas ! Cela est dû au fait que tous les prix sur votre facture seront soumis à la même taxe de 2,9 %. Cela signifierait que vous paieriez également des frais de 2,9 % sur les 41,69 $, ce qui vous ferait collecter moins de 41,69 $ de Square !

De plus, lorsque vous facturez un tarif de location plus élevé pour récupérer ce frais de traitement Square, vous devrez également collecter plus de taxe sur le tarif de location, augmentant ainsi le frais de traitement Square au-delà de l'augmentation du tarif de location.

Calculons le tarif de location qui couvre les frais Square

Si nous n'avions pas de frais, nous avons déjà déterminé que notre facture au client, y compris le dépôt, le nettoyage et les taxes, serait de 1 427,20 $. Alors travaillons à recevoir ce montant.... ou vraiment un montant proche de ce chiffre. Continuez à lire pour comprendre cela....

Nous avons déjà déterminé que nos coûts fixes, y compris la taxe sur les frais de nettoyage, totalisent 337,20 $. Nous savons également que les frais Square sont de .029 fois le total du loyer + taxe et ces coûts fixes.

Notre formule qui prend en compte les frais Square devrait aboutir à un total reçu par nous de 1 427,20 $. Ce total suppose que nous collectons 90 $ en taxe de location. Mais nous savons qu'avec un loyer plus élevé, notre taxe sera également plus élevée. Nous devrons recevoir non seulement les 90 $ sur les premiers 1 000 $ de loyer collecté, mais aussi 9 % de taxe sur le nouveau montant de loyer au-delà de ce premier 1 000 $. Par conséquent, notre nouvelle facture ne doit pas seulement totaliser 1 427,20 $, mais aussi inclure la taxe de 9 % sur le nouveau loyer au-delà de 1 000 $.

Voici notre nouvelle formule et les étapes pour calculer le nouveau loyer :

Loyer imposable + Coûts fixes - Frais Square = $1,427.20 + .09 (Nouveau loyer - $1,000)

1.09(Nouveau loyer) + $337.20 - [ .029 ( 1.09(Nouveau loyer) + 337.20) + .30 ] = $1,427.20 + .09 (Nouveau loyer) - $90

1.09(Nouveau loyer) + $337.20 - .03161(Nouveau loyer) - .029(337.20) - .30 = $1,427.20 + .09 (Nouveau loyer) - $90

1.05839(Nouveau loyer) + $327.42 - .30 = $1,427.20 - $90 + .09 (Nouveau loyer)

1.05839(Nouveau loyer) + 327.12 = $1,337.20 + .09 (Nouveau loyer)

1.05839(Nouveau loyer) - .09 (Nouveau loyer) = $1,010.08

        .96839 (Nouveau loyer) = $1,010.08

Nouveau loyer = $1,010.08 / 0.96839

Nouveau loyer = $1,043.05

Nous devrions facturer $1,043.05 à notre invité pour récupérer $1,000 après les frais Square.

Vérifions

Le loyer est de $1043.05. La taxe sur le loyer est de $93.87. Nos coûts fixes, y compris les taxes, restent à $337.20 pour un total de facture à notre invité d'un montant de $1,474.12. Les frais Square sont de .029 * $1,474.12 + .30 = $43.05.

En soustrayant les nouveaux frais Square de $43.05 du nouveau loyer de $1,043.05, nous obtenons $1,000.00, notre taux de prise prévu pour le loyer.

Ce frais représente 4.1% de votre nouveau tarif de location ($43.05/$1,043.05) et 4.3% de votre prise de location souhaitée ($43.05/$1,000).

Calculons le loyer lorsque vous souhaitez un revenu de $1,500

En utilisant les mêmes frais fixes que dans notre exemple précédent, le total, y compris la taxe de 9%, reste à $337.20. Si notre objectif est de recevoir $1,500, alors le montant souhaité de l'invité est :

1.09 * $1,500 + 337.20 = $1,972.20

Calculons le nouveau loyer à facturer afin de récupérer $1,972.20 + la nouvelle taxe supplémentaire sur les premiers $1,500 de loyer.

Loyer imposable + coûts fixes - Frais Square = Valeur facturée avant les frais Square + Nouvelle taxe supplémentaire sur le loyer

1.09(Nouveau loyer) + 337.20 - [ .029 ( 1.09(Nouveau loyer) + 337.20 ) + .30 ] = $1,972.20 + .09 (Nouveau loyer - $1,500)

1.09(Nouveau loyer) - .03161(Nouveau loyer) + 327.12 = $1,972.20 - $135 + .09 (Nouveau loyer)

.96839(Nouveau loyer) = $1,510.08

Nouveau loyer = $1,559.37

Vérifions

Le nouveau loyer plus la taxe de 9% est de $1,699.71. Les coûts fixes sont toujours de $337.20 pour un total de facture de $2,036.91. Les frais Square sur ce montant sont de $59.37. En soustrayant les frais Square du nouveau loyer, nous recevons $1,500.

Dans cet exemple, la commission Square en tant que fraction du nouveau loyer est de 3,8 % (59,37 $ / 1 559,37 $). En tant que fraction de notre revenu locatif prévu de 1 500 $, la commission Square est de 4,0 % (59,37 $ / 1 500 $).

Comment pouvez-vous calculer le supplément ?

1. Déterminez le montant que vous percevriez s'il n'y avait pas de frais de carte de crédit. Cette facture inclurait votre revenu locatif souhaité, toutes les taxes et tous les frais que vous facturez. C'est le montant de base que vous devez encore recevoir. Ce montant de base inclut la taxe sur votre loyer prévu.

2. Établissez votre formule mathématique pour résoudre le nouveau loyer. La formule doit soustraire la commission Square des recettes et tenir compte de la taxe supplémentaire créée par le loyer plus élevé. La formule ressemblerait à ceci :

Nouveau loyer + Taxe sur le nouveau loyer + Autres coûts fixes y compris la taxe - Commission Square sur ces 3 éléments = Valeur de l'étape 1 + Taxe supplémentaire requise sur ce nouveau loyer qui n'est pas incluse dans la valeur de l'étape 1.

Formule Plug 'n Play

En supposant qu'il existe un taux d'imposition unique qui s'applique à tous les éléments imposables, il suffit d'insérer votre revenu locatif souhaité dans cette formule avec le total des éléments non imposables, le total des éléments imposables et le taux d'imposition (par exemple, 9 % est écrit comme .09 dans la formule) pour déterminer le taux que vous devez facturer pour récupérer vos frais Square. Cette formule suppose qu'il n'y a qu'une seule facture.

C = [ .029N + .029T(1 + X) + R + .30 ] / ( .971 - .029X )

N = votre total de frais non imposables. T = votre total de frais imposables. X = le taux d'imposition écrit sous forme décimale. R = le revenu locatif que vous souhaitez obtenir. C = le loyer à facturer.

Vérifié par rapport à l'exemple travaillé ci-dessus : N = 250 pour le dépôt, T = 80 pour les frais de nettoyage, X = .09, R = 1 000. Cela donne C = ( 7,25 + 2,53 + 1 000 + .30 ) / .96839 = 1 043,05 $ - la même réponse que celle obtenue par le long calcul.

Un avertissement spécifique à Houfy

Ces formules supposent que le paiement total du client arrive sur votre compte Square. Lors d'une réservation Houfy, une partie de celui-ci peut ne pas l'être. Si le client achète un add-on Houfy (protection contre les dommages, protection des remboursements ou Check-in Hero), ou si votre annonce a été importée d'un gestionnaire de canaux et comporte des frais de connexion API de 5 %, Houfy facture ces montants à la carte du client comme un paiement séparé dans le propre compte Square de Houfy. Ils n'atteignent jamais votre solde Square, donc laissez-les de côté dans le total de la facture que vous passez par ces formules. Les frais de connexion API, en particulier, peuvent vous être facturés, à vous, l'hôte, plutôt qu'au client - vérifiez qui est désigné comme le payeur avant de fixer vos prix en conséquence.

Suggestions pour récupérer les frais de carte de crédit

Plutôt que d'accepter la commission Square comme une dépense et de réduire votre revenu global, vous pourriez vouloir facturer le client pour récupérer les frais associés au traitement des cartes de crédit. Sachez qu'il est illégal dans certains endroits de facturer des frais explicitement pour la récupération de ce coût. Vous pouvez augmenter votre tarif locatif pour vous assurer que votre revenu couvre ce coût. Après avoir effectué ces ajustements de frais de location, vous pourriez offrir des réductions en espèces (si autorisé dans votre juridiction) en veillant à ce que votre revenu net soit le même, quel que soit le mode de paiement.

Personnellement, je suis un peu mécontent lorsque je reçois une facture qui inclut des frais désignés comme liés à mon paiement par carte de crédit. Je préférerais que ce coût soit inclus dans le prix de ce que j'achète. Pour cette raison et sur la base de ces exemples où nous supposons que la plupart des réservations concernent des frais de location de 1 000 $ et une seule facture, je suggérerais d'augmenter le tarif locatif d'au moins 4,3 %. Donc, au lieu d'un tarif de location de 1 000 $ ou des 1 043,05 $ calculés pour retourner 1 000 $ de revenu, facturez au client 1 050 $. Si la plupart des réservations se situent dans la fourchette de 1 500 $, j'augmenterais le tarif locatif de 4,0 %. Veuillez vous rappeler que mes exemples intégraient un taux d'imposition spécifique et des frais spécifiques qui ont influencé cette augmentation de pourcentage requise.

Pour les paiements par chèque, vous pouvez offrir à votre client une réduction sur votre nouveau tarif locatif et tout de même réaliser le loyer que vous aviez prévu. Cependant, je garderais cette offre pour les clients réguliers qui sont plus susceptibles de payer par chèque puisqu'ils vous connaissent et connaissent votre entreprise.

Une note sur le dépôt de garantie remboursable et Square

Si vous émettez un remboursement du dépôt de garantie dans un délai d'un an (pour les paiements facturés et ceux effectués via l'intégration Square), Square vous remboursera également les frais de carte de crédit de 2,9 % ainsi que les 30 cents si cette facture était uniquement pour les frais de carte de crédit. Dans mes calculs ci-dessus, j'ai inclus les frais de dépôt de garantie comme un coût que je souhaite récupérer. Je suggérerais de garder le dépôt de garantie dans le calcul plutôt que de supposer que les frais de dépôt seront remboursés à l'avenir. Square pourrait changer sa politique ou vous pourriez manquer la fenêtre de remboursement et devoir rembourser le dépôt par chèque personnel au lieu de passer par Square.