En fantastisk semesterbostad med kvalitetsbekvämligheter är bara en del av kakan för att imponera på gäster. Men det betyder ingenting om du inte prioriterar gästkommunikation för semesteruthyrningar.
En stjärnupplevelse börjar långt innan gästerna checkar in på din fastighet. Tänk dig gäster som skickar meddelanden och ställer frågor, och du ignorerar dem helt. Det skapar inte en särskilt välkomnande atmosfär, eller hur?
Vi förstår. Det finns ett begränsat antal gånger du kan förklara för gäster hur de ska checka in själva utan att tappa förståndet. Ändå finns det tips och knep för att undvika det tråkiga samtidigt som du bygger en bra relation. I den här guiden kommer vi att dyka djupt i dem.
När man ska kommunicera med gäster
Gästkommunikation för semesteruthyrningar slutar inte när besökare bokar med dig genom OTA:er som Airbnb eller din egen bokningssida. Faktum är att det börjar då.
Här är några viktiga tidpunkter att kommunicera med besökare och få dem att längta efter sin kommande resa:
Precis efter bokningen. Detta är din chans att visa att du är mer än en semesteruthyrning. Tacka gästerna för att de litar på dig med sin vistelse, och måla en bild av en välkomnande och hjälpsam värd.
Två eller tre gånger före ankomst. Dela information i små bitar för att öka gästers spänning inför deras besök. Det kan vara saker att göra i området, lokala attraktioner eller de bekvämligheter du kommer att erbjuda.
På incheckningsdagen.Dela värdefull information för gästers incheckning, såsom hur man kommer till din lägenhet, var de hittar nycklarna och när de kan checka in.
Efter incheckningen. Följ upp med gästerna för att säkerställa att de har allt de behöver för sin vistelse. Visa att du är tillgänglig för att hjälpa dem ytterligare.
Innan deras avresa. Dela värdefull information för gästers utcheckning, såsom när utcheckningen är, var man ska lämna nycklarna, eller några speciella instruktioner du kan ha för dem.
Efter utcheckningen. Tacka gästerna för en underbar vistelse hos dig. Uppmuntra dem att lämna en positiv recension, och visa din tillgänglighet för att vara värd för dem i framtiden.
Vanliga kommunikationsutmaningar för värdar
Om du har varit värd ett tag är du förmodligen medveten om kommunikations- och gästservicetrouble. Så låt oss ta itu med elefanten i rummet innan vi delar insikter om hur man hanterar dem:
1. Krävande gäster
Krävande gäster är en verklighet, och de har vanligtvis specifika behov och krav som överstiger vad du erbjuder. De är svårare att tillfredsställa och kan orsaka problem under hela sin vistelse. Särskilt när det gäller kommunikation kan de begära support dygnet runt.
2. Återkommande gästfrågor
Gäster läser inte alltid den information du delar, så de kan fråga mer än en gång om samma frågor. Till exempel kan de fråga om din semesteruthyrnings incheckning eller hur man hittar fastigheten. Detta kan vara tidskrävande och utmattande för värdar.
3. Opersonliga och robotiska meddelanden
Att kopiera och klistra in samma meddelande till alla gäster utan personalisering kommer att få dig att låta robotisk och kall. Gäster vill känna sig speciella. Så, du kanske överväger att investera i en direktbokningswebbplats som underlättar gästkommunikation och låter dig lägga till personliga inslag.
4. Tillgänglighet dygnet runt
Att hålla koll på din inkorg är ett heltidsjobb. Men som företagare och människa är din tid begränsad. Du kan göra saker manuellt för en eller två fastigheter, men om du hanterar större portföljer är tillgänglighet dygnet runt helt enkelt omöjlig.
Tips för effektiv gästkommunikation för semesteruthyrningar
1. Var tillgänglig
Utmärkt kommunikation och gästservice börjar med en tillgänglig värd. Så glöm inte bort gästerna efter incheckning. Ha alltid din telefon med dig och var redo att svara på ytterligare frågor. Svara på deras meddelanden med empati och tålamod, och var resursfull för att göra detta till en femstjärnig upplevelse.
2. Ge tydlig information
Släpp jargongen och slang, särskilt om du har internationella gäster. Använd istället enkelt språk och koncis information för att tilltala olika målgrupper. Att göra så kommer att spara tid från att svara på samma frågor och tillföra värde till dina gästers upplevelse.
3. Ställ in automatiserade meddelanden
Vilka är dina gästers mest populära frågor? Använd svaren för att skapa meddelandemallar och schemalägg dem för att skickas automatiskt. Det kan vara husregler, incheckningsinstruktioner och lokala rekommendationer. Detta kommer att spara dig mycket tid och ge gästerna positiva intryck.
4. Personalisera meddelanden
Undvik robotliknande gästkommunikation för semesteruthyrningar genom att lägga till personliga inslag i gästers meddelanden. Till exempel kan du lägga till din gästs namn eller ge rekommendationer för saker att göra i området. Detta kommer att visa gästerna att du värdesätter dem och skapa en personlig koppling på lång sikt.
5. Var professionell och vänlig
Detta är ingen kontors- eller företagsmiljö. Det är en person som hyr av en annan, som hoppas på en oförglömlig vistelse. Så känn inte behovet av att skriva meddelanden till gäster som om du pratar med din chef. Håll det avslappnat men professionellt, med vänliga inslag för att visa att du verkligen bryr dig om dem.
6. Skapa en husmanual
Överväg att skapa en husmanual eller, ännu bättre, en digital guidebok. Inkludera all information som gästerna behöver under sin vistelse för att undvika repetitiva frågor. Till exempel, inkludera instruktioner för att använda huset och elektriska apparater, görs och görs inte under deras vistelse, resetips och mer. Skicka den till gästerna före ankomst så att de kan läsa den vid den tidpunkt som passar dem bäst.
Etablera en vinnande gästkommunikationsstrategi för semesteruthyrningar
Effektiv gästkommunikation bör vara snabb och hjälpsam, men inte på bekostnad av din egen mentala hälsa. Som värd bör du också ha tid att fokusera på andra delar av ditt företag. Så, att automatisera kommunikation och gästtjänster är avgörande.
På Houfy prioriterar vi förtroende och låter medlemmar kunna koppla ihop sig direkt innan de gör en reservation. Efter det stödjer vi direkt kommunikation mellan gäster och värdar för en vinnande totalupplevelse. Lista din egendom idag och dra nytta av en direktbokningslösning utan extra avgifter.
