Ein atemberaubendes Ferienhaus mit hochwertigen Annehmlichkeiten ist nur ein Teil des Ganzen, um Gäste zu beeindrucken. Aber es bedeutet nichts, wenn Sie die Kommunikation mit den Gästen bei Ferienunterkünften nicht priorisieren.
Ein erstklassiger Aufenthalt beginnt lange bevor die Gäste in Ihrer Unterkunft einchecken. Stellen Sie sich vor, Gäste senden Ihnen Nachrichten und stellen Fragen, und Sie ignorieren sie einfach. Das schafft keine einladende Atmosphäre, oder?
Wir verstehen das. Es gibt nur eine begrenzte Anzahl von Möglichkeiten, wie Sie den Gästen erklären können, wie sie sich selbst einchecken, ohne den Verstand zu verlieren. Und doch gibt es Tipps und Tricks, um die Details zu vermeiden und gleichzeitig eine großartige Beziehung aufzubauen. In diesem Leitfaden werden wir tief in diese Themen eintauchen.
Wann Sie mit Gästen kommunizieren sollten
Die Kommunikation mit Gästen bei Ferienunterkünften endet nicht, wenn Besucher über OTAs wie Airbnb oder Ihre eigene Buchungswebsite buchen. Tatsächlich beginnt sie dann erst.
Hier sind einige wichtige Zeitpunkte, um mit Besuchern zu kommunizieren und sie voller Vorfreude auf ihre bevorstehende Reise zu halten:
Direkt nach der Buchung. Dies ist Ihre Chance zu zeigen, dass Sie mehr als nur eine Ferienunterkunft sind. Danken Sie den Gästen, dass sie Ihnen ihren Aufenthalt anvertraut haben, und malen Sie ein Bild von einem einladenden und hilfsbereiten Gastgeber.
Zwei oder drei Mal vor der Ankunft. Teilen Sie Informationen in kleinen Häppchen, um die Vorfreude der Gäste auf ihren Besuch zu steigern. Es könnten Dinge sein, die man in der Umgebung unternehmen kann, lokale Attraktionen oder die Annehmlichkeiten, die Sie anbieten werden.
Am Tag des Check-ins. Teilen Sie wertvolle Informationen für den Check-in der Gäste, wie z.B. wie sie zu Ihrer Wohnung gelangen, wo sie die Schlüssel finden und wann sie einchecken können.
Nach dem Check-in. Folgen Sie den Gästen nach, um sicherzustellen, dass sie alles haben, was sie für ihren Aufenthalt benötigen. Zeigen Sie, dass Sie verfügbar sind, um ihnen weiterzuhelfen.
Vor ihrer Abreise. Teilen Sie wertvolle Informationen für den Check-out der Gäste, wie z.B. wann der Check-out ist, wo die Schlüssel hinterlassen werden sollen oder besondere Anweisungen, die Sie für sie haben könnten.
Nach dem Check-out. Danken Sie den Gästen für ihren wunderbaren Aufenthalt bei Ihnen. Ermutigen Sie sie, eine positive Bewertung abzugeben, und zeigen Sie Ihre Verfügbarkeit, sie in Zukunft zu beherbergen.
Häufige Kommunikationsherausforderungen für Gastgeber
Wenn Sie schon eine Weile Gastgeber sind, sind Sie sich wahrscheinlich der Herausforderungen in der Kommunikation und im Gästeservice bewusst. Lassen Sie uns also den Elefanten im Raum ansprechen, bevor wir Einblicke geben, wie man ihnen begegnet:
1. Anspruchsvolle Gäste
Anspruchsvolle Gäste sind ein Thema, und sie haben normalerweise spezifische Bedürfnisse und anspruchsvolle Anforderungen, die über das hinausgehen, was Sie anbieten. Sie sind schwerer zufrieden zu stellen und könnten Ihnen während ihres Aufenthalts Probleme bereiten. Besonders wenn es um Kommunikation geht, könnten sie 24/7 Unterstützung anfordern.
2. Wiederholte Anfragen von Gästen
Gäste lesen nicht immer die Informationen, die Sie teilen, daher könnten sie mehr als einmal nach denselben Themen fragen. Zum Beispiel könnten sie nach Ihrem Check-in für die Ferienunterkunft oder nach dem Weg zur Unterkunft fragen. Das kann zeitaufwendig und anstrengend für Gastgeber sein.
3. Unpersönliche und robotergleiche Nachrichten
Das Kopieren und Einfügen derselben Nachricht an alle Gäste ohne Personalisierung lässt Sie robotic und kalt wirken. Gäste möchten sich besonders fühlen. Daher sollten Sie in eine Direktbuchungs-Website investieren, die die Kommunikation mit Gästen erleichtert und es Ihnen ermöglicht, persönliche Akzente zu setzen.
4. 24/7 Verfügbarkeit
Den Überblick über Ihr Postfach zu behalten, ist ein Vollzeitjob. Aber als Geschäftsinhaber und Mensch ist Ihre Zeit begrenzt. Sie können Dinge manuell für ein oder zwei Immobilien erledigen, aber wenn Sie größere Portfolios verwalten, ist eine 24/7-Verfügbarkeit einfach unmöglich.
Tipps für eine effektive Kommunikation mit Gästen in Ferienunterkünften
1. Erreichbar sein
Exzellente Kommunikation und Gästeservice beginnen mit einem erreichbaren Gastgeber. Überprüfen Sie also nicht einfach die Ankunft der Gäste und vergessen Sie ihre Existenz. Haben Sie immer Ihr Telefon bei sich und seien Sie bereit, zusätzliche Anfragen zu beantworten. Reagieren Sie mit Empathie und Geduld auf ihre Nachrichten und seien Sie einfallsreich, um dies zu einem Fünf-Sterne-Erlebnis zu machen.
2. Klare Informationen bereitstellen
Vermeiden Sie Fachjargon und Slang, insbesondere wenn Sie internationale Gäste beherbergen. Verwenden Sie stattdessen einfache Sprache und prägnante Informationen, um verschiedene Zielgruppen anzusprechen. Dadurch sparen Sie Zeit, indem Sie dieselben Fragen nicht immer wieder beantworten müssen, und erhöhen den Wert für das Erlebnis Ihrer Gäste.
3. Automatisierte Nachrichten einrichten
Was sind die häufigsten Fragen Ihrer Gäste? Nutzen Sie die Antworten, um Nachrichtenschablonen zu erstellen und diese automatisch zu versenden. Das könnten Hausregeln, Check-in-Anweisungen und lokale Empfehlungen sein. Das wird Ihnen viel Zeit sparen und den Gästen positive Eindrücke hinterlassen.
4. Nachrichten personalisieren
Vermeiden Sie robotermäßige Gästekommunikation für Ferienunterkünfte, indem Sie den Nachrichten der Gäste persönliche Akzente hinzufügen. Zum Beispiel können Sie den Namen Ihres Gastes hinzufügen oder Empfehlungen für Aktivitäten in der Umgebung geben. Das zeigt den Gästen, dass Sie sie wertschätzen und schafft eine persönliche Verbindung für die Zukunft.
5. Professionell und freundlich sein
Dies ist kein Büro oder Unternehmensumfeld. Es ist eine Person, die von einer anderen mietet, in der Hoffnung auf einen unvergesslichen Aufenthalt. Fühlen Sie sich also nicht gezwungen, Nachrichten an Gäste zu schreiben, als würden Sie mit Ihrem Chef sprechen. Halten Sie die Dinge lässig, aber professionell, mit freundlichen Akzenten, um zu zeigen, dass Ihnen wirklich an ihnen liegt.
6. Ein Haushandbuch erstellen
Erwägen Sie, ein Haushandbuch oder besser noch ein digitales Handbuch zu erstellen. Fügen Sie alle Informationen hinzu, die die Gäste während ihres Aufenthalts benötigen, um wiederholte Fragen zu vermeiden. Zum Beispiel Anweisungen zur Bedienung des Hauses und der elektrischen Geräte, Dos and Don'ts für ihren Aufenthalt, Reisetipps und mehr. Leiten Sie es den Gästen vor ihrer Ankunft weiter, damit sie es zu einem für sie passenden Zeitpunkt lesen können.
Entwickeln Sie eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie für Gäste in Ferienunterkünften
Effiziente Kommunikation mit Gästen sollte schnell und hilfreich sein, aber nicht auf Kosten Ihrer eigenen psychischen Gesundheit. Als Gastgeber sollten Sie auch die Zeit haben, sich auf andere Bereiche Ihres Geschäfts zu konzentrieren. Daher ist die Automatisierung von Kommunikation und Gästeservice unerlässlich.
Bei Houfy legen wir Wert auf Vertrauen und ermöglichen es Mitgliedern, direkt miteinander zu kommunizieren, bevor sie eine Reservierung vornehmen. Danach unterstützen wir die direkte Kommunikation zwischen Gästen und Gastgebern für ein insgesamt positives Erlebnis. Listen Sie Ihre Immobilie noch heute und profitieren Sie von einer Direktbuchungslösung ohne zusätzliche Gebühren.
