Une maison de vacances époustouflante avec des équipements de qualité n'est qu'une partie du tableau pour impressionner les invités. Mais cela ne signifie rien à moins que vous ne priorisiez la communication avec les invités pour les locations de vacances.
Un séjour exceptionnel commence bien avant que les invités ne s'enregistrent dans votre propriété. Imaginez des invités vous envoyant des messages et posant des questions, et vous les ignorant complètement. Cela ne crée pas une atmosphère très accueillante, n'est-ce pas ?
Nous comprenons. Il y a un nombre limité de fois où vous pouvez expliquer aux invités comment faire un enregistrement autonome sans perdre votre calme. Et pourtant, il existe des conseils et des astuces pour éviter les détails tout en établissant une excellente relation. Dans ce guide, nous allons les explorer en profondeur.
Quand communiquer avec les invités
La communication avec les invités pour les locations de vacances ne s'arrête pas lorsque les visiteurs réservent avec vous via des OTA comme Airbnb ou votre propre site de réservation directe. En fait, c'est à ce moment-là que cela commence.
Voici quelques moments clés pour communiquer avec les visiteurs et les faire languir d'anticipation pour leur prochain voyage :
Juste après la réservation. C'est votre chance de montrer que vous êtes plus qu'une simple location de vacances. Remerciez les invités de vous avoir confié leur séjour et peignez un tableau d'un hôte accueillant et serviable.
Deux ou trois fois avant l'arrivée. Partagez des informations en petites bouchées pour stimuler l'excitation des invités pour leur visite. Cela pourrait être des choses à faire dans la région, des attractions locales ou les équipements que vous allez offrir.
Le jour de l'enregistrement. Partagez des informations précieuses pour l'enregistrement des invités, comme comment se rendre à votre appartement, où ils trouveront les clés et quand ils peuvent s'enregistrer.
Après l'enregistrement. Faites un suivi avec les invités pour vous assurer qu'ils ont tout ce dont ils ont besoin pour leur séjour. Montrez que vous êtes disponible pour les accueillir davantage.
Avant leur départ. Partagez des informations précieuses pour le départ des invités, comme l'heure de départ, où laisser les clés ou toute instruction spéciale que vous pourriez avoir pour eux.
Après le départ. Remerciez les invités pour un merveilleux séjour chez vous. Encouragez-les à laisser un avis positif, et montrez votre disponibilité pour les accueillir à nouveau à l'avenir.
Défis courants de communication avec les invités pour les hôtes
Si vous avez été hôte pendant un certain temps, vous êtes probablement conscient des défis de communication et de service aux invités. Alors abordons l'éléphant dans la pièce avant de partager des idées sur la façon de les affronter :
1. Invités exigeants
Les invités exigeants existent, et ils ont généralement des besoins spécifiques et des demandes exigeantes qui dépassent ce que vous offrez. Ils sont plus difficiles à satisfaire et peuvent vous causer des problèmes tout au long de leur séjour. Surtout en ce qui concerne la communication, ils peuvent demander un support 24/7.
2. Questions répétitives des invités
Les invités ne lisent pas toujours les informations que vous partagez, donc ils peuvent poser plusieurs fois des questions sur les mêmes problèmes. Par exemple, ils peuvent demander comment faire l'enregistrement de votre location de vacances ou comment trouver la propriété. Cela peut être chronophage et épuisant pour les hôtes.
3. Messages impersonnels et robotiques
Copier et coller le même message à tous les invités sans personnalisation vous fera paraître robotique et froid. Les invités veulent se sentir spéciaux. Vous pourriez donc envisager d'investir dans un site web de réservation directe qui facilitera la communication avec les invités et vous permettra d'ajouter des touches personnelles.
4. Disponibilité 24/7
Rester à jour dans votre boîte de réception est un travail à plein temps. Mais en tant que propriétaire d'entreprise et être humain, votre temps est limité. Vous pourriez faire les choses manuellement pour une ou deux propriétés, mais si vous gérez des portefeuilles plus importants, la disponibilité 24/7 est tout simplement impossible.
Conseils pour une communication efficace avec les invités pour les locations de vacances
1. Soyez Accessible
Une excellente communication et des services aux invités commencent par un hôte accessible. Ne vérifiez donc pas les invités et n'oubliez pas leur existence. Ayez toujours votre téléphone avec vous et soyez prêt à répondre à des questions supplémentaires. Répondez à leurs messages avec empathie et patience, et soyez ingénieux pour faire de cette expérience un moment cinq étoiles.
2. Fournir des Informations Claires
Évitez le jargon et l'argot, surtout si vous accueillez des invités internationaux. Utilisez plutôt un langage simple et des informations concises pour séduire différents publics. Cela vous fera gagner du temps en évitant de répondre aux mêmes questions et ajoutera de la valeur à l'expérience de vos invités.
3. Mettre en Place des Messages Automatisés
Quelles sont les questions les plus fréquentes de vos invités ? Utilisez les réponses pour créer des modèles de messages et planifiez-les pour qu'ils soient envoyés automatiquement. Cela pourrait être des règles de la maison, des instructions d'enregistrement et des recommandations locales. Cela vous fera gagner beaucoup de temps et laissera aux invités une impression positive.
4. Personnaliser les Messages
Évitez une communication robotique avec les invités pour les locations de vacances en ajoutant des touches personnalisées aux messages des invités. Par exemple, vous pouvez ajouter le nom de votre invité ou des recommandations pour des activités à faire dans la région. Cela montrera aux invités que vous les appréciez et créera une connexion personnelle sur le long terme.
5. Soyez Professionnel et Amical
Ceci n'est pas un bureau ou un cadre d'entreprise. C'est une personne qui loue à une autre, espérant un séjour inoubliable. Ne ressentez donc pas le besoin d'écrire des messages aux invités comme si vous parliez à votre patron. Gardez les choses décontractées mais professionnelles, avec des touches amicales pour montrer que vous vous souciez vraiment d'eux.
6. Créer un Manuel de la Maison
Envisagez de créer un manuel de la maison ou, mieux encore, un guide numérique. Incluez toutes les informations dont les invités ont besoin tout au long de leur séjour pour éviter les questions répétitives. Par exemple, incluez des instructions sur le fonctionnement de la maison et des appareils électriques, des choses à faire et à ne pas faire pendant leur séjour, des conseils de voyage, et plus encore. Transmettez-le aux invités avant leur arrivée afin qu'ils puissent le lire au moment qui leur convient le mieux.
Établir une Stratégie de Communication Gagnante avec les Invités pour les Locations de Vacances
Une communication efficace avec les invités doit être rapide et utile, mais pas au détriment de votre propre santé mentale. En tant qu'hôte, vous devez également avoir le temps de vous concentrer sur d'autres aspects de votre entreprise. Ainsi, automatiser la communication et les services aux invités est impératif.
Chez Houfy, nous privilégions la confiance et permettons aux membres de se connecter directement avant de faire une réservation. Après cela, nous soutenons la communication directe entre les invités et les hôtes pour une expérience globale gagnante. Listez votre propriété aujourd'hui et profitez d'une solution de réservation directe sans frais supplémentaires.
