Hoe Werken Geautomatiseerde Betalingen op Houfy?

Vereisten

• Betalingsprovider verbonden: Je hebt minimaal één betalingsprovider (Stripe, Square of PayPal) verbonden met je Houfy-account.

• Betalingsbeleid ingesteld: Je vermelding moet een betalingsbeleid hebben geconfigureerd onder Instellingen > Betaling & Beleid.

• Automatische betalingen ingeschakeld voor jou: ga naar Instellingen > Verbonden betalingen (houfy.com/settings/payment-settings) en zet "Accepteer automatische betalingen" aan.

• Automatische betalingen ingeschakeld voor de vermelding: zorg ervoor dat de vermelding aan staat op dezelfde plek, onder "Per-vermelding instellingen". Als een van de schakelaars uit staat, is er niets gepland, ongeacht wat de gast heeft afgesproken.

• Gastovereenkomst: Voor automatische incasso's moet de gast het vakje voor de automatische incasso-overeenkomst aanvinken tijdens het afrekenen. Als de gast niet akkoord gaat, moet hij handmatig betalen.

Wat zijn Automatische Betalingen?

Automatische betalingen is het systeem van Houfy voor het innen van geld van gasten na de initiële boeking — zonder dat jij een vinger hoeft uit te steken. Wanneer een gast jouw accommodatie boekt en akkoord gaat met automatische incasso's tijdens het afrekenen, slaat Houfy hun kaart veilig op en verwerkt toekomstige betalingen namens jou.

Er zijn drie soorten automatische incasso's:

1. Openstaande saldo-incasso's. Als je het betalingsbeleid “Aanbetaling + Saldo” gebruikt, betaalt de gast een aanbetaling wanneer ze boeken. Houfy incasseert automatisch het resterende saldo voor hun incheckdatum.

2. Gesplitste betalingsincasso's. Als je aangepaste gesplitste betalingen instelt, incasseert Houfy elke termijn op de data die je definieert.

3. Waarborgsom blokkeringen. Als je vermelding een waarborgsom heeft, int Houfy deze op de datum die is ingesteld door jouw aanbetalingsbeleid - bij boeking, 1, 3 of 7 dagen voor inchecken, of op de incheckdag. Voor kortere verblijven is het een tijdelijke blokkering op de kaart van de gast (er wordt geen geld afgeschreven tenzij je schade claimt).

   Voor langere verblijven wordt het geïnd als een incasso op die datum en automatisch terugbetaald na het afrekenen als er geen schade is. Dit volgt jouw aanbetalingsbeleid, ongeacht of automatische betalingen zijn ingeschakeld.

   
   

Blokkeren of incasseren? Hoe Houfy beslist

Een waarborgsom werkt het beste als een tijdelijke blokkering — er verlaat geen geld daadwerkelijk de rekening van de gast, en Houfy laat de blokkering vrij na het afrekenen als er geen schade is. Maar kaartautorisatieblokkeringen hebben een limiet: banken garanderen deze slechts ongeveer 7 dagen, waarna ze vanzelf vervallen. Dus voor elke aanbetaling — ongeacht wanneer je deze int — controleert Houfy of een blokkering het hele venster kan dekken: vanaf de dag dat deze is geplaatst, gedurende het verblijf van de gast, plus een korte buffer (ongeveer 2 dagen) na het afrekenen om deze vrij te geven of schade te claimen.

Als dat venster binnen 7 dagen past, plaatst Houfy een tijdelijke blokkering — er wordt geen geld afgeschreven; vrijgegeven na het afrekenen als je geen schade meldt, of geïnd als je dat wel doet.

Als het venster langer is dan 7 dagen, zou een blokkering vervallen voordat je erop kunt handelen, dus int Houfy de aanbetaling op jouw incassodatum en wordt automatisch terugbetaald na het afrekenen als er geen schade is.

Jouw incassodatum bepaalt alleen wanneer een blokkering wordt geplaatst. Als het venster langer is dan 7 dagen, int Houfy de aanbetaling in plaats daarvan - en een geïnde aanbetaling wordt altijd afgeschreven op de incheckdatum, niet op de datum die je hebt gekozen. Let ook op dat de dropdown "2 dagen voor inchecken" aanbiedt; die optie wordt nog niet behandeld door de planner en gedraagt zich als 7 dagen voor inchecken, dus kies 1, 3 of 7 dagen totdat het is opgelost.

Hoe het Systeem Werkt

Het automatische betalingssysteem van Houfy draait elke dag automatisch in drie fasen. Je hoeft niets te doen — het gebeurt allemaal op de achtergrond.

Fase 1: Planning (dagelijks)

Houfy kijkt naar alle aankomende reserveringen en maakt een lijst van incasso's die moeten plaatsvinden — openstaand saldo, gesplitste betalingen en waarborgsom blokkeringen.

Fase 2: Meldingen (elke 5 minuten)

Houfy stuurt e-mailmeldingen naar jou en de gast - een waarschuwing 3 dagen voor een incasso en een herinnering 1 dag voor. Een incasso wordt nooit uitgevoerd totdat de 1-dags waarschuwing daadwerkelijk is verzonden.

Fase 3: Verwerking (elke 5 minuten)

Houfy brengt de opgeslagen kaart van de gast in rekening, of plaatst een blokkering voor de borg wanneer het tijdsvenster kort genoeg is voor een blokkering. Er is ook een vierde taak, eenmaal per dag, die elke blokkering die op het punt staat te vervallen vernieuwt en borgsommen na het uitchecken vrijgeeft of terugbetaalt.

Als een betaling mislukt, doet Houfy GEEN nieuwe poging. De geplande betaling wordt gemarkeerd als mislukt en blijft zo, en jij en de gast ontvangen direct een e-mail, en daarna opnieuw 1 dag, 3 dagen en 6 dagen later. Iemand moet actie ondernemen: vraag de gast om te betalen vanaf de reserveringspagina, of stuur ze een betalingslink. Wacht niet op een automatische tweede poging.

Zowel jij als je gast ontvangen e-mailbevestigingen na elke succesvolle betaling.

Je Twee Betalingsbeleid Opties

Voordat geautomatiseerde betalingen hun werk kunnen doen, moet je een betalingsbeleid kiezen voor je vermelding. Je vindt dit onder de instellingen van je vermelding > Betaling & Beleid > Betalingsbeleid.

Volledige Betaling

De gast betaalt 100% van het totale boekingsbedrag op het moment van boeken. Er is niets meer te innen later, dus geautomatiseerde betalingen zijn niet nodig voor het boekingsbedrag. Als je echter een borg hebt ingesteld, kan Houfy de borgblokkering nog steeds automatiseren (een blokkering voor kortere verblijven, of een betaling voor langere verblijven).

Borg + Saldo

De gast betaalt een initiële borg bij het boeken (jij kiest het percentage), en het resterende saldo is verschuldigd voor het inchecken (jij kiest hoeveel dagen van tevoren). Dit is waar geautomatiseerde betalingen echt uitblinken — Houfy brengt het saldo automatisch in rekening, zodat je de gast niet hoeft te herinneren.

Wanneer je Borg + Saldo selecteert, configureer je twee dingen:

• Initiële Borg: Kies een percentage (zoals 50%) of een vast bedrag dat de gast betaalt bij het boeken.

• Saldo Verschuldigd: Kies hoeveel dagen voor het inchecken het resterende saldo verschuldigd is (bijvoorbeeld, 10 dagen, 30 dagen of 60 dagen).

⚠ Als de gast niet akkoord ging met automatische betalingen bij het uitchecken, ontvangt hij e-mailherinneringen om handmatig te betalen. Jij wordt ook op de hoogte gesteld, zodat je indien nodig kunt opvolgen.

Wat Je Gasten Zien

Tijdens het uitchecken zien gasten je betalingsbeleid duidelijk weergegeven. Als je Borg + Saldo gebruikt, zien ze precies hoeveel nu verschuldigd is en wanneer het resterende saldo in rekening wordt gebracht.

Er is ook een checkbox voor de automatische betalingsovereenkomst. Wanneer de gast dit vakje aanvinkt, geeft hij toestemming aan Houfy om automatisch zijn opgeslagen kaart in rekening te brengen voor het resterende saldo. De kaartgegevens worden veilig opgeslagen door de betalingsprovider (Stripe, Square of PayPal) — Houfy ziet of slaat nooit de werkelijke kaartnummers op.

De Drie Soorten Geautomatiseerde Betalingen

Saldo Verschuldigd

• Brengt het resterende saldo in rekening na de initiële borg. Eén betaling voor het volledige resterende bedrag.

• Wanneer het in rekening wordt gebracht: Op de datum die je instelt (bijv. 10 dagen voor het inchecken). De gast ontvangt een e-mail ter herinnering 3 dagen en 1 dag van tevoren.

Gesplitste Betaling

• Verdeelt het totaal in meerdere termijnen op data die jij definieert. Elke splitsing is een aparte betaling.

• Wanneer het in rekening wordt gebracht: Op elke datum die je specificeert in het gesplitste betalingsschema. Meldingen worden verzonden vóór elke termijn.

Borg

• Wordt geïnd op de datum die is ingesteld in je borgbeleid. Voor kortere verblijven is het een tijdelijke blokkering - er wordt geen geld afgeschreven; je geeft het vrij (geen schade) of vangt het in (schade gevonden). Voor langere verblijven wordt het op die datum in rekening gebracht en terugbetaald na het uitchecken als er geen schade is, omdat een kaartautorisatieblokkering niet de hele verblijfsduur kan duren.

• Wanneer het in rekening wordt gebracht: Gebaseerd op uw incassotiming: bij boeking, 1/3/7 dagen voor inchecken, of op de incheckdag.

E-mailmeldingen Tijdlijn

Houfy houdt zowel u als uw gast op de hoogte bij elke stap. Hier is de tijdlijn van e-mails voor een typische automatische incasso:

• 3 dagen voor de incasso: Zowel u als de gast ontvangen een waarschuwingse-mail waarin staat dat er een incasso aankomt. De gast ziet het bedrag en de datum waarop het zal plaatsvinden.

• 1 dag voor de incasso: Een tweede herinnering wordt naar beide partijen gestuurd. Dit is de laatste kans om wijzigingen aan te brengen voordat de incasso doorgaat.

• Wanneer de incasso succesvol is: Zowel u als de gast ontvangen een bevestigingse-mail met het in rekening gebrachte bedrag en een ontvangstbewijs.

• Als de incasso mislukt: Zowel u als de gast worden op de hoogte gesteld. Houfy zal automatisch de incasso opnieuw proberen tijdens de volgende verwerkingsronde. De gast moet mogelijk hun kaart bijwerken.

⚠ Voor gasten die niet akkoord gingen met automatische incasso's, stuurt Houfy in plaats daarvan handmatige betalingsherinneringen — op de vervaldatum, 3 dagen later (follow-up), en 1 dag voor inchecken (finale dringende herinnering voor zowel gast als host).

Een Betalingsprovider Verbinden

Om geautomatiseerde betalingen te gebruiken, heeft u ten minste één betalingsprovider nodig die is verbonden met uw Houfy-account. U kunt dit vinden in uw zijbalk onder Verbonden Betalingen.

Houfy ondersteunt drie betalingsproviders:

• Stripe (Aanbevolen) — Ondersteunt automatische incasso's, borgbedragen en kaartopslag. Werkt het beste met geautomatiseerde betalingen.

• PayPal — Ondersteunt automatische incasso's, borgbedragen en kaartopslag via PayPal Commerce.

• Square — Ondersteunt automatische incasso's en kaartopslag.

✓ Stripe wordt aanbevolen voor geautomatiseerde betalingen omdat het alle soorten incasso's ondersteunt, inclusief borgbedragen en 3D Secure-authenticatie.

Wat Gebeurt Er Als…

…een incasso mislukt?

Houfy doet niet opnieuw een poging voor een mislukte incasso. Als de kaart van de gast wordt geweigerd (verlopen, onvoldoende saldo, enzovoort) wordt de geplande incasso gemarkeerd als mislukt en blijft zo. U en de gast worden onmiddellijk per e-mail op de hoogte gesteld, daarna opnieuw 1 dag, 3 dagen en 6 dagen later - maar er wordt geen verdere incasso geprobeerd. Vraag de gast om te betalen vanaf de reserveringspagina, of stuur hen een betalingslink.

…de gast niet akkoord ging met automatische incasso's?

Als de gast het vakje voor de automatische incasso-overeenkomst bij het afrekenen heeft uitgevinkt, wordt hun kaart niet opgeslagen. Houfy stuurt hen in plaats daarvan handmatige betalingsherinneringen. Ze zien een knop “Saldo Betalen” op hun reserveringspagina waar ze zelf de betaling kunnen doen.

…ik de betalingsvoorwaarden wil wijzigen na een boeking?

Het wijzigen van uw betalingsvoorwaarden heeft alleen invloed op toekomstige boekingen. Bestaande reserveringen behouden het beleid dat van kracht was toen ze werden geboekt.

…de gast handmatig betaalt voordat de automatische incassodatum?

Als de gast hun saldo vroeg betaalt via de reserveringspagina, annuleert Houfy automatisch alle resterende geplande incasso's voor die reservering. U wordt niet dubbel in rekening gebracht.

Gerelateerde Helpberichten

Voor gedetailleerde stapsgewijze instructies, zie deze begeleidende gidsen:

• Hoe Auto-Betaling in te stellen voor Te Betalen Saldo & Gesplitste Betalingen — Begeleidt je bij het configureren van het aanbetalings- + saldo-betaling beleid en het schema voor gesplitste betalingen.

• Hoe Werken Geautomatiseerde Borgbedragen? — Legt de levenscyclus van het borgbedrag uit: wanneer borgsommen worden geplaatst, hoe lang ze duren en hoe je ze kunt vrijgeven of innen.

• Betalingswaarschuwingen & Herinneringen op Houfy Begrijpen — Een complete gids voor elke e-mailwaarschuwing die Houfy verstuurt voor geautomatiseerde en handmatige betalingen.

Belangrijke Notities

• Kaartbeveiliging: Houfy slaat nooit creditcardnummers op. Alle kaartgegevens worden veilig opgeslagen door je betalingsprovider (Stripe, Square of PayPal) met behulp van industriestandaard encryptie en tokenisatie.

• Auto-afschrijving vereist toestemming van de gast: Een kaart van een gast kan alleen automatisch worden afgeschreven als ze het vakje voor de auto-afschrijvingsovereenkomst hebben aangevinkt tijdens het afrekenen. Houfy zal nooit een gast zonder hun expliciete toestemming in rekening brengen.

• Valuta: Alle geautomatiseerde kosten gebruiken dezelfde valuta als de oorspronkelijke boeking.

• Terugbetalingen: Als je een terugbetaling voor een geautomatiseerde kosten moet doen, kun je dit doen via je Houfy-reserveringsbeheer of rechtstreeks via het dashboard van je betalingsprovider.