Jak działają automatyczne płatności na Houfy?

Wymagania

• Połączenie z dostawcą płatności: Musisz mieć połączonego przynajmniej jednego dostawcę płatności (Stripe, Square lub PayPal) z Twoim kontem Houfy.

• Ustalenie polityki płatności: Twoja oferta musi mieć skonfigurowaną politykę płatności w Ustawieniach > Płatności & Polityki.

• Automatyczne płatności włączone dla Ciebie: przejdź do Ustawienia > Połączone płatności (houfy.com/settings/payment-settings) i włącz "Akceptuj automatyczne płatności".

• Automatyczne płatności włączone dla oferty: w tym samym miejscu, w sekcji "Ustawienia dla oferty", upewnij się, że oferta jest włączona. Jeśli którykolwiek z przełączników jest wyłączony, nic nie jest zaplanowane, niezależnie od tego, na co zgodził się gość.

• Umowa z gościem: Aby automatyczne obciążenia działały, gość musi zaznaczyć pole zgody na automatyczne obciążenie podczas realizacji zamówienia. Jeśli gość się nie zgodzi, będzie musiał zapłacić ręcznie.

Czym są automatyczne płatności?

Automatyczne płatności to system Houfy do zbierania pieniędzy od gości po początkowej rezerwacji — bez potrzeby Twojej interwencji. Gdy gość rezerwuje Twoją nieruchomość i zgadza się na automatyczne obciążenia podczas realizacji zamówienia, Houfy bezpiecznie zapisuje jego kartę i obsługuje przyszłe płatności w Twoim imieniu.

Istnieją trzy rodzaje automatycznych obciążeń:

1. Obciążenia z tytułu zaległości. Jeśli korzystasz z polityki płatności „Zaliczka + Saldo”, gość płaci zaliczkę w momencie rezerwacji. Houfy automatycznie obciąża pozostałe saldo przed datą zameldowania.

2. Obciążenia z tytułu płatności podzielonych. Jeśli skonfigurujesz niestandardowe płatności podzielone, Houfy obciąża każdą ratę w określonych przez Ciebie terminach.

3. Blokady kaucji. Jeśli Twoja oferta ma kaucję, Houfy pobiera ją w dniu ustalonym przez Twoją politykę kaucji - przy rezerwacji, 1, 3 lub 7 dni przed zameldowaniem, lub w dniu zameldowania. W przypadku krótszych pobytów jest to tymczasowa blokada na karcie gościa (żadne pieniądze nie są pobierane, chyba że zgłosisz szkody).

   W przypadku dłuższych pobytów jest to pobierane jako opłata w tym dniu i automatycznie zwracane po wymeldowaniu, jeśli nie ma szkód. To podlega Twojej polityce kaucji, niezależnie od tego, czy automatyczne płatności są włączone, czy nie.

   
   

Blokada czy obciążenie? Jak Houfy podejmuje decyzję

Kaucja najlepiej działa jako tymczasowa blokada — żadne pieniądze faktycznie nie opuszczają konta gościa, a Houfy zwalnia blokadę po wymeldowaniu, jeśli nie ma szkód. Jednak blokady autoryzacji karty mają limit: banki gwarantują je tylko na około 7 dni, po czym wygasają same. Dlatego dla każdej kaucji — niezależnie od tego, kiedy ją pobierasz — Houfy sprawdza, czy blokada może pokryć cały okres: od dnia jej nałożenia, przez pobyt gościa, plus krótki bufor (około 2 dni) po wymeldowaniu, aby ją zwolnić lub zgłosić szkody.

Jeśli ten okres mieści się w 7 dniach, Houfy nakłada tymczasową blokadę — żadne pieniądze nie są pobierane; zwolniona po wymeldowaniu, jeśli nie zgłosisz szkód, lub pobrana, jeśli zgłosisz.

Jeśli okres jest dłuższy niż 7 dni, blokada wygasłaby, zanim mógłbyś na nią zareagować, więc Houfy pobiera kaucję w dniu jej pobrania i automatycznie zwraca ją po wymeldowaniu, jeśli nie ma szkód.

Data pobrania decyduje tylko o tym, kiedy blokada jest nakładana. Jeśli okres jest dłuższy niż 7 dni, Houfy pobiera kaucję zamiast tego - a pobrana kaucja zawsze jest pobierana w dniu zameldowania, a nie w dniu, który wybrałeś. Zauważ również, że rozwijane menu oferuje "2 dni przed zameldowaniem"; ta opcja nie jest jeszcze obsługiwana przez harmonogram i zachowuje się jak 7 dni przed zameldowaniem, więc wybierz 1, 3 lub 7 dni, dopóki to nie zostanie naprawione.

Jak działa system

System automatycznych płatności Houfy działa automatycznie każdego dnia w trzech fazach. Nie musisz nic robić — wszystko dzieje się w tle.

Faza 1: Planowanie (codziennie)

Houfy przegląda wszystkie nadchodzące rezerwacje i tworzy listę obciążeń, które muszą się odbyć — zaległości, płatności podzielone i blokady kaucji.

Faza 2: Powiadomienia (co 5 minut)

Houfy wysyła powiadomienia e-mail do Ciebie i gościa - powiadomienie 3 dni przed obciążeniem i przypomnienie 1 dzień przed. Obciążenie nigdy nie jest pobierane, dopóki powiadomienie 1-dniowe nie zostało faktycznie wysłane.

Faza 3: Przetwarzanie (co 5 minut)

Houfy obciąża zapisany na karcie gościa rachunek lub blokuje kwotę kaucji, gdy okno czasowe jest wystarczająco krótkie na blokadę. Istnieje również czwarta praca, raz dziennie, która odnawia wszelkie blokady, które mają wygasnąć, oraz zwraca lub zwalnia kaucje po wymeldowaniu.

Jeśli obciążenie nie powiedzie się, Houfy nie podejmuje ponownej próby. Zaplanowane obciążenie jest oznaczone jako nieudane i pozostaje w tym stanie, a Ty i gość otrzymujecie e-maile od razu, a następnie ponownie po 1 dniu, 3 dniach i 6 dniach. Ktoś musi działać: poproś gościa o dokonanie płatności z poziomu strony rezerwacji lub wyślij mu link do płatności. Nie czekaj na automatyczną drugą próbę.

Ty i Twój gość otrzymujecie potwierdzenia e-mail po każdym udanym obciążeniu.

Twoje opcje polityki płatności

Przed tym, jak automatyczne płatności będą mogły działać, musisz wybrać politykę płatności dla swojej oferty. Znajdziesz to w ustawieniach swojej oferty > Płatność & Polityki > Polityka płatności.

Pełna płatność

Gość płaci 100% całkowitej kwoty rezerwacji w momencie dokonania rezerwacji. Nie ma nic do zebrania później, więc automatyczne płatności nie są potrzebne dla kwoty rezerwacji. Jednak jeśli masz ustawioną kaucję, Houfy nadal może zautomatyzować blokadę kaucji (blokada na krótsze pobyty lub obciążenie na dłuższe).

Kaucja + Saldo

Gość płaci początkową kaucję w momencie rezerwacji (wybierasz procent), a pozostałe saldo jest należne przed zameldowaniem (wybierasz, ile dni przed). To jest miejsce, w którym automatyczne płatności naprawdę błyszczą — Houfy automatycznie obciąża saldo, więc nie musisz przypominać gościowi.

Gdy wybierasz Kaucję + Saldo, konfigurujesz dwie rzeczy:

• Początkowa kaucja: Wybierz procent (na przykład 50%) lub stałą kwotę, którą gość płaci przy rezerwacji.

• Saldo do zapłaty: Wybierz, ile dni przed zameldowaniem pozostałe saldo jest należne (na przykład 10 dni, 30 dni lub 60 dni).

⚠ Jeśli gość nie zgodził się na automatyczne obciążenia przy wymeldowaniu, otrzyma przypomnienia e-mail o konieczności dokonania płatności ręcznie. Zostaniesz również powiadomiony, abyś mógł w razie potrzeby skontaktować się z nim.

Co widzą Twoi goście

Podczas wymeldowania goście widzą wyraźnie wyświetloną politykę płatności. Jeśli korzystasz z Kaucji + Saldo, zobaczą dokładnie, ile jest należne teraz i kiedy pozostałe saldo zostanie obciążone.

Istnieje również pole wyboru umowy na automatyczne obciążenie. Gdy gość zaznaczy to pole, wyraża zgodę na automatyczne obciążenie zapisanej karty przez Houfy na pozostałe saldo. Szczegóły karty są przechowywane w bezpieczny sposób przez dostawcę płatności (Stripe, Square lub PayPal) — Houfy nigdy nie widzi ani nie przechowuje rzeczywistych numerów kart.

Trzy rodzaje automatycznych obciążeń

Saldo do zapłaty

• Obciąża pozostałe saldo po początkowej kaucji. Jedno obciążenie na pełną pozostałą kwotę.

• Kiedy obciąża: W dniu, który ustawisz (np. 10 dni przed zameldowaniem). Gość otrzymuje e-mail z powiadomieniem 3 dni i 1 dzień przed.

Podzielona płatność

• Rozdziela całkowitą kwotę na kilka rat w dniach, które określisz. Każde podzielenie to osobne obciążenie.

• Kiedy obciąża: W każdym dniu, który określisz w harmonogramie płatności podzielonej. Powiadomienia są wysyłane przed każdą ratą.

Kaucja

• Zbierana w dniu określonym w polityce kaucji. Dla krótszych pobytów jest to tymczasowa blokada - żadne pieniądze nie są pobierane; zwalniasz ją (brak uszkodzeń) lub zatrzymujesz (uszkodzenia znalezione). Dla dłuższych pobytów jest obciążana w tym dniu i zwracana po wymeldowaniu, jeśli nie ma uszkodzeń, ponieważ blokada autoryzacji karty nie może trwać przez cały pobyt.

• Kiedy jest pobierana opłata: Na podstawie czasu pobierania: przy rezerwacji, 1/3/7 dni przed zameldowaniem lub w dniu zameldowania.

Harmonogram powiadomień e-mail

Houfy informuje zarówno Ciebie, jak i Twojego gościa na każdym etapie. Oto harmonogram e-maili dla typowego automatycznego pobrania opłaty:

• 3 dni przed pobraniem opłaty: Zarówno Ty, jak i gość otrzymujecie e-mail z powiadomieniem, że zbliża się pobranie opłaty. Gość widzi kwotę oraz datę, kiedy to nastąpi.

• 1 dzień przed pobraniem opłaty: Wysyłane jest drugie przypomnienie do obu stron. To ostatnia szansa na wprowadzenie zmian przed zrealizowaniem pobrania opłaty.

• Kiedy pobranie opłaty się powiedzie: Zarówno Ty, jak i gość otrzymujecie e-mail z potwierdzeniem, w którym znajduje się kwota pobrana oraz paragon.

• Jeśli pobranie opłaty nie powiedzie się: Zarówno Ty, jak i gość zostaniecie powiadomieni. Houfy automatycznie spróbuje ponownie pobrać opłatę podczas następnego przetwarzania. Gość może potrzebować zaktualizować swoją kartę.

⚠ Dla gości, którzy nie zgodzili się na automatyczne pobrania, Houfy wysyła przypomnienia o płatności ręcznej — w dniu płatności, 3 dni później (przypomnienie) oraz 1 dzień przed zameldowaniem (ostateczne pilne przypomnienie zarówno dla gościa, jak i gospodarza).

Łączenie dostawcy płatności

Aby korzystać z automatycznych płatności, musisz mieć podłączonego przynajmniej jednego dostawcę płatności do swojego konta Houfy. Możesz to znaleźć w swoim pasku bocznym w sekcji Połączone płatności.

Houfy obsługuje trzech dostawców płatności:

• Stripe (Zalecane) — Obsługuje automatyczne pobrania, blokady kaucji oraz przechowywanie kart. Najlepiej działa z automatycznymi płatnościami.

• PayPal — Obsługuje automatyczne pobrania, blokady kaucji oraz przechowywanie kart przez PayPal Commerce.

• Square — Obsługuje automatyczne pobrania oraz przechowywanie kart.

✓ Stripe jest zalecany do automatycznych płatności, ponieważ obsługuje wszystkie typy pobrań, w tym blokady kaucji oraz autoryzację 3D Secure.

Co się stanie, jeśli…

…pobranie opłaty nie powiedzie się?

Houfy nie próbuje ponownie pobrać nieudane opłaty. Jeśli karta gościa zostanie odrzucona (wygasła, niewystarczające środki itp.), zaplanowane pobranie opłaty zostaje oznaczone jako nieudane i pozostaje w tym stanie. Ty i gość otrzymujecie e-mail natychmiast, a następnie ponownie 1 dzień, 3 dni i 6 dni później - ale nie podejmuje się dalszych prób pobrania opłaty. Poproś gościa o dokonanie płatności z poziomu strony rezerwacji lub wyślij mu link do płatności.

…gość nie zgodził się na automatyczne pobrania?

Jeśli gość odznaczył pole zgody na automatyczne pobrania przy finalizacji zakupu, jego karta nie jest zapisywana. Houfy wysyła im przypomnienia o płatności ręcznej. Zobaczą przycisk „Zapłać saldo” na swojej stronie rezerwacji, gdzie mogą samodzielnie dokonać płatności.

…chcę zmienić politykę płatności po dokonaniu rezerwacji?

Zmiana polityki płatności dotyczy tylko przyszłych rezerwacji. Istniejące rezerwacje zachowują politykę, która obowiązywała w momencie ich dokonania.

…gość płaci ręcznie przed datą automatycznego pobrania?

Jeśli gość wcześniej opłaci swoje saldo przez stronę rezerwacji, Houfy automatycznie anuluje wszelkie pozostałe zaplanowane pobrania opłaty dla tej rezerwacji. Nie zostaniesz obciążony podwójnie.

Powiązane posty pomocy

Aby uzyskać szczegółowe instrukcje krok po kroku, zapoznaj się z tymi przewodnikami towarzyszącymi:

• Jak ustawić automatyczne płatności za należność i podzielić płatności — Przeprowadza przez konfigurację polityki płatności depozytu + salda oraz harmonogramu podziału płatności.

• Jak działają automatyczne blokady depozytu zabezpieczającego? — Wyjaśnia cykl życia blokady depozytu zabezpieczającego: kiedy blokady są nakładane, jak długo trwają i jak je zwolnić lub zrealizować.

• Zrozumienie powiadomień o płatnościach i przypomnień na Houfy — Kompletny przewodnik po każdym powiadomieniu e-mail, które Houfy wysyła w przypadku płatności automatycznych i ręcznych.

Ważne uwagi

• Bezpieczeństwo karty: Houfy nigdy nie przechowuje numerów kart kredytowych. Wszystkie dane karty są bezpiecznie przechowywane przez Twojego dostawcę płatności (Stripe, Square lub PayPal) z użyciem standardowego szyfrowania i tokenizacji w branży.

• Automatyczne obciążenie wymaga zgody gościa: Karta gościa może być obciążona automatycznie tylko wtedy, gdy zaznaczył pole zgody na automatyczne obciążenie podczas realizacji zamówienia. Houfy nigdy nie obciąży gościa bez jego wyraźnej zgody.

• Waluta: Wszystkie automatyczne obciążenia używają tej samej waluty, co pierwotna rezerwacja.

• Zwroty: Jeśli musisz wydać zwrot za automatyczne obciążenie, możesz to zrobić za pośrednictwem zarządzania rezerwacjami Houfy lub bezpośrednio przez pulpit nawigacyjny swojego dostawcy płatności.