Hur fungerar automatiska betalningar på Houfy?

Krav

• Betalningsleverantör ansluten: Du behöver minst en betalningsleverantör (Stripe, Square eller PayPal) ansluten till ditt Houfy-konto.

• Betalningspolicy inställd: Din annons måste ha en betalningspolicy konfigurerad under Inställningar > Betalning & Policys.

• Automatiska betalningar aktiverade för dig: gå till Inställningar > Anslutna betalningar (houfy.com/settings/payment-settings) och aktivera "Acceptera automatiska betalningar".

• Automatiska betalningar aktiverade för annonsen: på samma ställe, under "Inställningar per annons", se till att annonsen är aktiverad. Om någon av omkopplarna är avstängd, är inget schemalagt, oavsett vad gästen har kommit överens om.

• Gästavtal: För att automatiska avgifter ska fungera måste gästen kryssa i rutan för avtalet om automatisk avgift vid utcheckning. Om gästen inte godkänner det, måste de betala manuellt.

Vad är automatiska betalningar?

Automatiska betalningar är Houfys system för att samla in pengar från gäster efter den initiala bokningen — utan att du behöver lyfta ett finger. När en gäst bokar din fastighet och godkänner automatiska avgifter vid utcheckning, sparar Houfy säkert deras kort och hanterar framtida betalningar å dina vägnar.

Det finns tre typer av automatiska avgifter:

1. Avgifter för utestående saldo. Om du använder betalningspolicyn “Insättning + Saldo” betalar gästen en insättning när de bokar. Houfy debiterar automatiskt det återstående saldot före deras incheckningsdatum.

2. Delade betalningsavgifter. Om du ställer in anpassade delade betalningar, debiterar Houfy varje delbetalning på de datum du definierar.

3. Säkerhetsdepositioner. Om din annons har en säkerhetsdeposition, samlar Houfy in den på det datum som anges av din insättningspolicy - vid bokning, 1, 3 eller 7 dagar före incheckning, eller på incheckningsdagen. För kortare vistelser är det en tillfällig hållning på gästens kort (inga pengar tas om du inte gör anspråk på skador).

   För längre vistelser samlas den in som en avgift på det datumet och återbetalas automatiskt efter utcheckning om det inte finns några skador. Detta följer din insättningspolicy oavsett om automatiska betalningar är aktiverade eller inte.

   
   

Hålla eller debitera? Hur Houfy beslutar

En säkerhetsdeposition fungerar bäst som en tillfällig hållning — inga pengar lämnar faktiskt gästens konto, och Houfy släpper hållningen efter utcheckning om det inte finns några skador. Men kortautoriseringar har en gräns: banker garanterar dem endast i cirka 7 dagar, efter vilket de går ut av sig själva. Så för varje insättning — oavsett när du samlar in den — kontrollerar Houfy om en hållning kan täcka hela fönstret: från dagen den placeras, genom gästens vistelse, plus en kort buffert (cirka 2 dagar) efter utcheckning för att släppa den eller göra anspråk på skador.

Om det fönstret passar inom 7 dagar, placerar Houfy en tillfällig hållning — inga pengar tas; släpps efter utcheckning om du inte rapporterar skador, eller tas om du gör det.

Om fönstret är längre än 7 dagar, skulle en hållning gå ut innan du kan agera på den, så Houfy debiterar insättningen på ditt insamlingsdatum och återbetalar automatiskt efter utcheckning om det inte finns några skador.

Ditt insamlingsdatum avgör endast när en hållning placeras. Om fönstret är längre än 7 dagar, debiterar Houfy insättningen istället - och en debiterad insättning tas alltid på incheckningsdatumet, inte på det datum du valde. Observera också att rullgardinsmenyn erbjuder "2 dagar före incheckning"; det alternativet hanteras ännu inte av schemaläggaren och fungerar som 7 dagar före incheckning, så välj 1, 3 eller 7 dagar tills det är åtgärdat.

Hur systemet fungerar

Houfys automatiska betalningssystem körs automatiskt varje dag i tre faser. Du behöver inte göra något — allt händer bakom kulisserna.

Fas 1: Schemaläggning (dagligen)

Houfy tittar på alla kommande reservationer och skapar en lista över avgifter som behöver göras — utestående saldo, delade betalningar och säkerhetsdepositioner.

Fas 2: Meddelanden (var 5:e minut)

Houfy skickar e-postmeddelanden till dig och gästen - en förhandsinformation 3 dagar före en avgift och en påminnelse 1 dag före. En avgift tas aldrig förrän 1-dagarsmeddelandet faktiskt har skickats ut.

Fas 3: Behandling (var 5:e minut)

Houfy debiterar gästens sparade kort, eller lägger en reservation för säkerhetsdepositionen när tidsfönstret är tillräckligt kort för en reservation. Det finns också ett fjärde jobb, en gång om dagen, som förnyar alla reservationer som är på väg att gå ut och släpper eller återbetalar depositioner efter utcheckning.

Om en debitering misslyckas, gör Houfy INTE ett nytt försök. Den schemalagda debiteringen markeras som misslyckad och förblir så, och du och gästen får ett e-postmeddelande direkt, och sedan igen 1 dag, 3 dagar och 6 dagar senare. Någon måste agera: be gästen att betala från reservationssidan, eller skicka dem en betalningslänk. Vänta inte på ett automatiskt andra försök.

Både du och din gäst får e-postbekräftelser efter varje lyckad debitering.

Dina två betalningspolicyalternativ

Innan automatiserade betalningar kan göra sitt, behöver du välja en betalningspolicy för din annons. Du hittar detta under din annons Inställningar > Betalning & Policys > Betalningspolicy.

Full betalning

Gästen betalar 100% av bokningens totala belopp vid bokningstillfället. Det finns inget kvar att samla in senare, så automatiserade betalningar behövs inte för bokningsbeloppet. Men om du har en säkerhetsdeposition inställd kan Houfy fortfarande automatisera depositionens reservation (en reservation för kortare vistelser, eller en debitering för längre).

Deposition + Saldo

Gästen betalar en initial deposition när de bokar (du väljer procentandelen), och det återstående saldot ska betalas före incheckning (du väljer hur många dagar innan). Det är här automatiserade betalningar verkligen glänser — Houfy debiterar saldot automatiskt så att du inte behöver påminna gästen.

När du väljer Deposition + Saldo, konfigurerar du två saker:

• Initial deposition: Välj en procentandel (som 50%) eller ett fast belopp som gästen betalar vid bokning.

• Saldo som ska betalas: Välj hur många dagar före incheckning det återstående saldot ska betalas (till exempel, 10 dagar, 30 dagar eller 60 dagar).

⚠ Om gästen inte gick med på automatiska debiteringar vid utcheckning, kommer de att få e-postpåminnelser om att betala manuellt istället. Du kommer också att meddelas så att du kan följa upp om det behövs.

Vad dina gäster ser

Under utcheckningen ser gästerna din betalningspolicy tydligt angiven. Om du använder Deposition + Saldo, kommer de att se exakt hur mycket som ska betalas nu och när det återstående saldot kommer att debiteras.

Det finns också en kryssruta för avtal om automatisk debitering. När gästen kryssar i denna ruta ger de tillstånd för Houfy att automatiskt debitera deras sparade kort för det återstående saldot. Deras kortuppgifter lagras säkert av betalningsleverantören (Stripe, Square eller PayPal) — Houfy ser aldrig eller lagrar de faktiska kortnumren.

De tre typerna av automatiska debiteringar

Saldo som ska betalas

• Debiterar det återstående saldot efter den initiala depositionen. En debitering för hela det återstående beloppet.

• När det debiterar: På det datum du ställer in (t.ex. 10 dagar före incheckning). Gästen får ett e-postmeddelande 3 dagar och 1 dag i förväg.

Delad betalning

• Delar upp det totala beloppet i flera delbetalningar på datum du definierar. Varje del är en separat debitering.

• När det debiterar: På varje datum du specificerar i schemat för delad betalning. Meddelanden skickas innan varje delbetalning.

Säkerhetsdeposition

• Samlas in på det datum som anges i din depositionspolicy. För kortare vistelser är det en tillfällig reservation - inga pengar tas; du släpper den (inga skador) eller fångar den (skador hittade). För längre vistelser debiteras det på det datumet och återbetalas efter utcheckning om det inte finns några skador, eftersom en kortautorisationsreservation inte kan pågå hela vistelsen.

• När det debiteras: Baserat på din insamlings-timing: vid bokning, 1/3/7 dagar före incheckning, eller på incheckningsdagen.

E-postaviseringar Tidslinje

Houfy håller både dig och din gäst informerade vid varje steg. Här är tidslinjen för e-postmeddelanden för en typisk automatisk debitering:

• 3 dagar före debiteringen: Både du och gästen får ett förhandsmeddelande via e-post som informerar om att en debitering är på väg. Gästen ser beloppet och datumet då det kommer att ske.

• 1 dag före debiteringen: Ett andra påminnelsemeddelande skickas till båda parter. Detta är den sista chansen att göra ändringar innan debiteringen genomförs.

• När debiteringen lyckas: Både du och gästen får ett bekräftelsemeddelande via e-post med det debiterade beloppet och ett kvitto.

• Om debiteringen misslyckas: Både du och gästen meddelas. Houfy kommer automatiskt att försöka debiteringen igen vid nästa bearbetningstillfälle. Gästen kan behöva uppdatera sitt kort.

⚠ För gäster som inte gick med på automatiska debiteringar, skickar Houfy manuella betalningspåminnelser istället — på förfallodagen, 3 dagar senare (uppföljning), och 1 dag före incheckning (slutlig brådskande påminnelse till både gäst och värd).

Ansluta en Betalningsleverantör

För att använda automatiska betalningar behöver du minst en betalningsleverantör kopplad till ditt Houfy-konto. Du kan hitta detta i din sidopanel under Anslutna betalningar.

Houfy stöder tre betalningsleverantörer:

• Stripe (Rekommenderad) — Stöder automatiska debiteringar, säkerhetsdepositionshåll och kortlagring. Fungerar bäst med automatiska betalningar.

• PayPal — Stöder automatiska debiteringar, säkerhetsdepositionshåll och kortlagring genom PayPal Commerce.

• Square — Stöder automatiska debiteringar och kortlagring.

✓ Stripe rekommenderas för automatiska betalningar eftersom det stöder alla debiteringstyper inklusive säkerhetsdepositionshåll och 3D Secure-autentisering.

Vad händer om…

…en debitering misslyckas?

Houfy gör inte ett nytt försök med en misslyckad debitering. Om gästens kort avvisas (utgånget, otillräckliga medel osv.) markeras den schemalagda debiteringen som misslyckad och förblir så. Du och gästen får ett e-postmeddelande omedelbart, sedan igen 1 dag, 3 dagar och 6 dagar senare - men ingen ytterligare debitering görs. Be gästen att betala från bokningssidan, eller skicka dem en betalningslänk.

…gästen inte gick med på automatiska debiteringar?

Om gästen avmarkerade rutan för överenskommelse om automatisk debitering vid utcheckning, sparas deras kort inte. Houfy skickar istället manuella betalningspåminnelser. De kommer att se en “Betala saldo” knapp på sin bokningssida där de kan göra betalningen själva.

…jag vill ändra betalningspolicyn efter en bokning?

Att ändra din betalningspolicy påverkar endast framtida bokningar. Befintliga reservationer behåller den policy som gällde när de bokades.

…gästen betalar manuellt före datumet för automatisk debitering?

Om gästen betalar sitt saldo tidigt genom bokningssidan, avbryter Houfy automatiskt alla återstående schemalagda debiteringar för den reservationen. Du kommer inte att debiteras dubbelt.

Relaterade Hjälpinlägg

För detaljerade steg-för-steg-instruktioner, se dessa följesedlar:

• Hur man ställer in automatisk betalning för utestående saldo & delade betalningar — Går igenom hur man konfigurerar insättnings- + saldobetalningspolicy och schema för delade betalningar.

• Hur fungerar automatiska säkerhetsdepositioner? — Förklarar livscykeln för säkerhetsdepositioner: när depositioner placeras, hur länge de varar och hur man frigör eller fångar dem.

• Förstå betalningsaviseringar & påminnelser på Houfy — En komplett guide till varje e-postavisering som Houfy skickar för automatiserade och manuella betalningar.

Viktiga anteckningar

• Kortsäkerhet: Houfy lagrar aldrig kreditkortsnummer. Alla kortuppgifter lagras säkert av din betalningsleverantör (Stripe, Square eller PayPal) med hjälp av branschstandard kryptering och tokenisering.

• Automatisk debitering kräver gästsamtycke: Ett gästs kort kan endast debiteras automatiskt om de har kryssat i rutan för automatisk debitering under utcheckningen. Houfy kommer aldrig att debitera en gäst utan deras uttryckliga tillstånd.

• Valuta: Alla automatiska debiteringar använder samma valuta som den ursprungliga bokningen.

• Återbetalningar: Om du behöver utfärda en återbetalning för en automatisk debitering kan du göra det genom din Houfy reservationshantering eller direkt genom din betalningsleverantörs instrumentpanel.